REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie KSeF w firmie. Jakie wydatki czekają przedsiębiorców?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku
Jakie wydatki poniesie firma na KSeF? Eksperci przewidują, że będzie drogo
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wkrótce przedsiębiorcy staną przed obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To rewolucyjna zmiana, która wpłynie na każdego, kto prowadzi firmę. Chociaż co do zasady – dostęp do aplikacji rządowej ma być bezpłatny – nie oznacza to, że wdrożenie KSeF nie będzie rodziło żadnych kosztów. Sprawdzamy, jakie wydatki czekają przedsiębiorców w związku z  nowym systemem.

rozwiń >

KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest obecnie gorącym tematem – zarówno dla przedsiębiorców, którzy samodzielnie rozliczają swoje faktury, jak i dla księgowych i biur rachunkowych. Od 1 lipca 2024 roku większość podatników VAT będzie zobligowana do korzystania z nowego rozwiązania. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT mają nieco więcej czasu. Dla nich KSeF stanie się faktem od 1 stycznia 2025 roku. Jednak bez względu na sposób rozliczania się z fiskusem, przedsiębiorców trapi jedno pytanie: ile będą musieli zapłacić za przystosowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur?

REKLAMA

Autopromocja

Eksperci przewidują, że będzie drogo, ale...

Zanim przystąpimy do analizy kosztów związanych z wdrożeniem KSeF, warto posłuchać, co mówią na ten temat eksperci. Przede wszystkim przyznają: tak, wdrożenie KSeF będzie wiązało się z pewnymi kosztami, jednak należy spojrzeć na tę kwestię w szerszym kontekście. Zgodnie z szacunkowymi obliczeniami, koszty związane z przygotowaniem się do korzystania z KSeF w małych i średnich firmach (uwzględniające między innymi szkolenia i licencje programów księgowych) będą mieścić się w granicach od 500 zł do 2000 zł. Dla dużych przedsiębiorstw mogą być znacznie wyższe.

Ale czy KSeF to na pewno tylko wydatek? Kwestia perspektywy jest tu kluczowa. Według zapewnień resortu finansów nowy system wiąże się również z różnorodnymi korzyściami.

- W moim odczuciu KSeF bardzo pozytywnie wpłynie na poziom cyfryzacji w polskich przedsiębiorstwach. Wciąż bowiem wiele z nich korzysta na co dzień na przykład z papierowych dokumentów, w tym faktur. A to dziś zupełnie nieekonomiczne rozwiązanie. Takie tradycyjne dokumenty generują wysokie koszty – papieru, druku, ale też pracy ludzkiej. Procesowanie papierowych faktur – ich przesyłanie między budynkami, choćby między firmą a księgowością, przenoszenie z biurka na biurko – nie tylko wymagają czasu, ale też niejednokrotnie kończą się zaginięciem dokumentu, co ma negatywny wpływ na rozliczenia firmy i przedłuża proces księgowania. KSeF to zmieni – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

KSeF szansą na oszczędność czasu i szybszy zwrot VAT

Przeskok w kierunku nowoczesności, usprawnienia procesów, ochrony przed ryzykiem i oszczędności – KSeF nie jest więc kosztem, tylko inwestycją. To narzędzie, które ma za zadanie zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i przyspieszyć zwrot  VAT. Warto też dodać, że sam dostęp do rządowej platformy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych jest bezpłatny, a wydatki, o których wspominają eksperci, to np.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- koszty szkoleń pracowników z zakresu KSeF,
- nowe oprogramowanie,
- lub dodatkowe opłaty za wzbogacenie swojej starej wersji aplikacji księgowej o nową funkcjonalność KSeF.

Konieczność korzystania z usług doradczych firm księgowych również wpłynie na budżet firmy. Każdy taki wydatek jest kosztem, a przedsiębiorcy powinni się na niego przygotować.

Co będzie miało wpływ na ostateczny koszt wdrożenia KSeF?

REKLAMA

Jeśli przedsiębiorca ma zamiar samodzielnie korzystać z udostępnionej przez rząd platformy, koszty ograniczają się przede wszystkim do czasu. Przygotowanie i dostosowanie firmowych procesów do nowych wymogów może być czasochłonne. Inaczej sprawa wygląda, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zakup nowego, zintegrowanego z KSeF narzędzia wspierającego księgowość. W takim przypadku trzeba będzie zapłacić za licencję, a jej cena może być zróżnicowana w zależności od dostawcy i zakresu funkcjonalności aplikacji. Warto pamiętać, że niektóre aplikacje oferują moduł do obsługi KSeF w cenie, a to oznacza, że nie trzeba za niego dodatkowo płacić.

