Po co jest KSeF i co zmienia dla przedsiębiorców? [Gość Infor.pl]

• Czym jest KSeF i do czego służy?
• Jak zmienia się sama faktura?
• Dane pracownika i wewnętrzne procedury
• Odbiór faktur – nawet jeśli jeszcze nie musisz ich wystawiać
• Jak zalogować się do KSeF?
• Współpraca z biurem rachunkowym
• Kto i od kiedy musi wystawiać faktury w KSeF?
• Czy system jest gotowy?
• Co zrobić teraz?

Czym jest KSeF i do czego służy?

Najprościej mówiąc, KSeF to centralny system gromadzenia faktur. Wszystkie faktury wystawiane przez przedsiębiorców trafiają do jednego miejsca, do którego dostęp ma Ministerstwo Finansów. Można go porównać do ogólnokrajowego „huba fakturowego”.

Faktury są wystawiane według jednolitego wzoru i zapisane w ustrukturyzowanej formie, dzięki czemu są łatwe do przeszukiwania i analizowania. Według zapowiedzi resortu finansów ma to oznaczać mniej papierowych dokumentów i krótsze kontrole podatkowe, bo urzędnicy nie będą musieli przeglądać segregatorów ani żądać dokumentów od przedsiębiorców.

Z perspektywy państwa główny cel jest inny: ograniczenie szarej strefy i wyłudzeń VAT. System ma pozwolić na natychmiastowy wgląd w wystawiane faktury. W teorii ma to utrudnić nieuczciwe praktyki, choć eksperci zwracają uwagę, że szara strefa często polega na niewystawianiu faktur w ogóle, a nie na ich fałszowaniu.

Jak zmienia się sama faktura?

Zakres podstawowych danych na fakturze pozostaje podobny: dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, kwoty, daty, opis towaru lub usługi. Różnica polega na formie. Dane są zapisane w strukturze narzuconej przez ministerstwo i opisane technicznymi nazwami pól, mniej przyjaznymi niż na tradycyjnej fakturze.

Pojawiają się też nowe elementy. Przedsiębiorca musi wskazać, czy jego klientem jest jednostka samorządu terytorialnego (np. gmina) albo grupa VAT. To informacje, których wcześniej na fakturach nie było.

Nowością jest również tzw. „podmiot trzeci”. W tym polu można wskazać np. jednostkę budżetową gminy lub inny podmiot powiązany, aby faktura trafiła do właściwego odbiorcy w systemie.

Dane pracownika i wewnętrzne procedury

W KSeF istotne stają się dane osoby, która faktycznie odbiera fakturę w imieniu firmy. Do tej pory często bywało tak, że faktury papierowe trafiały do firmy w różny sposób, a księgowość porządkowała je później.

Teraz faktura pojawia się bezpośrednio na koncie firmy w KSeF. Wpisanie danych pracownika nie jest obowiązkowe i zależy od dobrej woli sprzedawcy, ale w praktyce może bardzo ułatwić identyfikację dokumentów. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na stworzenie wewnętrznych procedur i instruowanie pracowników, jakie dane powinni podawać przy zakupach służbowych.

Odbiór faktur – nawet jeśli jeszcze nie musisz ich wystawiać

Nawet przedsiębiorcy, którzy formalnie nie muszą jeszcze wystawiać faktur w KSeF, muszą się liczyć z tym, że będą je tam odbierać. Duże firmy, które wchodzą do systemu od 1 lutego, już informują swoich kontrahentów, że faktury będą dostępne wyłącznie w KSeF.

Przykładem jest sprzedaż paliwa. Przedsiębiorca nie dostanie papierowej faktury, a jedynie potwierdzenie sprzedaży z kodem QR. To nie jest faktura i nie daje prawa do odliczenia VAT. Aby rozliczyć koszt, trzeba zalogować się do KSeF i pobrać właściwy dokument.

Jak zalogować się do KSeF?

Nie trzeba zakładać żadnego nowego konta. Każdy podatnik ma je w systemie automatycznie. Logowanie odbywa się przez rządową stronę https://ksef.podatki.gov.pl/, z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Dostępna będzie aplikacja KSeF 2.0 oraz narzędzia znane z e-Urzędu Skarbowego, takie jak e-Mikrofirma. Po zalogowaniu faktury można przeglądać, pobierać w PDF, drukować lub przesyłać dalej.

Współpraca z biurem rachunkowym

System umożliwia nadawanie uprawnień. Przedsiębiorca może dać dostęp do swojego konta KSeF księgowej, biuru rachunkowemu lub pracownikowi. Zakres uprawnień można ograniczyć tylko do podglądu i pobierania faktur albo rozszerzyć o wystawianie dokumentów.

W praktyce wymaga to rozmowy z księgowym i ustalenia modelu współpracy. Nawet jeśli biuro rachunkowe pobiera faktury, przedsiębiorca i tak powinien mieć dostęp do systemu, chociażby ze względu na płatności i bieżącą kontrolę dokumentów.

Kto i od kiedy musi wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek jest wprowadzany etapami:

• od 1 lutego – firmy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia – pozostali przedsiębiorcy,
• od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, które wystawiają faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Warto jednak pamiętać, że niezależnie od daty obowiązku wystawiania faktur, ich odbiór w KSeF jest konieczny już od 1 lutego, jeśli kontrahent wystawi dokument w systemie.

Czy system jest gotowy?

Oficjalne stanowisko administracji skarbowej jest jednoznaczne: system jest przygotowany, wydajny i bezpieczny. Ministerstwo podkreśla, że podatnicy mieli czas na przygotowanie, a urzędy skarbowe oferowały wsparcie informacyjne.

Z drugiej strony przedsiębiorcy wciąż zgłaszają wiele wątpliwości, zwłaszcza dotyczących logowania, nadawania uprawnień i organizacji pracy w firmach. Pojawiają się też pytania o bezpieczeństwo danych. Ministerstwo potwierdziło, że system korzysta z infrastruktury zagranicznej, ale zapewnia, że dane są szyfrowane i dostępne wyłącznie dla administracji skarbowej.

Co zrobić teraz?

Najważniejszy krok to rozmowa z księgową lub biurem rachunkowym i ustalenie zasad działania. Warto też poinformować pracowników, zwłaszcza tych, którzy dokonują zakupów służbowych, jak zmienia się obieg dokumentów.

KSeF wchodzi w życie niezależnie od poziomu przygotowania firm. Im szybciej przedsiębiorcy uporządkują procedury i oswoją się z systemem, tym mniej chaosu będzie w pierwszych miesiącach jego działania.