Obligatoryjny KSeF nie wejdzie w życie w 2024 roku. Co z rozpoczętymi projektami wdrożeniowymi?

• Błędy i wady KSeF powodem przesunięcia wdrożenia
• Zaskoczenie? Chyba nie. Radość? Tak, ale umiarkowana.
• Co z rozpoczętymi projektami wdrożeniowymi?

Błędy i wady KSeF powodem przesunięcia wdrożenia

Minister Domański wraz z ministrem Łobodą (nowy szef KAS), stwierdzili podczas briefingu, że KSeF w dzisiejszej postaci zawiera „krytyczne błędy”, które grożą stabilności gospodarki i uniemożliwiają jego wprowadzenie. Podkreślili też rolę dialogu z przedsiębiorcami, zapowiadając kolejne, szeroko zakrojone konsultacje społeczne z biznesem, doradcami podatkowymi i księgowymi.

Co ważne, dowiedzieliśmy się również, że podstawowe zastrzeżenia do KSeF dotyczą kwestii jego przepustowości i zagadnień technicznych. Podkreślono, że sama idea KSeF jest słuszna, a wprowadzenie tego rozwiązania jest popierane przez nowe kierownictwo Ministerstwa Finansów, jednak „nie możemy sobie pozwolić na jeden dzień, w którym KSeF nie działa tak jak powinien”, a obecnie takie ryzyko istnieje, wobec czego decyzja o przesunięciu KSeF okazała się koniecznością.

Zaskoczenie? Chyba nie. Radość? Tak, ale umiarkowana.

Informacje płynące z Ministerstwa Finansów z pewnością ucieszą wielu podatników. Zwłaszcza tych, którzy nie podjęli jeszcze żadnych prac przygotowawczych dotyczących KSeF, albo nawet nie wiedzą o jego istnieniu (zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw odsetek takich firm jest spory). Są jednak i tacy, którzy podjętą decyzją są jednocześnie usatysfakcjonowani (więcej czasu na przygotowanie) i zawiedzeni. Co więcej, wśród osób, które dzielą się z nami na bieżąco swoimi refleksjami tych ostatnich głosów jest więcej, choć wynika to oczywiście z tego, że są to z reguły przedstawiciele firm będących na pewnym (często znacznym), stopniu zaawansowania jeśli chodzi o prace przygotowawcze do KSeF. Dla nich dzisiejszy komunikat pozostawia sporą i zrozumiałą dozę zaskoczenia i niedosytu. W wielu wypadkach oczywistym jest, że z perspektywy biznesowej szeroko zakrojonego projektu wdrożeniowego nie można na tym etapie przerwać. Dlatego też dzisiejsza decyzja to dla wielu zadowalający oddech ulgi pozwalający przeznaczyć nieco więcej czasu na poszczególne etapy prac nie zmieniając jednak istotnie bazowych założeń procesu wdrożeniowego. Z drugiej strony brak precyzyjnych informacji co do daty wdrożenia KSeF i ewentualnych zmian zakresu raportowanych danych istotnie utrudnia planowanie kolejnych etapów prac.

Przygotowanie biznesu do wymogów KSeF to ogromny wysiłek. W przypadku większych podmiotów projekt taki wymaga czasu (nierzadko mierzonego nie tylko w miesiącach, ale wręcz latach), zaangażowania istotnych zasobów ludzkich i zaplanowania w budżecie kosztów pozwalających na reorganizację procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie, czy też wymianę / parametryzację systemów IT. W wielu firmach taki proces właśnie trwa, a odpowiednie siły i środki zostały wygospodarowane. Co po dzisiejszej informacji z Ministerstwa Finansów ma zrobić kierownik projektu KSeF w organizacji? Jaki komunikat wystosować do zarządu, firmy wdrożeniowej, właściciela czy zagranicznej grupy kapitałowej? Przerywamy/zawieszamy projekt, czy też kontynuujemy go zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem? Trudno oprzeć się wrażeniu, że posiłkując się koniecznością stabilizacji systemu gospodarczego, Minister Finansów podjął dziś decyzję, która dla niektórych będzie przejawem właśnie braku stabilności. Nie zmienia to faktu, że jest to decyzja zrozumiała i najprawdopodobniej potrzebna. Tyle tylko, że wymaga jak najszybszego uzupełnienia o konkretne informacje na temat nowej daty wejścia w życie KSeF i potwierdzenia zakresu planowanych zmian. Przynajmniej orientacyjnie – na wypadek gdyby planowany audyt i konsultacje społeczne miały trwać przez najbliższe kilka miesięcy.

Niezależnie od dzisiejszych reakcji tzw. „rynku”, musimy dodać, że jako doradcy zaangażowani w różny sposób i na różnych etapach w procesy przygotowania do wdrożenia KSeF naszych klientów, dyskusje o potencjalnym przesunięciu KSeF prowadzimy od tygodni. Nasi klienci na tego typu informacje reagują z reguły stwierdzeniem, że nie powinno to w sposób istotny wpływać na prowadzenie przygotowań. W pełni zgadzamy się z takim podejściem. Pamiętajmy, że minister finansów jasno stwierdził, że KSeF w Polsce zostanie wprowadzony, nie zapowiedział też żadnych istotnych zmian, powołując się głównie na kwestie techniczne jako powody opóźnienia. Dlatego też na obecnym etapie należy domniemywać, że schemat faktury ustrukturyzowanej nie będzie podlegać istotnym zmianom, chociażby dlatego, że jej najbardziej istotne elementy wyznaczane są przez obowiązujące od lat przepisy ustawy o VAT, a także dlatego, że jeśli testy systemu przeprowadzane podczas audytu mają spełnić swoją rolę, to muszą być przeprowadzane na środowisku przynajmniej podobnym do tego, jakie końcowo zostanie ogłoszone jako obowiązujące. Pamiętajmy, że po przeprowadzeniu audytu może się okazać, że za 3-4 miesiące Ministerstwo Finansów poinformuje nas, że KSeF wymaga technicznych poprawek, które są wykonalne po stronie administracji, ale nie stoją na przeszkodzie, żeby wprowadzić go 1 stycznia 2025 roku.

Co z rozpoczętymi projektami wdrożeniowymi?

Jakie w związku z tym mamy rekomendacje dla osób zaangażowanych w przygotowanie biznesu do KSeF? Punkt pierwszy to głęboki oddech. Punkt drugi natomiast – kontynuacja projektu zgodnie z pierwotnymi założeniami, z uwzględnieniem tego, że ostateczny „tuning” zastosowanych rozwiązań może wymagać dodatkowej weryfikacji za kilka miesięcy, przy czym należy spodziewać się co najwyżej korekt, a nie rewolucji.

Co natomiast z tymi, którzy jeszcze nie zaczęli procesu przygotowań? Tutaj ocena będzie zależała od stopnia skomplikowania biznesu. W niektórych przypadkach wdrożenie KSeF można zrealizować zapewne w ciągu 3-4 miesięcy. Tacy przedsiębiorcy mogą jeszcze chwilę poczekać i rozpocząć prace po tym, jak Ministerstwo Finansów opublikuje kolejne informacje i nowy termin wejścia w życie przepisów. Doświadczenie w pracy w obszarze KSeF podpowiada nam jednak, że wśród podmiotów, które nie zaczęły jeszcze prac, jest sporo takich, które do optymalnego wdrożenia KSeF przygotowywać się będą przynajmniej kilkanaście miesięcy. W ich przypadku czas rozpocząć ten proces, niezależnie od faktu, czy KSeF wejdzie w życie 1 stycznia 2025 roku, czy np. pół roku później. Co więcej, w przypadku wielu z nich wdrożenie KSeF można połączyć z usprawnieniem procesów w przedsiębiorstwie, co jest dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, żeby nie zwlekać ze startem.

Najważniejsze rekomendacje na dziś dotyczą jednak nie tego, co powinni zrobić podatnicy, ale kroków, których rynek powinien wymagać od Ministerstwa Finansów. Chodzi o przedstawione powyżej oczekiwania co do planowanej daty wejścia w życie KSeF, jak również zakresu spodziewanych zmian. Miejmy nadzieję, że zapowiedziana przez ministra Domańskiego akcja informacyjna, w ramach której podatnicy na bieżąco mają otrzymywać komunikaty o wynikach audytu i kolejnych posunięciach Ministerstwa Finansów odnośnie do KSeF, będzie prowadzona sprawniej niż dotychczasowa polityka informacyjna resortu w tym zakresie.

Maciej Dybaś, partner w CRIDO