- Jeśli firma już teraz korzysta z programu wspierającego pracę jej działu księgowego, dobrze jest sprawdzić, czy jego producent nie wprowadził już integracji z KSeF, a jeśli to zrobił, to na jakich zasadach. Czy trzeba za to dodatkowo zapłacić, czy moduł jest bezpłatny. Jeśli takiej funkcjonalności nie ma i nie będzie, bo producent nie przewiduje prac nad nią, być może warto zastanowić się nad zmianą narzędzia lub nad nawiązaniem współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym, które wdrożyło już odpowiednie oprogramowanie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Wprowadzenie KSeF może skutkować również pewnymi zmianami w stałych  kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieje prawdopodobieństwo, że niektórzy księgowi mogą podnieść ceny za swoje usługi, uwzględniając dodatkową pracę związaną z obsługą KSeF.

Każdy przedsiębiorca powinien indywidualnie rozważyć, jaki sposób korzystania z KSeF będzie dla niego najkorzystniejszy. Wybór systemu komercyjnego czy zaangażowanie księgowego z odpowiednimi narzędziami może pomóc zminimalizować koszty i uprościć procesy fakturowania. Warto zacząć przygotowania już teraz, by uniknąć ewentualnych problemów w niedalekiej przyszłości.

Korzystanie z KSeF nie musi wiązać się z wysokim nakładem finansowym!

REKLAMA

Wielu producentów oprogramowania oferuje już dziś darmowe rozszerzenia i integracje z KSeF. Zmiana, która nas czeka, nie jest jednak tylko zmianą technologiczną, ale też organizacyjną i mentalną. Przejście na e-fakturowanie, elektroniczny obieg dokumentów, nowa organizacja procesu rozliczeń i komunikacji z kontrahentami, a także weryfikacji wystawianych przez nich faktur – może wymagać od przedsiębiorców sporego wysiłku oraz zrozumienia korzyści, jakie niesie ze sobą cyfryzacja. Kluczowe są więc szkolenia tłumaczące nie tylko, jak działa KSeF, ale i jak w nowy sposób zarządzać dokumentami w swojej firmie.

Wielu dostawców oprogramowania udostępnia bezpłatne szkolenia, webinary i samouczki, które pozwalają na szybkie nauczenie się nowych funkcjonalności i przygotowanie się do zmian i nowej organizacji procesów księgowych.

KSeF nie taki straszny jak go malują

Choć wdrożenie KSeF niesie ze sobą koszty, ma ono na celu usprawnienie procesów fakturowania i raportowania. Dzięki ujednoliceniu formatu e-faktur i zoptymalizowaniu ich obiegu przedsiębiorcy mogą oczekiwać oszczędności w dłuższej perspektywie czasowej. KSeF ma również przynieść większe bezpieczeństwo w obrocie dokumentów księgowych. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura dotarła do kontrahenta i będą mogli śledzić terminy płatności. To ogromne ułatwienie dla firm, które może przyczynić się do zmniejszenia ryzyka związanego z opóźnieniami w płatnościach.

- Choć przedsiębiorcy muszą liczyć się z pewnymi kosztami, powinni patrzeć na KSeF przede wszystkim pod kątem korzyści, jakie przyniesie. A wśród nich jest choćby oszczędność czasu czy szybszy zwrot VAT. KSeF to na pewno krok w kierunku przyszłości i cyfryzacji. Ważne jest jednak strategiczne podejście do tematu i mądre zarządzanie czasem, który pozostał do 1 lipca 2024. To ono jest kluczem do sukcesu z KSeF – dodaje Krzysztof Wojtas.

Czas nagli. Przedsiębiorcy już teraz powinni starannie rozważyć, jaki model korzystania z KSeF będzie dla nich optymalny. Dostosowanie się do nowych przepisów może być procesem czasochłonnym, ale zyski w postaci oszczędności czasu, większej efektywności, szybszego zwrotu VAT i bezpieczeństwa obrotu dokumentami księgowymi zdecydowanie przeważają nad kosztami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

REKLAMA

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA