Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 Nr 62 poz. 316) określa tryb i sposób postępowania w sprawach dotyczących zwrotu ze środków PFRON kosztów:

-adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób,

- adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

- zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

- zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem oraz czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy,

- rozpoznania przez służby medycyny pracy powyższych potrzeb.

Ponadto rozporządzenie określa wzór wniosku i elementy umowy o zwrot kosztów, dokumentację niezbędną do zwrotu kosztów oraz sposób i terminy rozpatrywania wniosków o zwrot kosztów.

Wniosek o zwrot dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych składa się do PFRON. Ma to miejsce w przypadku wniosków składanych przez starostę. Pracodawca składa wniosek do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej pracy niepozostającej w zatrudnieniu - w przypadku gdy zwrot kosztów dotyczy tej osoby. W pozostałych przypadkach wniosek należy składać do starosty właściwego ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby albo miejsce zamieszkania pracodawcy.

Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta informuje pracodawcę o nieprawidłowościach oraz wzywa do ich usunięcia.

Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku sporządza się uzasadnienie. Z kolei w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy.

Po zakończeniu negocjacji starosta zawiera z pracodawcą umowę o zwrot kosztów. Umowa zawiera zobowiązanie starosty do zwrotu kosztów w kwocie wynikającej z negocjacji oraz co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę w czasie obowiązywania umowy. Pracodawca zobowiązuje się m.in. do poniesienia kosztów wskazanych w umowie, zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, zarejestrowanej jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu, której dotyczy zwrot oraz do rozliczenia otrzymanego zwrotu kosztów.

Pracodawca przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami niniejszego rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Rozporządzenie weszło w życie 22 marca 2011 r. z mocą od dnia 1 stycznia 2011 r.