Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 24 października 2007 r. określa wzory protokołów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, a także sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami.
Potrzeba wydania rozporządzenia wyniknęła ze zmian, jakie do systemu zamówień publicznych wniosła ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw. I tak:
• podwyższone zostały wartości progowe, od których uzależniony jest zakres obowiązków zamawiającego w postępowaniu, w tym wartości z art. 4 pkt 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp), od której zamawiający zobowiązany jest w ogóle stosować przepisy tej ustawy do udzielanych zamówień,
• wprowadzono zmiany w systemie środków ochrony prawnej, a także w trybach udzielenia zamówienia, w tym w trybie negocjacji z ogłoszeniem oraz w trybie dialogu konkurencyjnego,
• zmieniona została liczba wykonawców zapraszanych do negocjacji z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnego oraz wartość progowa, która ma wpływ na zwiększenie obligatoryjnej liczby zapraszanych wykonawców.
Zapamiętaj!
Stosownie do art. 57 ust. 2 i art. 60d ust. 2 upzp, zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu, zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 3 (było 5), a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp, nie mniejszej niż 5 (było 7). Przed zmianą przepisy te uwzględniały wartość progową 20 000 000 euro dla robót budowlanych, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro.
Obowiązujące od 15 listopada 2007 r. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie) dostosowuje wzory protokołów do regulacji wprowadzonych nowelizacją upzp i jednocześnie utrzymuje rozwiązania, które do systemu zamówień publicznych zostały wprowadzone dotychczas obowiązującym rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ponieważ protokół stanowi jedyny dokument odwzorowujący przebieg postępowania, obowiązek jego sporządzania występuje w każdym postępowaniu o wartości co najmniej równej lub przekraczającej 14 000 euro i jest niezależny od trybu prowadzenia postępowania.
Dwa rodzaje protokołu
Rozporządzenie utrzymuje podział na dwa rodzaje protokołu.
Pierwszy przewidziany jest dla postępowań o zamówienie publiczne o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwoty określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 upzp (zwane w tekście: kwoty unijne) - załącznik nr 1 rozporządzenia. Składa się on z dwóch części - ogólnej oraz szczegółowej. Część ogólna jest wspólna dla wszystkich trybów udzielania zamówienia, zamawiający będzie wykorzystywał tę część w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia, w postępowaniu mającym na celu zawarcie umowy ramowej czy ustanowienie dynamicznego systemu zakupów. Natomiast części szczegółowe są odrębne dla każdego z trybów udzielenia zamówienia dopuszczalnych powyżej kwot unijnych i uwzględniają ich odrębności. Z powodu różnic proceduralnych pomiędzy trybami część szczegółowa jest odrębna dla każdej z procedur.
Protokół dla postępowań o wartości zamówienia nieprzekraczającej kwot unijnych (określony załącznikiem nr 2) również składa się z dwóch części: ogólnej i szczegółowej, jednakże w porównaniu z protokołem obowiązującym w postępowaniach powyżej kwot unijnych jest uproszczony i zawiera tylko najważniejsze informacje dotyczące kolejnych etapów postępowania.
Informacje zawierane w protokole
Niezależnie od wartości przedmiotu postępowania każdy protokół powinien zawierać takie informacje, jak:
1) opis przedmiotu zamówienia, a także informacja o trybie udzielenia zamówienia oraz o zamawiającym i o wykonawcach,
2) cena i inne istotne elementy ofert,
3) wskazanie wybranej oferty lub ofert,
4) określenie wartości zamówienia, wartości umowy ramowej lub wartości dynamicznego systemu zakupów, daty i sposobu jej ustalenia oraz imię i nazwisko osoby dokonującej ustalenia,
5) informacja o wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofertach, ofertach wstępnych lub ofertach orientacyjnych,
6) informacja o wykonawcach dopuszczonych do udziału w dynamicznym systemie zakupów,
7) miejsce i termin składania ofert, a także miejsce i termin otwarcia ofert,
8) informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu,
9) informacja o wykonawcach wykluczonych z postępowania, a także o ofertach, które zostały odrzucone, w tym z powodu rażąco niskich cen,
10) streszczenie oceny i porównania złożonych ofert,
11) informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty i o zastosowaniu aukcji elektronicznej;
12) data i powody unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia lub postępowania prowadzonego w celu zawarcia umowy ramowej,
13) powody zastosowania przez zamawiającego innego trybu udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony,
14) informacje o wniesionych protestach i odwołaniach, jeżeli przysługują, oraz ich rozstrzygnięciach,
15) informacja o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej.
