| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Warto wiedzieć > Jak wykazywać rozrachunki z pracownikami

Jak wykazywać rozrachunki z pracownikami

Zakładowy plan kont powinien zawierać między innymi pozycje dotyczące rozrachunków z pracownikami. Główne konto, które służy do tego celu, dokumentuje rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.


Zakładowy plan kont jest to plan kont opracowany dla konkretnego podmiotu gospodarczego, uwzględniający specyfikę jego działalności, organizacji oraz potrzeb informacyjnych użytkowników. Plan kont tworzy usystematyzowany wykaz nazw i symboli numerycznych kont służących w jednostce do ewidencji ogółu posiadanych zasobów gospodarczych i źródeł ich finansowania, wszelkich następujących w nich zmian oraz wyników prowadzonej działalności. Ustawowo obowiązek przygotowania planu kont dla danej jednostki spoczywa na kierowniku jednostki.

Plan kont musi umożliwić przygotowanie prawidłowego sprawozdania finansowego, statystycznych sprawozdań finansowych ustalonych przez prezesa GUS, deklaracji podatkowych. Plan kont ma typowo charakter podmiotowy, co oznacza, że powinien być sporządzony w taki sposób, aby wykonał wszystkie zadania i potrzeby jednostki. W planie tym powinny się znaleźć również konta dotyczące rozrachunków z pracownikami (np. z tytułu wynagrodzeń, pozostałe).


Ewidencja wypłat


Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę, należnych w pieniądzu. W sporadycznych przypadkach wynagrodzenia mogą być realizowane w innej formie (świadczenia w naturze, papiery wartościowe), musi to jednak wynikać z ustawowych przepisów prawa pracy.


PODZIAŁ WYNAGRODZEŃ


- wynagrodzenia za pracę wykonaną w ramach stosunku pracy

- wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło

- honoraria

- wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne

- wypłaty z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej


SALDO DWUSTRONNE


Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” może wykazywać saldo dwustronne:

- Wn (debetowe) - wyrażające stan należności od pracowników

- Ma (kredytowe) - wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników

Ewidencję rozrachunków z tytułu wynagrodzeń można prowadzić z zastosowaniem jednego konta syntetycznego „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, na którym ujmuje się wszelkie wynagrodzenia niezależnie od: rodzaju (ze stosunku pracy, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, honoraria, agencyjno-prowizyjne, nagrody i premie wypłacane z zysku), formy wypłaty (w gotówce czy w naturze), źródeł finansowania (obciążające koszty działalności operacyjnej, z zysku do podziału).

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych pracodawcy jest zatwierdzona do wypłaty lista płac. Pracownicy jednostki mogą być również wynagradzani z wypracowanego zysku netto w formie nagród i premii za efektywną pracę. Wówczas obliczone wynagrodzenie obciąża wynik finansowy netto zapisem: Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”/Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Do wynagrodzeń okresu sprawozdawczego wlicza się wynagrodzenia za pracę wykonaną i zakończoną w tym okresie bez względu na termin ich wypłaty.

Na koncie „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, ujmuje się również zasiłki, które w imieniu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zakład pracy, np. zasiłki chorobowe. Przy czym należy pamiętać, że zasiłki te nie są elementem wynagrodzeń i nie obciążają kosztów działalności jednostki.

Rozliczenie wynagrodzeń

Ewidencję wynagrodzeń ułatwia wprowadzenie do planu kont konta „Rozliczenie wynagrodzeń”, ponieważ występują tutaj tylko obroty będące wynagrodzeniem brutto, nigdy nie wystąpi saldo. Wtedy wynagrodzenie brutto według zestawienia list płac księgujemy zapisem: Wn konto „Rozliczenie wynagrodzeń”/Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, natomiast rozliczenie wynagrodzeń brutto: Wn konto „Koszty według rodzajów” albo „Środki trwałe w budowie”, albo „Rozliczenie wyniku finansowego”/Ma konto „Rozliczenie wynagrodzeń”.

