Obligatoryjny KSeF. Czy małe i średnie firmy poradzą sobie z e-fakturami?

• KSeF pozwoli fiskusowi na wgląd w czasie rzeczywistym w każdą transakcję gospodarczą
• KSeF jako okazja dla polskich MŚP na rozwinięcie biznesu

Na chwilę przed wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSef), Symfonia i Związek Przedsiębiorców i Pracodawców opracowały raport „Cyfryzacja sektora MŚP w Polsce”. Celem badania było sprawdzenie, jak w 2023 r. przedstawia się świadomość i poziom cyfryzacji przedsiębiorstw.

– W badaniu skupiliśmy się na MŚP, ponieważ stanowią one trzon polskiej gospodarki. Wchodząca za moment obowiązkowa całkowita cyfryzacja faktur obejmie również pozostałe segmenty rynku. Jesteśmy jedynym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza KSeF dla wszystkich dokumentów fiskalnych w biznesie: bez ograniczeń kwotowych czy obszaru rozliczeń. To ogromne wyzwanie dla polskich przedsiębiorców, które dotyka nie tylko systemów IT, ale również procesów wewnętrznych związanych, m.in., z obiegiem i akceptacją faktur kosztowych. Mamy wieloletnie doświadczenie w obszarze fakturowania elektronicznego – wprowadziliśmy pierwszą na polskim rynku fakturę ustrukturyzowaną, dlatego dzielimy się naszą wiedzą. Prowadzimy szeroko zakrojoną kampanię edukacyjną we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce oraz ze Związkiem Przedsiębiorców i Pracodawców. Uruchomiliśmy bezpłatną infolinię KSeF, jak również wdrożyliśmy cykl szkoleń w ramach Akademii Symfonii, z których korzystają nasi klienci, jak również osoby na co dzień pracujące na systemach naszej konkurencji – mówi Piotr Ciski, prezes Zarządu Symfonii.

KSeF pozwoli fiskusowi na wgląd w czasie rzeczywistym w każdą transakcję gospodarczą

Wprowadzenie KSeF pozwoli administracji publicznej na wgląd w czasie rzeczywistym w każdą transakcję gospodarczą, ponieważ będą one procedowane w centralnym systemie e-faktur. Wymaga to od przedsiębiorców zmiany procesów i dostosowania narzędzi do nowych wymogów. Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem w pełni cloudowym, co oznacza, że cały rynek w naturalny sposób przeniesie część swoich procesów biznesowych do chmury.
Tymczasem, jak pokazuje raport, jedynie 14 proc. ankietowanych MŚP deklaruje korzystanie z chmury, a 13 proc. wykorzystanie systemów do zarządzania procesami, w tym ERP; odsetek mikrofirm nie przekracza 10 proc. w obu tych kategoriach. Jedynie 3 proc. ankietowanych deklaruje wykorzystanie sztucznej inteligencji w codziennych operacjach biznesowych.

KSeF jako okazja dla polskich MŚP na rozwinięcie biznesu

Z badania wynika, że 44 proc. respondentów jako główną korzyść płynącą z cyfryzacji wskazuje wzrost efektywności pracy. Zmniejszenie szkodliwego wpływu na środowisko dostrzega 33 proc. badanych. Jedynie 19 proc. ankietowanych widzi w digitalizacji potencjał na zwiększenie przychodów firmy.

– Zaskakujące jest, że zaledwie 19 proc. badanych dostrzega korzyści finansowe wynikające z cyfryzacji. Tymczasem KSeF jest okazją dla polskich MŚP na rozwinięcie biznesu dzięki lepszemu wykorzystaniu danych. E-faktura jest ostatnim etapem procesu sprzedażowego – wystawieniem dokumentu sprzedaży. Wraz z wprowadzeniem KSeF, naszych przedsiębiorców dzieli tylko krok od sięgnięcia po digitalizację niemal całego procesu: w dużym uproszczeniu - od zamówienia do faktury. Dostępne na rynku narzędzia i systemy integrujące się z KSeF dają możliwości głębszej analityki, ponieważ dane są już zdigitalizowane i można je łatwo poddać dalszej obróbce – dodaje Piotr Ciski. Dostęp do danych real-time i możliwość ich analizy to nieoceniona wiedza wspierająca podejmowanie decyzji biznesowych, co daje szansę na skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej.
Jednak niemal połowa badanych (46 proc.) obawia się kosztów związanych z cyfryzacją swojej organizacji. Do tego dochodzą obawy czysto ludzkie - niechęć pracowników do zmian zadeklarowało 16 proc. przedsiębiorstw. 

– Największym wyzwaniem dla biznesu jest przeprojektowanie procesów wewnętrznych związanych z obiegiem faktury, a nie sama infrastruktura technologiczna. Dlatego ważne jest sprawdzone oprogramowanie, jak i wiedza, aby ułatwić przedsiębiorcom transformację cyfrową i dostosowanie się do nowych wymogów prawnych – podsumowuje Piotr Ciski.

Pełną wersję raportu można pobrać >>tu<<