KSeF po starcie: system działa, ale firmy dopiero uczą się nowej rzeczywistości

• KSeF zdał egzamin stabilności, problemem okazała się jednak identyfikacja użytkowników
• Bezpieczeństwo i ciągłość pracy – dlaczego jeden sposób logowania do KSeF to za mało?
• KSeF w praktyce. Rok przejściowy dla biznesu – adaptacja zamiast perfekcji
• KSeF jako obowiązek czy impuls do automatyzacji procesów?
• Największe bariery wdrożenia KSeF obnażyły słabości firmowych procesów
• KSeF pokazał słabe ogniwo firm – problemem okazały się dane, nie technologia

Pierwsze dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stały się ważnym testem zarówno dla infrastruktury państwowej, jak i dla organizacji księgowych oraz przedsiębiorstw. Po początkowych obawach i medialnych doniesieniach o problemach technicznych obraz sytuacji jest dziś znacznie spokojniejszy: system działa prawidłowo, natomiast największym wyzwaniem okazuje się dostosowanie firm do nowych zasad i organizacji pracy z dokumentami.
Analiza doświadczeń użytkowników pokazuje, że trudności nie wynikały głównie z samego działania KSeF, lecz z przygotowania procesów i przyzwyczajeń firm do pracy w pełni cyfrowym środowisku.

KSeF zdał egzamin stabilności, problemem okazała się jednak identyfikacja użytkowników

Najważniejszy wniosek z pierwszych dni funkcjonowania systemu jest następujący: system działał stabilnie i przetwarzał faktury, mimo że część użytkowników miała problemy z logowaniem. Kluczowe okazało się rozróżnienie między:

• awarią systemu,
• a problemami z dostępem do niego.

Przeciążenie Profilu Zaufanego sprawiło, że wielu użytkowników nie mogło zalogować się do aplikacji przeglądarkowej. Jednocześnie faktury wysyłane przez systemy księgowe poprzez API były przetwarzane prawidłowo. W praktyce oznaczało to, że „drzwi wejściowe” były chwilowo zablokowane, ale sam system w środku pracował normalnie. W wielu firmach doprowadziło to jednak do niepotrzebnej paniki i wstrzymywania procesów, mimo że dokumenty mogły być przesyłane innymi kanałami.

Bezpieczeństwo i ciągłość pracy – dlaczego jeden sposób logowania do KSeF to za mało?

Pierwsze dni pokazały również, że opieranie się wyłącznie na logowaniu przez Profil Zaufany nie jest bezpiecznym rozwiązaniem dla organizacji, które codziennie wysyłają i odbierają dużą liczbę faktur.

Najstabilniej działały integracje systemów księgowych wykorzystujące połączenia API i stosowane do identyfikacji użytkownika tokeny i certyfikaty.

Firmy powinny jak najszybciej wdrożyć alternatywne metody autoryzacji i traktować je jako podstawowy sposób komunikacji z KSeF, a logowanie ręczne jako rozwiązanie pomocnicze.

KSeF w praktyce. Rok przejściowy dla biznesu – adaptacja zamiast perfekcji

Ministerstwo Finansów podkreśla, że pierwszy rok działania KSeF powinien być traktowany jako czas uczenia się nowych procesów, a nie jako test bezbłędności. Dla wielu firm oznacza to konieczność:

• uporządkowania ról i odpowiedzialności w obiegu dokumentów,
• przetestowania procedur awaryjnych,
• dostosowania systemów księgowych,
• weryfikacji jakości danych kontrahentów.

KSeF dostarcza dokumenty w jednolitym standardzie, ale nie rozstrzyga, kto w firmie powinien je obsługiwać czy księgować. Te decyzje pozostają po stronie organizacji.

KSeF jako obowiązek czy impuls do automatyzacji procesów?

Choć wielu przedsiębiorców postrzega system głównie jako nowy obowiązek, to jest on przede wszystkim szansą na automatyzację procesów. Jednolity standard faktury oznacza, że systemy mogą komunikować się jednym „językiem”. W praktyce umożliwia to:

• automatyczne importowanie dokumentów,
• szybsze księgowanie,
• sprawniejsze zamykanie okresów,
• budowanie analityki kosztów na bazie pełnych danych.

Warunkiem wykorzystania tej szansy jest jednak odejście od papierowych przyzwyczajeń. Nie ma tutaj innej opcji.

Największe bariery wdrożenia KSeF obnażyły słabości firmowych procesów

Z moich obserwacji oraz rozmów z działami księgowymi i przedsiębiorcami wynika, że problemy pierwszych dni rzadko wynikały z samego działania systemu. Najczęściej były efektem przyzwyczajeń oraz braku przygotowania procesów do pracy w nowym modelu. W wielu firmach brak możliwości zalogowania się przez Profil Zaufany został uznany za awarię całego KSeF, co prowadziło do wstrzymywania wysyłki dokumentów, mimo że faktury mogły być przetwarzane przez integracje systemowe działające w tle.

Równolegle pojawiło się nieco problemów technicznych związanych z samym uwierzytelnianiem. W praktyce spotykałem sytuacje, w których wygenerowany token nie został zapisany, choć system pokazuje go tylko jeden raz, albo wygenerowano niewłaściwy typ certyfikatu, przez co system księgowy nie mógł połączyć się z KSeF. Błędy te nie są skomplikowane, ale w codziennej pracy potrafią całkowicie zatrzymać proces wysyłki lub odbioru faktur.

Jednocześnie wyraźnie widać przenoszenie papierowych przyzwyczajeń do świata cyfrowego. Zdarza się, że faktury pobrane z KSeF są drukowane tylko po to, aby ktoś ręcznie przepisał dane do systemu księgowego. W takim modelu traci się wszystkie korzyści wynikające z elektronicznej formy dokumentu i automatycznego przetwarzania danych.

Do tego dochodzi niepotrzebna presja czasu. W wielu zespołach pojawiło się przekonanie, że faktura widoczna w KSeF musi zostać od razu zaksięgowana. Tymczasem system zmienił jedynie sposób dostarczania dokumentu, a nie zasady rozliczeń czy terminy ujęcia dokumentów w księgach. W efekcie księgowi generowali sobie dodatkowy stres w okresie i tak dużej liczby obowiązków.

KSeF pokazał słabe ogniwo firm – problemem okazały się dane, nie technologia

Pierwsze dni działania systemu ujawniły także problemy z jakością danych w firmowych bazach kontrahentów. Systemy integrujące się z KSeF zaczęły odrzucać dokumenty, gdy brakowało wymaganych danych, na przykład pełnego adresu kontrahenta. Dla wielu przedsiębiorstw było to pierwsze tak wyraźne zderzenie z faktem, że uporządkowanie danych staje się konieczne, jeśli chce się korzystać z automatyzacji.

Pojawiały się też próby ręcznego operowania plikami XML w niewłaściwym kontekście, na przykład wczytywania dokumentów do systemu innej firmy niż ta, dla której zostały wystawione. Mechanizmy walidacyjne słusznie blokowały takie operacje, choć dla użytkowników wyglądało to czasem jak błąd systemu.

Warto również podkreślić, że mimo przechowywania dokumentów w KSeF przez 10 lat, obowiązek archiwizacji po stronie przedsiębiorstw nie znika. Firmy nadal powinny pobierać faktury do własnych systemów, ponieważ przepisy rachunkowe mogą wymagać ich przechowywania przez dłuższy okres lub w innej formie organizacyjnej.

Po pierwszych dniach działania systemu obraz sytuacji jest więc znacznie spokojniejszy niż w momencie startu. Z mojej perspektywy widać wyraźnie, że największym wyzwaniem nie jest technologia, lecz zmiana sposobu pracy z dokumentami. System funkcjonuje, natomiast firmy dopiero uczą się wykorzystywać jego możliwości i porządkować procesy wewnętrzne. Można powiedzieć, że pierwszy test nie był sprawdzianem dla systemu, ale dla organizacji, które właśnie zaczęły proces adaptacji do nowej, cyfrowej rzeczywistości obiegu faktur.

Autor: Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych, Symfonia