Na koncie „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” księguje się w szczególności:

- po stronie Wn wypłaty wynagrodzeń pieniężnych - gotówką lub przelewem, potrącenia dokonywane na listach płac, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, odprawy, odszkodowania, wartość świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, wypłaty zasiłków w imieniu ZUS,

- po stronie Ma należne wynagrodzenia w kwocie brutto, należności przedawnione i umorzone z tytułu wynagrodzeń, niepodjęte płace, wypłaty z zysku nagród dla pracowników, zasiłki wypłacane w imieniu ZUS.

Pozostałe rozrachunki

Niezależnie od rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń występują także inne rozrachunki z pracownikami, tj. rozliczenia kosztów podróży służbowych, świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, świadczeń na rzecz pracowników z innych tytułów.

Ewidencję tych rozrachunków prowadzić należy na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Po stronie Wn tego konta księgujemy m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, wypłacone wyrównania do rozliczonych zaliczek, roszczenia sporne od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, spłaty zobowiązań wobec pracowników, należności z tytułu odpłatnych świadczeń. Natomiast po stronie Ma należy zaksięgować: uznanie pracownika za rozliczone zaliczki, zwrot niewydatkowanych zaliczek, wpłaty należności z tytułu niedoborów i szkód, zobowiązania wobec pracowników z różnych tytułów, należności uregulowane przez potrącenie z wynagrodzeń.

Konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” może wykazywać saldo: Wn (debetowe) - wyrażające stan należności od pracowników/Ma (kredytowe) - wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników.


PRZYKŁAD

OPERACJE KSIĘGOWE NA KONCIE „ROZRACHUNKI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”


1. Wypłaty pieniężne wynagrodzeń, zaliczek na poczet wynagrodzeń, świadczeń urlopowych, premii z zysku

- Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

2. Potrącenia z listy płac

a) składki ZUS (emerytalne, rentowe,

chorobowe) oraz na ubezpieczenie zdrowotne nieodliczane od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych płatne przez pracowników

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne”

b) inne potrącenia z wynagrodzeń (alimenty, raty pożyczek)

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Pozostałe rozrachunki”, „Rozrachunki z pracownikami”

3. Zasiłki obliczone i wypłacone przez jednostkę w imieniu ZUS

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

4. Odpisanie zobowiązań przedawnionych z tytułu wynagrodzeń

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

5. Wynagrodzenia według list płac, umów zlecenia, umów o dzieło itp. - w kwocie brutto obciążające koszty działalności operacyjnej, środków trwałych w budowie

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Koszty według rodzajów”

6. Naliczenie nagród i premii wypłaconych z zysku do podziału

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”

7. Dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - zwrot wydatków

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „ZFŚS”

8. Zasiłki należne ze środków ZUS w wysokości brutto

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne”


PRZYKŁAD

OPERACJE KSIĘGOWE NA KONCIE „POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI”


1. Sprzedaż pracownikowi składników majątkowych

a) wartość w cenie netto

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Sprzedaż produktów”, „Sprzedaż towarów”

b) VAT należny

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne”

2. Udzielenie pracownikowi pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków jednostki

a) kwota pożyczki

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

b) odsetki od pożyczki

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Przychody finansowe”

3. Wypłata zapomogi

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa”

4. Obciążenie pracownika za powstanie szkody

a) równowartość szkody

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Pozostałe rozrachunki”

b) dodatkowa kwota podwyższająca roszczenie od pracownika

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”, „Odpisy aktualizujące wartość należności”

5. Umorzenie kwoty pożyczki udzielonej ze środków jednostki

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

6. Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Rozliczenie zakupu”, „Koszty według rodzajów”

7. Zwrot niewykorzystanej zaliczki do kasy jednostki

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Kasa”

8. Zarachowanie potrąceń z list płac na pokrycie należności

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”


WERONIKA CHMIELEWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Aleksandra Wądrzyk

Ekspert Equity Investments S.A. w dziedzinie kadr i płac

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »