Wdrożenie KSeF w firmie. Jakie wydatki czekają przedsiębiorców?

• KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku
• Eksperci przewidują, że będzie drogo, ale...
• KSeF szansą na oszczędność czasu i szybszy zwrot VAT
• Co będzie miało wpływ na ostateczny koszt wdrożenia KSeF?
• Korzystanie z KSeF nie musi wiązać się z wysokim nakładem finansowym!
• KSeF nie taki straszny jak go malują

KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest obecnie gorącym tematem – zarówno dla przedsiębiorców, którzy samodzielnie rozliczają swoje faktury, jak i dla księgowych i biur rachunkowych. Od 1 lipca 2024 roku większość podatników VAT będzie zobligowana do korzystania z nowego rozwiązania. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT mają nieco więcej czasu. Dla nich KSeF stanie się faktem od 1 stycznia 2025 roku. Jednak bez względu na sposób rozliczania się z fiskusem, przedsiębiorców trapi jedno pytanie: ile będą musieli zapłacić za przystosowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur?

Eksperci przewidują, że będzie drogo, ale...

Zanim przystąpimy do analizy kosztów związanych z wdrożeniem KSeF, warto posłuchać, co mówią na ten temat eksperci. Przede wszystkim przyznają: tak, wdrożenie KSeF będzie wiązało się z pewnymi kosztami, jednak należy spojrzeć na tę kwestię w szerszym kontekście. Zgodnie z szacunkowymi obliczeniami, koszty związane z przygotowaniem się do korzystania z KSeF w małych i średnich firmach (uwzględniające między innymi szkolenia i licencje programów księgowych) będą mieścić się w granicach od 500 zł do 2000 zł. Dla dużych przedsiębiorstw mogą być znacznie wyższe.

Ale czy KSeF to na pewno tylko wydatek? Kwestia perspektywy jest tu kluczowa. Według zapewnień resortu finansów nowy system wiąże się również z różnorodnymi korzyściami.

- W moim odczuciu KSeF bardzo pozytywnie wpłynie na poziom cyfryzacji w polskich przedsiębiorstwach. Wciąż bowiem wiele z nich korzysta na co dzień na przykład z papierowych dokumentów, w tym faktur. A to dziś zupełnie nieekonomiczne rozwiązanie. Takie tradycyjne dokumenty generują wysokie koszty – papieru, druku, ale też pracy ludzkiej. Procesowanie papierowych faktur – ich przesyłanie między budynkami, choćby między firmą a księgowością, przenoszenie z biurka na biurko – nie tylko wymagają czasu, ale też niejednokrotnie kończą się zaginięciem dokumentu, co ma negatywny wpływ na rozliczenia firmy i przedłuża proces księgowania. KSeF to zmieni – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

KSeF szansą na oszczędność czasu i szybszy zwrot VAT

Przeskok w kierunku nowoczesności, usprawnienia procesów, ochrony przed ryzykiem i oszczędności – KSeF nie jest więc kosztem, tylko inwestycją. To narzędzie, które ma za zadanie zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i przyspieszyć zwrot  VAT. Warto też dodać, że sam dostęp do rządowej platformy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych jest bezpłatny, a wydatki, o których wspominają eksperci, to np.:

- koszty szkoleń pracowników z zakresu KSeF,
- nowe oprogramowanie,
- lub dodatkowe opłaty za wzbogacenie swojej starej wersji aplikacji księgowej o nową funkcjonalność KSeF.

Konieczność korzystania z usług doradczych firm księgowych również wpłynie na budżet firmy. Każdy taki wydatek jest kosztem, a przedsiębiorcy powinni się na niego przygotować.

Co będzie miało wpływ na ostateczny koszt wdrożenia KSeF?

Jeśli przedsiębiorca ma zamiar samodzielnie korzystać z udostępnionej przez rząd platformy, koszty ograniczają się przede wszystkim do czasu. Przygotowanie i dostosowanie firmowych procesów do nowych wymogów może być czasochłonne. Inaczej sprawa wygląda, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zakup nowego, zintegrowanego z KSeF narzędzia wspierającego księgowość. W takim przypadku trzeba będzie zapłacić za licencję, a jej cena może być zróżnicowana w zależności od dostawcy i zakresu funkcjonalności aplikacji. Warto pamiętać, że niektóre aplikacje oferują moduł do obsługi KSeF w cenie, a to oznacza, że nie trzeba za niego dodatkowo płacić.

- Jeśli firma już teraz korzysta z programu wspierającego pracę jej działu księgowego, dobrze jest sprawdzić, czy jego producent nie wprowadził już integracji z KSeF, a jeśli to zrobił, to na jakich zasadach. Czy trzeba za to dodatkowo zapłacić, czy moduł jest bezpłatny. Jeśli takiej funkcjonalności nie ma i nie będzie, bo producent nie przewiduje prac nad nią, być może warto zastanowić się nad zmianą narzędzia lub nad nawiązaniem współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym, które wdrożyło już odpowiednie oprogramowanie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Wprowadzenie KSeF może skutkować również pewnymi zmianami w stałych  kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieje prawdopodobieństwo, że niektórzy księgowi mogą podnieść ceny za swoje usługi, uwzględniając dodatkową pracę związaną z obsługą KSeF.

Każdy przedsiębiorca powinien indywidualnie rozważyć, jaki sposób korzystania z KSeF będzie dla niego najkorzystniejszy. Wybór systemu komercyjnego czy zaangażowanie księgowego z odpowiednimi narzędziami może pomóc zminimalizować koszty i uprościć procesy fakturowania. Warto zacząć przygotowania już teraz, by uniknąć ewentualnych problemów w niedalekiej przyszłości.

Korzystanie z KSeF nie musi wiązać się z wysokim nakładem finansowym!

Wielu producentów oprogramowania oferuje już dziś darmowe rozszerzenia i integracje z KSeF. Zmiana, która nas czeka, nie jest jednak tylko zmianą technologiczną, ale też organizacyjną i mentalną. Przejście na e-fakturowanie, elektroniczny obieg dokumentów, nowa organizacja procesu rozliczeń i komunikacji z kontrahentami, a także weryfikacji wystawianych przez nich faktur – może wymagać od przedsiębiorców sporego wysiłku oraz zrozumienia korzyści, jakie niesie ze sobą cyfryzacja. Kluczowe są więc szkolenia tłumaczące nie tylko, jak działa KSeF, ale i jak w nowy sposób zarządzać dokumentami w swojej firmie.

Wielu dostawców oprogramowania udostępnia bezpłatne szkolenia, webinary i samouczki, które pozwalają na szybkie nauczenie się nowych funkcjonalności i przygotowanie się do zmian i nowej organizacji procesów księgowych.

KSeF nie taki straszny jak go malują

Choć wdrożenie KSeF niesie ze sobą koszty, ma ono na celu usprawnienie procesów fakturowania i raportowania. Dzięki ujednoliceniu formatu e-faktur i zoptymalizowaniu ich obiegu przedsiębiorcy mogą oczekiwać oszczędności w dłuższej perspektywie czasowej. KSeF ma również przynieść większe bezpieczeństwo w obrocie dokumentów księgowych. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura dotarła do kontrahenta i będą mogli śledzić terminy płatności. To ogromne ułatwienie dla firm, które może przyczynić się do zmniejszenia ryzyka związanego z opóźnieniami w płatnościach.

- Choć przedsiębiorcy muszą liczyć się z pewnymi kosztami, powinni patrzeć na KSeF przede wszystkim pod kątem korzyści, jakie przyniesie. A wśród nich jest choćby oszczędność czasu czy szybszy zwrot VAT. KSeF to na pewno krok w kierunku przyszłości i cyfryzacji. Ważne jest jednak strategiczne podejście do tematu i mądre zarządzanie czasem, który pozostał do 1 lipca 2024. To ono jest kluczem do sukcesu z KSeF – dodaje Krzysztof Wojtas.

Czas nagli. Przedsiębiorcy już teraz powinni starannie rozważyć, jaki model korzystania z KSeF będzie dla nich optymalny. Dostosowanie się do nowych przepisów może być procesem czasochłonnym, ale zyski w postaci oszczędności czasu, większej efektywności, szybszego zwrotu VAT i bezpieczeństwa obrotu dokumentami księgowymi zdecydowanie przeważają nad kosztami.