Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

• Faktury ustrukturyzowane wystawiane w zamówieniach publicznych
• KSeF a PEF
• Techniczne aspekty związane z obsługą faktur PEF w KSeF
• Otrzymywanie faktur PEF przez nabywcę

Od kilku lat w zamówieniach publicznych obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów, a od 2026 r. czeka nas istotna zmiana – pełna integracja Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą wystawiać faktury ustrukturyzowane już nie tylko w PEF, ale również w KSeF, który stanie się centralnym narzędziem do obsługi tego typu dokumentów.

W praktyce nowe przepisy obejmą wszystkie transakcje B2G (Business-to-Government), czyli współpracę firm z podmiotami publicznymi. Od 1 lutego 2026 r. (a w przypadku mniejszych podatników od 1 kwietnia 2026 r.) faktury przesyłane w ramach zamówień publicznych będą musiały spełniać wymagania określone w normie EN-16931-1:2017, a ich obsługa techniczna będzie możliwa dzięki integracji systemów PEF i KSeF.

W najnowszym Podręczniku KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak będzie wyglądał proces wystawiania, przesyłania i odbierania faktur PEF w KSeF, jakie ograniczenia techniczne będą obowiązywać oraz jakie korzyści płyną z centralizacji systemów. To szczególnie ważne informacje dla przedsiębiorców oraz instytucji publicznych, które muszą przygotować się na nadchodzące zmiany.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane w zamówieniach publicznych

Od kwietnia 2019 r. obowiązują przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.). Ustawa ta reguluje zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

PEF to system teleinformatyczny umożliwiający odbieranie i wysyłanie faktur elektronicznych oraz dokumentów na linii zamawiający – wykonawca. Korzystają z niego m.in. urzędy zobowiązane do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur, a także wykonawcy zamówień publicznych – firmy świadczące usługi lub dostarczające towary podmiotom publicznym.

Warto podkreślić, że zamawiający, np. urząd, nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej związanej z realizacją zamówienia publicznego.

KSeF a PEF

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu definiuje ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną jako dokument spełniający wymagania umożliwiające jego przesyłanie za pośrednictwem PEF. Z kolei w ustawie o VAT wskazano, że faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w KSeF z numerem identyfikującym ją w tym systemie.

Do czasu pełnego wdrożenia KSeF oba systemy – KSeF i PEF – funkcjonowały oddzielnie, a faktury z PEF nie mogły być przesyłane do KSeF. Zmieni się to wraz z obowiązkowym wprowadzeniem KSeF od 1 lutego 2026 r. (dla mniejszych podatników od 1 kwietnia 2026 r.). Od tego momentu obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie również transakcje B2G (Business-to-Government), czyli relacje przedsiębiorców z administracją publiczną.

Zgodnie z nowym art. 106gb ust. 7 ustawy, ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną będzie faktura:

• przesłana za pośrednictwem PEF lub systemu OpenPEPPOL,
• zgodna z normą europejską EN-16931-1:2017,
• po wprowadzeniu do KSeF i nadaniu jej numeru identyfikującego.

W przypadku faktur wystawianych w zamówieniach publicznych zastosowanie będzie miała norma europejska EN-16931-1:2017. Oznacza to, że w tym przypadku nie będzie stosowana struktura FA(3).

KSeF będzie przyjmował wyłącznie następujące rodzaje faktur z PEF:

• faktura PEF,
• faktura specjalizowana,
• faktura korygująca PEF.

Techniczne aspekty związane z obsługą faktur PEF w KSeF

Rejestracja dostawcy usług Peppol

Zgodnie z projektem rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (proces legislacyjny w toku: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12379252) , uprawnienia do wystawiania faktur w systemie posiada podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, który zapewnia komunikację w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL. Taki podmiot jest certyfikowanym dostawcą usług Peppol i posługuje się unikalnym identyfikatorem w sieci (tzw. identyfikatorem brokera Peppol).

Rejestracja dostawcy usług Peppol w KSeF będzie możliwa poprzez przekazanie do systemu pliku rejestracyjnego podpisanego ważnym certyfikatem. Plik ten zawierać będzie dane identyfikacyjne – nazwę lub imię i nazwisko oraz identyfikator brokera Peppol. Mechanizm rejestracji w KSeF zapewnia weryfikację tożsamości podmiotu i sprawdzenie aktualności jego statusu jako certyfikowanego dostawcy usług Peppol.

Aby podatnik mógł nadać lub odebrać uprawnienia takiemu podmiotowi, konieczne będzie wskazanie jego numeru identyfikacyjnego oraz nazwy. Uprawnienia nadawane będą w ramach KSeF drogą elektroniczną po uwierzytelnieniu się podatnika, a także przez osoby fizyczne zarządzające jego uprawnieniami. Co ważne, uprawnienia te nie będą nadawane przez zawiadomienie ZAW-FA.

Proces wysyłki faktury

Aby przesłać fakturę PEF do KSeF, konieczne będzie wykonanie następujących kroków:

• dostawca usług Peppol uwierzytelnia się w systemie,
• po weryfikacji zgodności pliku xml ze wzorem struktury logicznej PEF (zgodnym z normą europejską) dostawca przesyła fakturę do KSeF,
• system sprawdza zgodność NIP sprzedawcy z NIP-em kontekstu, który nadał uprawnienie do wystawiania faktur PEF,
• faktura jest przetwarzana, otrzymuje numer KSeF, a dostawca może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Ograniczenie metod wysyłki

Faktury PEF będą mogły być przesyłane do KSeF wyłącznie w sesji interaktywnej. Wysyłka wsadowa nie będzie możliwa.

Otrzymywanie faktur PEF przez nabywcę

Integracja KSeF i PEF przyniesie korzyści zarówno podatnikom, jak i administracji skarbowej. Użytkownicy PEF zyskają dostęp do usług KSeF, takich jak:

• walidacja semantyczna e-Faktur,
• przechowywanie i dostęp do faktur w systemie,
• weryfikacja poprawności faktur.

Administracja podatkowa otrzyma w uzasadnionych sytuacjach dostęp do wszystkich e-Faktur – niezależnie od tego, czy zostały wystawione w standardzie PEF, czy KSeF.

Faktura przesłana do KSeF będzie dostępna dla sprzedawcy i nabywcy bez dodatkowych ograniczeń. Dokumenty PEF przechowywane będą w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione – analogicznie jak w przypadku faktur w strukturze FA(3).

Źródło: Podręcznik KSeF 2.0 Cz. IV KSeF w JST i GV Pozostałe modele uprawnień. Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r.