| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Vademecum > Księgowi i rewidenci > Przyjęcie obowiązków głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych

Przyjęcie obowiązków głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych

Zmiana na stanowisku głównego księgowego każdej jednostki, w tym sektora finansów publicznych, to przedsięwzięcie niezwykle trudne i istotne dla prawidłowego jej funkcjonowania, gdyż z wykonywaniem obowiązków głównego księgowego związane jest działanie zarówno całej jednostki, jak i praktycznie każdej jej komórki organizacyjnej.

Pod względem hierarchii służbowej, wynagrodzenia i innych świadczeń stanowisko głównego księgowego zrównane jest ze stanowiskiem zastępcy kierownika jednostki. Ze stanowiskiem tym związana jest nierozłącznie zarówno ogromna odpowiedzialność, jak i też zakres obowiązków, wynikające z regulacji ustawowych.

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki,

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Obecnie rola głównego księgowego, obok spełniania powyższych funkcji, jest znacznie szersza. Główny księgowy powinien być także menedżerem przygotowującym decyzje w sprawach finansowych i koordynującym ich realizację, dokonywać wstępnego rachunku ekonomicznego podejmowanych działań, prowadzić analizę budżetu jednostki, proponować optymalne metody i sposoby pozyskiwania dochodów i wydatkowania środków pieniężnych przez daną jednostkę itp.

Wymogi dla głównego księgowego

Nie każda osoba może zostać głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych. Ustawa o finansach publicznych (art. 45 ust. 2) określa wymogi, które trzeba spełniać, ubiegając się o to stanowisko.

Głównym księgowym może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe,

4) spełnia jeden z poniższych warunków:

a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

d) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Przyjmowanie obowiązków

W trakcie przyjmowania obowiązków głównego księgowego niezbędne jest przeprowadzenie szeregu czynności, mających na celu przede wszystkim poznanie:

1) jednostki, jej zadań i specyfiki,

2) sytuacji finansowej i majątku jednostki,

3) przyjętych rozwiązań w zakresie polityki rachunkowości, m.in. aby zapewnić ciągłość ich stosowania (dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne - art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości),

4) szczegółowego zakresu obowiązków głównego księgowego i służb finansowo-księgowych jednostki,

5) kierownika jednostki, pracowników podległych komórek finansowo-księgowych oraz innych osób funkcyjnych jednostki,

a także sprawdzenie podstawowych danych prezentowanych w księgach rachunkowych i innych dokumentach.

Przeprowadzenie czynności sprawdzających jest ściśle związane z zakresem obowiązków głównego księgowego, tj. obszarami, za które będzie on odpowiedzialny. Szczegółowość kontroli uzależniona jest zawsze od możliwości czasowych. Sprawdzeniem należy więc objąć przede wszystkim obszary najistotniejsze i te, w których ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest, w ocenie głównego księgowego, największe. Przeprowadzając czynności sprawdzające, należy pamiętać, iż główny księgowy, przyjmując obowiązki, nie ponosi wprawdzie odpowiedzialności za ewentualne błędy i nieprawidłowości popełnione w poprzednich okresach, jednakże z pewnością będą one miały wpływ na jego przyszłą pracę (konieczność sporządzania dokumentów stornujących, korekt itp.).

Podstawowe obszary wymagające sprawdzenia

Podstawowe obszary wymagające sprawdzenia to:

1. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości - należy sprawdzić czy jest ona opracowana i ustalona w formie pisemnej, zgodna z ogólnymi przepisami, kompletna, oraz czy zawiera w szczególności dane określone w art. 10 ustawy o rachunkowości:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

2. Księgi rachunkowe - należy ustalić czy zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości prowadzone są one:

a) rzetelnie - czy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,

b) bezbłędnie - czy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,

c) sprawdzalnie - czy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

- czy udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

- czy zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

- czy w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,

- czy zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

d) bieżąco - jeżeli:

- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

3. Prowadzona ewidencja szczegółowa. Należy sprawdzić:

1) czy obejmuje wszystkie wymagane obszary, określone w art. 17 ust. 1:

a) środki trwałe, w tym także środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,

b) rozrachunki z kontrahentami,

c) rozrachunki z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

d) operacje sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

e) operacje zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

f) koszty i istotne dla jednostki składników aktywów,

g) operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy,

2) czy prowadzona jest w sposób wskazany w ustawie o rachunkowości,

3) czy kierownik jednostki dokonał wyboru i określił np.:

a) metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, wskazane w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) metody ujęcia w księgach rachunkowych rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 34 ust. 1),

c) metody ustalania wartości rozchodu rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 34 ust. 4),

4) wyrywkowo - poprawność prowadzonych ksiąg pomocniczych, np.:

a) porównanie sald rozrachunków z dokumentami źródłowymi,

b) ewidencja wynagrodzeń - tzw. martwe dusze, zgodność z etatem, prawo do wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia itp.,

c) poprawność i zasadność stosowanych stawek amortyzacji itp.

4. Dokumentacja księgowa: dowody źródłowe obce i własne, sprawozdania itp.:

a) kompletność dokumentów,

b) przechowywanie i archiwizacja w okresach określonych w art. 74 ustawy o rachunkowości,

c) zapewnienie należytej ochrony danych (art. 71).

5. Inwentaryzacja wybranych, kluczowych składników majątku:

a) stan gotówki w kasie,

b) zinwentaryzowanie lub weryfikacja inwentaryzacji składników majątku o największej wartości,

c) sprawdzenie postępu prowadzonej inwentaryzacji ciągłej oraz wyników i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec roku obrotowego.

6. Realizacja planu dochodów i wydatków oraz zaangażowanie wydatków:

a) zagrożenia przekroczenia lub niewykonania planu, zarówno w całości jak i w poszczególnych pozycjach,

b) terminowość rozliczania należności i zobowiązań.

7. Zapoznanie się z wynikami dotychczasowych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, audytu wewnętrznego oraz wykonaniem zaleceń pokontrolnych.

Protokół

Przyjęcie obowiązków przez głównego księgowego powinno nastąpić w sposób protokolarny. Protokół winien zawierać, obok oczywistych informacji takich, jak dane osób przekazujących i obejmujących obowiązki głównego księgowego, miejsce, datę, także podstawowe informacje o majątku jednostki i prowadzonych księgach rachunkowych. W myśl art. 44 ust. 2 ustawy o o finansach publicznych, przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej przez głównego księgowego jednostki powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Również ustawa o rachunkowości, w art. 4 ust. 5 stanowi, iż przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (przez osobę inną niż kierownik jednostki) powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Prawa głównego księgowego

W trakcie przyjmowania obowiązków można i należy posiłkować się art. 6 ustawy o finansach publicznych, dającym głównemu księgowemu prawo żądania od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień oraz wnioskowania do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

Wstępna kontrola

Realizując czynności kontrolne, warto także pamiętać o zasadach dokonywania przez głównego księgowego wstępnej kontroli. Główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O takiej odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji - niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej, a w przypadku jednostki podsektora samorządowego - zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji.

W przypadku gdy polecenie wyda wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa będący kierownikiem jednostki zawiadamia organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.

Podstawy prawne

- Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560)

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)

Andrzej Waryszak

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Rachunkowość Budżetowa

Zdjęcia


CIT 2018. Komentarz299.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Brokerska CDS

CDS działa jako kancelaria doradcza, której misją jest ochrona interesów przewoźników i spedytorów poprzez świadczenie usług w zakresie obsługi ubezpieczeń transportowych (OC przewoźnika, OC spedytora i Cargo) oraz pozasądowej i sądowej obsługi roszczeń i szkód powstałych w transporcie. Świadczymy również usługi związane z zarządzaniem ryzykiem transportowym, a także przeprowadzamy audyty i szkolenia z zakresu prawa przewozowego.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK