KSeF w praktyce: na początku będzie bolało ale za dwa lata nikt nie będzie chciał wracać do "PDF-ów na mailu". Ryzyka, wyzwania i szanse nowego systemu e-fakturowania

• Początek będzie trudny
• Awarie KSeF
• Niedostosowane umowy i procesy
• Oszustwa i fałszywe poczucie bezpieczeństwa
• Automatyzacja i realne oszczędności
• Dziś będzie bolało. Za dwa lata nikt nie będzie chciał wracać

Początek będzie trudny

Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF będą dla wielu firm okresem intensywnej nauki. Zmienia się nie tylko sposób wystawiania faktur, ale cały model obiegu tych dokumentów między kontrahentami i w samych organizacjach.

Faktury będą miały zupełnie nowych format i plik, znany od lat papier i PDF zostanie zastąpiony plikiem xml. Znane od dekad formatki faktur, z logo wystawcy, tabelkami, itp., zastąpi nieczytelny język programistyczny. Oczywiście faktury z KSeF można będzie wizualizować, niemniej samą fakturą będzie plik xml.

Pracę na dokumencie prawdopodobnie zastąpi więc praca na samych danych. Dane z faktury w xml będą bardzo łatwo czytelne dla systemów informatycznych, faktura ustrukturyzowana będzie wdzięcznym plikiem do wszelkiego rodzaju automatyzacji pracy z fakturą. Ale to oznacza, że w wielu przypadkach zmieni się sposób dekretowania, czy opisywania faktur, zmieni się sposób udzielania akceptacji merytorycznej i formalnej faktury.

W trakcie przejścia na te nowe zasady obsługi faktur pojawią się błędy, nieporozumienia z kontrahentami i frustracja. KSeF nie wybaczy improwizacji, wręcz przeciwnie, wymusi uporządkowanie procesów, nawet jeśli firma nie była na to gotowa.

KSeF wymusi również dyscyplinę na podatnikach. Wszystko co wejdzie do KSeF zostanie w KSeF na 10 lat. Pożegnamy więc dość wygodne praktyki, choć niekoniecznie zgodne z przepisami, takie jak podmienianie błędnych faktur, anulowanie faktur, dokumentowanie rabatów wystawianymi fakturami. To na początku też będzie bolesne.

Awarie KSeF

KSeF jest centralnym systemem służącym do przesyłania faktur. Jeśli KSeF będzie miał awarię wówczas… no właśnie, wówczas nic złego się nie wydarzy, o ile zawczasu na to będziemy przygotowani.

Awaria KSeF nie spowoduje przerwania cyklu fakturowania. Faktury w trakcie awarii KSeF będą przesyłane między podatnikami, tylko w nieco innym trybie.

Ustawodawca przewidział różne tryby działania KSeF, a więc tryb online, offline24, niedostępność i bardzo ważny tryb awarii. W trakcie awarii KSeF sposób działania w praktyce będzie sprowadzał się to do tego, że faktury będą wystawiane według wzoru i struktury faktury ustrukturyzowanej, ale będą mogły być przesyłane do kontrahenta z pominięciem KSeF.

Ryzyko polega nie tyle na samej awarii, co na braku przygotowanych procedur na czas awarii i w szczególności na braku uzgodnień z kontrahentami, co do sposobu wysyłania faktur w trakcie awarii KSeF. Ustawa mówi o przesyłaniu faktur w sposób uzgodniony z kontrahentem, a to obejmuje zarówno oczekiwanie na koniec awarii, jak i przesłanie faktury e-mailem.

Firmy, które nie ustalą wcześniej, jak wymieniają się fakturami w czasie awarii, mogą bardzo szybko znaleźć się w sporze: czy faktura została wystawiona i wysłana prawidłowo, czy płatność jest wymagalna, czy można otrzymaną fakturę zaksięgować.

Niedostosowane umowy i procesy

Dużym wyzwaniem jest dostosowanie umów zawartych między kontrahentami do standardów KSeF. Przykładowo, wiele obowiązujących dziś umów handlowych:
- zakłada przekazywanie faktur e-mailem, na konkretny adres e-mail,
- uzależnia termin płatności od doręczenia faktury w sposób przewidziany w umowie,
- uzależnia prawidłowość faktury od różnego rodzaju załączników, dołączanych do tych faktur.

W świecie KSeF takie zapisy mogą stać się źródłem sporów. Brak aktualizacji umów to jedno z najbardziej niedocenianych ryzyk, które ujawni się dopiero w praktyce, jak pojawią się spory między kontrahentami.

Oszustwa i fałszywe poczucie bezpieczeństwa

Jednym z największych paradoksów KSeF jest to, że może on zwiększyć skuteczność oszustów, przynajmniej na początku. Dlaczego? Ponieważ KSeF może rodzić fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Faktura z KSeF może być postrzegana jako bezpieczna, skoro pochodzi z rządowego systemu. Tymczasem system KSeF nie weryfikuje, czy transakcja miała miejsce, czy faktura jest wystawiana przez oszusta, czy ma na celu wyłudzenie pieniędzy.

Co więcej, wystarczy znać numer NIP, aby przesłać przez KSeF fakturę do dowolnego podmiotu w Polsce. Nie trzeba znać szczególnego adresu e-mail, faktura nie musi mieć podszywać się wyglądem pod fakturę kontrahenta. Każda faktura z KSeF będzie wyglądała tak samo autentycznie.

Zatem pojawią się bardzo niebezpieczne zjawiska, gdzie KSeF będzie główną osią ataku. Przykładowo:
- puste faktury, będące elementem karuzeli podatkowej,
- podszywanie się pod kontrahentów, jeśli nieuczciwy podmiot przejmie dane uwierzytelniające do KSeF,
- próby wyłudzeń płatności na podstawie faktur „za obowiązkowe opłaty KSeF”, „za przedłużenie dostępu do strony”,
- złośliwe wystawianie faktur przez np. pracownika na okresie wypowiedzenia,
- niebezpieczne linki lub kody QR przesyłane razem z rzekomymi fakturami wystawionymi w trybie offline.

Automatyzacja i realne oszczędności

KSeF to również szanse na usprawnienie procesów, na ułatwienia, które zostaną z nami na lata. KSeF to faktury w postaci danych, a nie plików PDF. To otwiera drogę do zautomatyzowanego księgowania, efektywnego obiegu faktur w organizacji, większej integracji faktur z innymi systemami, możliwości bardzo głębokiej i szerokiej analizy danych na fakturach sprzedażowych i zakupowych, eliminacji ręcznego przepisywania danych.

Dodajmy do tego możliwości, jakie oferują technologie sztucznej inteligencji i mamy pole do naprawdę daleko idących usprawnień. Wiele z tych szans stanie się standardem szybciej, niż się spodziewamy.

Dziś będzie bolało. Za dwa lata nikt nie będzie chciał wracać

Historia cyfryzacji pokazuje jedno: największy opór zawsze pojawia się na początku. Tak było z JPK, e-deklaracjami, bankowością elektroniczną. KSeF również dziś budzi strach, jutro będzie w miarę okiełznany, a niedługo powrót do „PDF-ów na mailu” będzie nie do pomyślenia. Nie dlatego, że KSeF jest idealny. Ale dlatego, że upraszcza rzeczy, które dziś są niepotrzebnie skomplikowane.

Zbigniew Makowski, doradca podatkowy

Polecamy: VAT 2026. Komentarz
Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia