Fundacje i stowarzyszenia mogą zlecić prowadzenie księgowości biurom rachunkowym lub kupić specjalny program komputerowy. Tańsze, ale i bardziej pracochłonne, jest prowadzenie księgowości ręcznie.
Organizacje non profit, takie jak fundacje i stowarzyszenia, próbują jak najbardziej ograniczyć koszty swojej działalności. Dlatego istotne jest również zminimalizowanie kosztów księgowości.
Jeżeli ilość dokumentów księgowych jest stosunkowo niewielka, można skorzystać z usług biura księgowego. Przy obsłudze większej działalności, np.: stowarzyszenia, które posiada wielu członków ewidencja będzie bardziej skomplikowana. Operacji księgowych będzie w takim przypadku znacznie więcej, a koszt obsługi zewnętrznej zbyt duży.
Wiele organizacji decyduje się więc na prowadzenie księgowości bez pomocy programu księgowego, ale np. za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Robert Kaczorowski z firmy Rödl & Partner zwraca jednak uwagę, że wymaga to od księgowego większych kwalifikacji niż w przypadku prowadzenia księgowości za pomocą specjalnego programu. Nasz rozmówca twierdzi również, że jest to bardzo pracochłonne, ponieważ ustawa o rachunkowości nakłada wiele dodatkowych obowiązków. Do ich spełniania przystosowane są odpowiednie programy księgowe, które automatycznie generują pewne rodzaje dokumentów.
Jednak organizacje, których funkcjonowanie nie jest nastawione na osiąganie zysków, w związku z charakterem działalności, mają tych obowiązków znacznie mniej. Natomiast prowadzenie tzw. ręcznej księgowości w stowarzyszeniach i fundacjach często jest sposobem na zmniejszenie kosztów prowadzenia księgowości. Jest to też zgodne z obowiązującymi przepisami prawa bilansowego.
Inną możliwością jest stosowanie przez organizacje non profit tych samych księgowych programów komputerowych, z których korzystają firmy komercyjne. Jednak cena najtańszych programów to około 1500 zł. Lepsze programy są już droższe. Ich ceny wahają się w granicach 3000-5000 zł. Ci, którzy zdecydują się na taki zakup, muszą jednak mieć świadomość, że pociągnie on za sobą kolejne wydatki. Ciągłe zmiany w prawie wymagają bowiem częstej aktualizacji programu.
Kupno programu komputerowego będzie najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza wtedy, gdy program będzie obsługiwał kilka tego typu organizacji.
