| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Jak rozliczać krajowe podróże służbowe

Co jest warunkiem zwolnienia od podatku świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej? Kiedy dokonać rozliczenia podróży służbowej?

Inne wydatki związane z podróżą

Świadczeniem z tytułu podróży służbowej pracownika może być również zwrot innych, niż wymienione powyżej, udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Lista takich uzasadnionych potrzeb jest otwarta i zależy od okoliczności konkretnej podróży.

Jeżeli wydatki są racjonalne i potwierdzone rachunkami, organy podatkowe nie czynią trudności w ich podatkowym rozliczeniu po stronie kosztów oraz w objęciu kwot wypłaconych pracownikowi zwolnieniem przedmiotowym. Przykładem niech będzie postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 września 2007 r. (nr 1471/DPF/415/48/07/MJ): „jeżeli pracodawca uzna za uzasadnione korzystanie przez pracownika w czasie podróży służbowej z usług pralni lub komunikowania się ze spółką przez internet, a koszty te zostaną prawidłowo udokumentowane, to kwoty wypłacone z ww. tytułów będą wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

W zasadzie nie ma przeszkód, by tego rodzaju świadczenia były zwolnione od podatku także u osób niebędących pracownikami, jednak w odniesieniu do podróżujących zleceniobiorców praktyka urzędowa jest znacznie bardziej rygorystyczna niż wobec pracowników.

Dokumentowanie podróży i związanych z nią wydatków

Właściwe udokumentowanie podróży ma istotne znaczenie, może bowiem przesądzać o udziale poniesionych na nią nakładów w rachunku podatkowym podmiotu zlecającego podróż.

Wprawdzie ani przepisy prawa podatkowego, ani normy prawa pracy nie nakazują potwierdzania na piśmie polecenia wyjazdu służbowego, mimo to powszechną praktyką jest sporządzanie dla celów dowodowych dokumentu zwanego delegacją. Określa się w nim co najmniej: osobę delegowaną, miejscowość docelową, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, a także rodzaj powierzonego zadania (cel podróży).

Dokument ten, uzupełniony o rozliczenie kosztów podróży z wyszczególnionymi dietami i ryczałtami oraz z dołączonymi fakturami, rachunkami i biletami, można uznać, zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.), za dowód wewnętrzny, na podstawie którego dokonywany jest zapis w księdze podatkowej.

O konieczności takiego właśnie dokumentowania podróży służbowych przekonują zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne. Jako przykład można podać wyrok NSA z 19 lutego 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 123/96): „>delegacja służbowa< zawierająca treść polecenia wyjazdu służbowego, wystawiona przez pracodawcę (podatnika) i wręczona pracownikowi służy nie tylko do wypłacenia pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowej, ale również służy pracodawcy-podatnikowi do wykazania, że wydatki na podróż służbową są wydatkami w celu osiągnięcia przychodów. Brak takiego dokumentu (...) skutkuje niezaliczeniem takich kosztów podatnika do kosztów uzyskania przychodu”.

Również podróżujący przedsiębiorca powinien wystawić dowód wewnętrzny (rozliczenie podróży), o treści uregulowanej w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Udokumentuje on jednak tylko wartość diet. Inne poniesione w trakcie podróży wydatki powinny wynikać z księgowanych odrębnie faktur i rachunków.

Trzeba zaznaczyć, że dokumentacja podróży (każdej) powinna obejmować także dowody potwierdzające związek poniesionych na nią wydatków z przychodami. Zwraca na to uwagę m.in. Izba Skarbowa w Katowicach: „Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktury (rachunku) wystawionej (go) bądź też innego dokumentu stwierdzającego jedynie wysokość poniesionych przez wnioskodawcę wydatków z tytułu podróży służbowej. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych usługach umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków” (interpretacja indywidualna z 3 grudnia 2008 r., nr IBPB1/415-714/08/TK).

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Michał Sroczyński

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »