Zmiany w KSeF. Rozporządzenie techniczne i konsultacje MF

• Rozporządzenie techniczne KSeF
• Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur
• Jak się przygotować do KSeF?

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur („KSeF”) będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Obecnie Ministerstwo Finansów rozpoczęło konsultacje dwóch aktów wykonawczych, które regulują powszechne stosowanie tego systemu. 
Rozporządzenie techniczne dotyczy m.in. zasad korzystania z KSeF, obejmujących rodzaje uprawnień, metody uwierzytelniania, a także zakres danych umożliwiających dostęp do faktur o strukturze ustandaryzowanej, w tym w trakcie awarii i niedostępności systemu. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur z kolei skupia się na zagadnieniach związanych z wystawianiem faktur, zwłaszcza w kontekście dokumentowania sprzedaży towarów i usług objętych zwolnieniem z podatku VAT. Te rozwiązania mają być wdrożone już w pierwszym etapie funkcjonowania obowiązkowego KSeF.

Rozporządzenie techniczne KSeF

Nowe rozporządzenie koncentruje się na zasadach korzystania z obowiązkowego KSeF i będzie dotyczyło wszystkich czynnych podatników VAT. Dotychczasowe regulacje techniczne (rozporządzenie z dn. 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur) utracą moc z dniem 30 czerwca 2024 r., a nowe przepisy mają wejść w życie 1 lipca 2024 r.
Poza wcześniej obowiązującymi, nowe rozporządzenie ma zawierać dodatkowe regulacje, które określają zakres danych pozwalający na dostęp w KSeF do faktur wystawionych w awarii i niedostępności oraz dla faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA, sposoby oznaczania kodami QR faktur wystawionych w KSeF i wprowadzonych do KSeF (w przypadku wystąpienia awarii lub niedostępności), udostępnianych nabywcy w inny sposób niż w KSeF lub używanych poza KSeF. Oprócz tego opisuje nowe rodzaje uprawnień i metod uwierzytelnień, także w odniesieniu do faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA.
Wkrótce Ministerstwo Finansów planuje przedstawić do uzgodnień specyfikację oprogramowania interfejsowego. Dokument ten będzie zawierał opis wymagań technicznych dotyczących kodów weryfikujących, tzw. kodów QR.

- Wydruk faktury poza KSeF nie ma mocy prawnej, jednak nowe przepisy wymagają umieszczenia QR kodu na fakturach zarówno online, jak i tych generowanych w przypadku awarii KSeF. To oznacza, że tradycyjna sekwencja drukowania faktury i późniejszego wysłania jej do KSeF nie będzie już możliwa, ponieważ będzie brakować QR kodu uniemożliwiającego uznania dokumentu za fakturę VAT – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director, Exorigo-Upos.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur

Projekt ma na celu dostosowanie dotychczasowych przepisów rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur do nowych rozwiązań wprowadzonych przez Krajowy System e-Faktur. Kluczowe zmiany wprowadzone w projekcie w związku z obowiązkowym KSeF obejmują dodanie do katalogu danych, takich jak NIP nabywcy i sprzedawcy na fakturze, wystawianej przez podatników zwolnionych. Zmiana ma wejść w życie od 1 stycznia 2025 roku. 

Poza tym, w przypadku faktur za usługi ciągłe, takie jak dostawa mediów, projekt zawiera regulacje mające na celu uproszczenie i ułatwienie dokumentowania tych transakcji. W tym obszarze proponowane zmiany odpowiadają na postulaty zgłaszane podczas konsultacji publicznych, zwłaszcza przez branżę energetyczną. Te zmiany będą miały zastosowanie po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024 roku.

Jak się przygotować do KSeF?

- Warto zauważyć, że niektórzy dostawcy oprogramowania oferują rozwiązania, które od samego początku dają nabywcy możliwość weryfikacji wystawienia faktury w KSeF w podobny sposób jak określono w nowej regulacji, tj. poprzez QR kod na wizualizacji faktury. Przedsiębiorcy są bardziej skłonni korzystać z gotowych narzędzi, które ułatwią im dostosowanie się do zmian a poprzez ‘wyoutsourcowanie’ obsługi KSeF do wyspecjalizowanej firmy  sprawią, że proces korzystania z KSeF będzie płynny i efektywny – dodaje Michał Sosnowski.

Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do dokładnej analizy proponowanych rozporządzeń oraz do zgłaszania ewentualnych uwag. Aby skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od lipca 2024 roku, konieczne będzie przeprowadzenie procesu uwierzytelnienia oraz uzyskanie odpowiednich uprawnień. Dodatkowo, istotnym elementem tego procesu stanie się wprowadzenie kodów QR podczas wystawiania faktur. Ministerstwo podkreśla, że ten krok będzie kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania systemu.