| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Ewidencja księgowa > Jak rozliczać wydatki związane z korzystaniem z prywatnego telefonu w celach służbowych

Jak rozliczać wydatki związane z korzystaniem z prywatnego telefonu w celach służbowych

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach handlowców wykorzystują do celów służbowych własne telefony komórkowe. Jaką formę rozliczania tego rodzaju wydatków przyjąć: ryczałt czy zwrot kosztów? Jak to zaewidencjonować?


RADA

Wypłaty dla pracowników związane z wykorzystaniem do celów służbowych ich prywatnych telefonów są dla pracodawcy wydatkiem poniesionym na rzecz pracowników, natomiast dla pracowników - przychodami ze stosunku pracy. Sposób rozliczenia wypłaty na liście płac oraz późniejszy sposób ewidencji będą zależeć od sposobu udokumentowania wypłaty.

UZASADNIENIE

Problem wypłacania pracownikom z góry określonych kwot pieniężnych (ryczałt) tytułem zwrotu wykorzystywania przez tych pracowników telefonów prywatnych do celów służbowych należy rozpatrzeć w trzech płaszczyznach:

• rozliczenie kosztu spółki (pracodawcy),

• rozliczenie przychodu ze stosunku pracy,

• rozliczenie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wszystkie wydatki na rzecz pracowników, w tym wypłacane ryczałty i inne formy rekompensaty za używanie telefonów prywatnych do celów służbowych, są dla pracodawców kosztami. Aby jednak w księgach pracodawcy wydatki te można było uznać za koszt podatkowy, należy udokumentować związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą w sposób niebudzący wątpliwości. W przeciwnym wypadku wypłata zostanie uznana za pokrycie prywatnych wydatków pracownika. Stanowisko urzędów skarbowych w tym względzie jest zgodne ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w piśmie z 12 lipca 1996 r., nr PO 3-MD-722-190/96, oraz orzecznictwem NSA.

Jako reprezentatywne można uznać fragmenty interpretacji Urzędu Skarbowego w Wałbrzychu, przedstawionej w piśmie nr PD-III/423-164/13/1/06 z 11 grudnia 2006 r.:

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów oraz zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, przy czym wydatki muszą być rzeczywiste, nie zaś domniemane. (...) Telefony prywatne służą (...) osobistym celom pracownika, dlatego też brak dowodów jednoznacznie świadczących o wykorzystaniu ich dla celów Spółki uniemożliwia potwierdzenie, że wydatki na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczą funkcjonowania Spółki. Celom tym służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing), który pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika.

Wątpliwości pojawiają się również w kwestii kwalifikowania tego rodzaju kosztów. Nie mogą one być uznane za wynagrodzenie, ponieważ za wynagrodzenie można uznać wyłącznie wydatki ponoszone przez pracodawców na opłacenie wykonywanej pracy. Taką definicję można znaleźć w załączniku do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007). Ekwiwalenty pieniężne za użyty przy wykonywaniu pracy sprzęt stanowiący własność pracownika zostały wprost wyszczególnione w punkcie 4 wyłączeń z wynagrodzeń. Dlatego wypłacone ekwiwalenty za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych należy zaliczyć do pozostałych kosztów.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelarie Radców Prawnych Cyran Polak

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »