REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowa wersja e-faktury KSeF od 1 września 2023 r. Jak prawidłowo z niej korzystać? Dane obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nowa wersja e-faktury KSeF od 1 września 2023 r. Jak prawidłowo z niej korzystać?
Nowa wersja e-faktury KSeF od 1 września 2023 r. Jak prawidłowo z niej korzystać?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Za niecały rok, od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy krajowi będą mieli obowiązek wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ostatnich tygodniach Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 września 2023 r. w KSeF zacznie obowiązywać nowa, druga struktura faktury elektronicznej. Ekspert Symfonii wyjaśnia, jak przedsiębiorcy powinni prawidłowo korzystać z nowego wzoru dokumentu.

Cele i zadania faktury ustrukturyzowanej 

Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz dotychczasowych faktur elektronicznych. Generowane i odbierane za pośrednictwem teleinformatycznego systemu Ministerstwa Finansów - Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), staną się nieodłącznym narzędziem dla wszystkich podatników.

- Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma uprościć dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację. Podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych, w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności. Szybsze procesowanie dokumentu to także niższe koszty operacyjne dla przedsiębiorstwa - komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Co więcej, już 957 podmiotów wystawia cyklicznie dokumenty sprzedaży w tym systemie.

Przejście na nowy system fakturowania wymaga wcześniejszego przygotowania, włącznie z mapowaniem danych podatnika na strukturę e-faktury, konfiguracją uprawnień w KSeF oraz adaptacją rozwiązania technologicznego umożliwiającego integrację z systemem. Dla firm, które nie posiadają własnych rozwiązań IT do obsługi KSeF, możliwe jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF.

REKLAMA

Autopromocja

Nowa struktura e-faktury od 1 września 2023 r.

Od 1 września 2023 r. wprowadzona zostanie nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF. Składa się ona z trzech segmentów, które stanowią dane obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne.

- Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystają z pierwszej wersji e-faktury, będą zobligowane dostosować się do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsiębiorstwom na właściwą implementację w systemach IT oraz pełne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadzieję, że wprowadzany obecnie schemat nie zostanie już zmieniony przed lipcem 2024 roku – dodaje Bogdan Zatorski. 

Dane obowiązkowe

Dane obowiązkowe stanowią około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to głównie techniczne informacje niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Obejmują takie dane jak nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji usługi. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.
Warto podkreślić, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie oznaczeń negatywnych, które wskazują, że pewne okoliczności nie występują. Chociaż w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje się to niezbędne.

Dane niezbędne

Dane niezbędne stanowią około 30 proc. struktury e-faktury. Te pola uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży.
Niewypełnienie niezbędnych pól nie jest błędem technicznym, ale może się okazać merytorycznym. Oznacza to, że faktura zostanie przyjęta przez KSeF. Jednakże, jeśli kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy nieprawidłowość, wystawca będzie musiał dokonać korekty.

Dane fakultatywne

Dane fakultatywne stanowią prawie połowę całej struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność dokumentu. Przykłady uzupełniających pól obejmują np. stopkę faktury, która zawiera dowolny tekst może podziękowania za zakupy, zachętę do dalszej współpracy, wartość kapitału zakładowego itp. Informacje dotyczące numeru VIN samochodu, marki, koloru, mogą również stanowić element fakultatywny. Te dodatkowe informacje będą miały niewątpliwie zastosowane branżowe.
Nowe regulacje, starannie dostosowane do dynamicznych potrzeb rynku, stanowią ważny krok w kierunku promocji i ułatwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wprowadzenie ma na celu usprawnienie procesów transakcyjnych oraz zwiększenie efektywności dla przedsiębiorców w całym kraju.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne pojazdów: Nowe stawki już od 19 września! Zobacz tabelę

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę i słaby Internet? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA