| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > TEMAT DNIA > IBR, czyli przyszłość biur rachunkowych w Polsce

IBR, czyli przyszłość biur rachunkowych w Polsce

Na rynku pojawiły się Internetowe Biura Rachunkowe. Czy skorzystanie z usług IBR może pomóc w wykonaniu najtrudniejszych czynności księgowych?

Usługi IBR w ustawie o rachunkowości

W art. 11 ust. 3 ustawodawca zastrzegł, że księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu) lub powierzone do prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej albo jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.

Bez względu na miejsce powstania i przechowywania ksiąg rachunkowych, w przypadku prowadzenia ich przy użyciu komputera, za równoważne z nimi uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Ale warunkiem utrzymywania komputerowych zasobów informacyjnych rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania, które umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Gdy jednostka zadecyduje o powierzeniu prowadzenia ksiąg podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe), księgi mogą być prowadzone i przechowywane poza siedzibą firmy. Jeśli biuro rachunkowe wykorzystuje komputerową technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, wówczas obowiązek zapewnienia zgodności stosowanego oprogramowania finansowo-księgowego z wymogami ustawy spoczywa na tym biurze rachunkowym.

W każdym przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), jej kierownik, w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg, powiadamia właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia oraz zapewnia dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Ponadto należy pamiętać, że przekazanie ksiąg rachunkowych do prowadzenia przez wyspecjalizowaną jednostkę nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości - zwłaszcza z tytułu nadzoru (art. 4 ust. 5). W praktyce często się zdarza, że firmy, powierzając prowadzenie ksiąg biurom rachunkowym na kolejny rok, pozostawiają u nich zbiory dokumentacji rachunkowości za poprzedni rok obrotowy, nie przenosząc ich do własnych siedzib. Tymczasem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (jak wynika z art. 73 ust. 1 i 3) dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, sprawozdanie z działalności, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci.

Ochrona danych

Usługi IBR muszą oczywiście spełniać wszystkie te warunki, o których ustawa o rachunkowości mówi w ósmym rozdziale (o ochronie danych). Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych powierzonych IBR z jednej strony polega na tym, że wprowadzone dane przechowywane są w dwóch postaciach: w formie drukowanej (posiadają je użytkownicy) oraz w formie elektronicznej - przechowywane są one w profesjonalnym centrum obliczeniowym. Natomiast dane ksiąg rachunkowych za rok obrotowy należy przechowywać na tzw. trwałych nośnikach danych.

Z drugiej strony Internetowe Biura Rachunkowe, zapewniają pełne bezpieczeństwo zgromadzonych danych poprzez umieszczenie ich w profesjonalnym Centrum Danych. Centra Danych posiadają najwyższej klasy urządzenia do składowania i przesyłania danych informatycznych. Zabezpieczenia polegają np. na stosowaniu systemów uwierzytelniania użytkownika, wykorzystywaniu nowoczesnej technologii kryptografii, stosowaniu zabezpieczeń przed ewentualną ingerencją z zewnątrz oraz nieautoryzowanym dostępem wewnątrz sieci przez zastosowanie firewalli, na przechowywaniu danych jednocześnie na kilku niezależnych, nowoczesnych i bezpiecznych serwerach, kopiowaniu danych wszystkich firm w cyklu 24-godzinnym na niezależny nośnik itp.

W wielu przedsiębiorstwach nie mamy nawet połowy takich zabezpieczeń, w jakie wyposażone są firmy oferujące dzierżawę aplikacji. Dla tych firm jest to podstawowy wymóg działalności.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Gos

Prawnik w KONDRAT Kancelarii Prawno-Patentowej

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »