REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie operacji gospodarczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Mazur

REKLAMA

Jakie wymagania stawiane są dowodom księgowym? Jak kontrolować dowody księgowe? Jak długo je przechowywać? Kiedy można udostępniać dowody księgowe osobom trzecim?

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy. To dowód księgowy ma potwierdzać zdarzenia, transakcje, które rzeczywiście wystąpiły w danym czasie. Musi on spełniać ściśle określone wymogi, które zawarte są w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości; przedstawiamy je w poniższej tabeli.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresu) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dozwolone są jednak pewne odstępstwa. I tak, dopuszcza się zaniechanie zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych). Można także nie umieszczać podpisu osoby odpowiedzialnej, pod warunkiem jednak, że te wskazania wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Ustawa o rachunkowości pozwala również na pominięcie w dowodzie wartości, o ile w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych.

Cechy jakościowe dowodu

Poza wymaganymi elementami, dowód księgowy musi posiadać także odpowiednie cechy. Wymagane cechy dowodu księgowego to rzetelność, kompletność oraz brak błędów rachunkowych.

Dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy dokumentuje to, co jest zgodne z rzeczywistością, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Natomiast kompletność dowodu księgowego zachowana jest wówczas, gdy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy, o których powyżej pisaliśmy.

Dowód księgowy jest bezbłędny rachunkowo, jeśli nie ma w nim błędów rachunkowych.

Poprawianie błędów

Dopuszczalne jest dokonywanie poprawek w błędach księgowych. Jednak sposób ich poprawiania jest ściśle określony przez przepisy ustawy o rachunkowości. W poniższej tabeli zaprezentowano dwa sposoby poprawiania błędów uzależnione od rodzaju dowodu, w którym stwierdzono błędy.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kontrola dowodu

Służby księgowe są zobowiązane prowadzić ciągłą i szczegółową kontrolę dowodów księgowych. Zasady kontroli dokumentów powinny być zawarte albo w instrukcji obiegu dokumentów, albo wynikać np. z zarządzeń kierownika jednostki.

Każdy dowód księgowy przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem należy poddać kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Poniższa tabela opisuje, na czym polega każda z tych kontroli.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przechowywanie dowodów księgowych

Przechowywanie dowodów księgowych musi odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznej instrukcji o prowadzeniu i przechowywaniu akt i koniecznie tak jak nakazuje to ustawa o rachunkowości. Przepisy ustawy nakazują przechowywanie dowodów księgowych w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Nie wszystkie dowody księgowe przechowywane są przez jednakowy czas. Jedynie zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega trwałemu przechowywaniu. W poniższej tabeli wskazano okresy przechowywania pozostałych dowodów księgowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Uwaga: okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Jeżeli jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub w wyniku przekształcenia formy prawnej, dokumenty księgowe przechowuje jednostka kontynuująca działalność.

Dostępność przechowywanych dokumentów

Równie ważne, jak sposób i okres przechowywania dokumentów, jest ich udostępnianie. Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują, aby dostęp do dokumentów księgowych miały tylko i wyłącznie osoby upoważnione. Można udostępnić osobie trzeciej dokumenty do wglądu na terenie jednostki, o ile zgodę na to wyrazi kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Wgląd w dokumenty poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki jest możliwy, ale pod warunkiem, że wyda na to pisemną zgodę kierownik tej jednostki (nie należy zapominać o wymaganym pozostawieniu w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów).

Podstawa prawna:

ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

Aneta Mazur

REKLAMA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

REKLAMA

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA