REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF po starcie: system działa, ale firmy dopiero uczą się nowej rzeczywistości

ksef faktury firma gov
KSeF wystartował. System działa, ale firmy zderzyły się z poważnym problemem
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

Pierwsze dni działania Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że technologia zdała egzamin, natomiast prawdziwe wyzwania stoją dziś przed przedsiębiorstwami i księgowością. Problemy nie wynikały głównie z systemu, lecz z procesów, przyzwyczajeń oraz przygotowania organizacji do pracy w pełni cyfrowym obiegu dokumentów.

rozwiń >

Pierwsze dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stały się ważnym testem zarówno dla infrastruktury państwowej, jak i dla organizacji księgowych oraz przedsiębiorstw. Po początkowych obawach i medialnych doniesieniach o problemach technicznych obraz sytuacji jest dziś znacznie spokojniejszy: system działa prawidłowo, natomiast największym wyzwaniem okazuje się dostosowanie firm do nowych zasad i organizacji pracy z dokumentami.
Analiza doświadczeń użytkowników pokazuje, że trudności nie wynikały głównie z samego działania KSeF, lecz z przygotowania procesów i przyzwyczajeń firm do pracy w pełni cyfrowym środowisku.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

KSeF zdał egzamin stabilności, problemem okazała się jednak identyfikacja użytkowników

Najważniejszy wniosek z pierwszych dni funkcjonowania systemu jest następujący: system działał stabilnie i przetwarzał faktury, mimo że część użytkowników miała problemy z logowaniem. Kluczowe okazało się rozróżnienie między:

  • awarią systemu,
  • a problemami z dostępem do niego.

Przeciążenie Profilu Zaufanego sprawiło, że wielu użytkowników nie mogło zalogować się do aplikacji przeglądarkowej. Jednocześnie faktury wysyłane przez systemy księgowe poprzez API były przetwarzane prawidłowo. W praktyce oznaczało to, że „drzwi wejściowe” były chwilowo zablokowane, ale sam system w środku pracował normalnie. W wielu firmach doprowadziło to jednak do niepotrzebnej paniki i wstrzymywania procesów, mimo że dokumenty mogły być przesyłane innymi kanałami.

Bezpieczeństwo i ciągłość pracy – dlaczego jeden sposób logowania do KSeF to za mało?

Pierwsze dni pokazały również, że opieranie się wyłącznie na logowaniu przez Profil Zaufany nie jest bezpiecznym rozwiązaniem dla organizacji, które codziennie wysyłają i odbierają dużą liczbę faktur.

Najstabilniej działały integracje systemów księgowych wykorzystujące połączenia API i stosowane do identyfikacji użytkownika tokeny i certyfikaty.

Firmy powinny jak najszybciej wdrożyć alternatywne metody autoryzacji i traktować je jako podstawowy sposób komunikacji z KSeF, a logowanie ręczne jako rozwiązanie pomocnicze.

REKLAMA

KSeF w praktyce. Rok przejściowy dla biznesu – adaptacja zamiast perfekcji

Ministerstwo Finansów podkreśla, że pierwszy rok działania KSeF powinien być traktowany jako czas uczenia się nowych procesów, a nie jako test bezbłędności. Dla wielu firm oznacza to konieczność:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • uporządkowania ról i odpowiedzialności w obiegu dokumentów,
  • przetestowania procedur awaryjnych,
  • dostosowania systemów księgowych,
  • weryfikacji jakości danych kontrahentów.

KSeF dostarcza dokumenty w jednolitym standardzie, ale nie rozstrzyga, kto w firmie powinien je obsługiwać czy księgować. Te decyzje pozostają po stronie organizacji.

KSeF jako obowiązek czy impuls do automatyzacji procesów?

Choć wielu przedsiębiorców postrzega system głównie jako nowy obowiązek, to jest on przede wszystkim szansą na automatyzację procesów. Jednolity standard faktury oznacza, że systemy mogą komunikować się jednym „językiem”. W praktyce umożliwia to:

  • automatyczne importowanie dokumentów,
  • szybsze księgowanie,
  • sprawniejsze zamykanie okresów,
  • budowanie analityki kosztów na bazie pełnych danych.

Warunkiem wykorzystania tej szansy jest jednak odejście od papierowych przyzwyczajeń. Nie ma tutaj innej opcji.

Największe bariery wdrożenia KSeF obnażyły słabości firmowych procesów

Z moich obserwacji oraz rozmów z działami księgowymi i przedsiębiorcami wynika, że problemy pierwszych dni rzadko wynikały z samego działania systemu. Najczęściej były efektem przyzwyczajeń oraz braku przygotowania procesów do pracy w nowym modelu. W wielu firmach brak możliwości zalogowania się przez Profil Zaufany został uznany za awarię całego KSeF, co prowadziło do wstrzymywania wysyłki dokumentów, mimo że faktury mogły być przetwarzane przez integracje systemowe działające w tle.

Równolegle pojawiło się nieco problemów technicznych związanych z samym uwierzytelnianiem. W praktyce spotykałem sytuacje, w których wygenerowany token nie został zapisany, choć system pokazuje go tylko jeden raz, albo wygenerowano niewłaściwy typ certyfikatu, przez co system księgowy nie mógł połączyć się z KSeF. Błędy te nie są skomplikowane, ale w codziennej pracy potrafią całkowicie zatrzymać proces wysyłki lub odbioru faktur.

Jednocześnie wyraźnie widać przenoszenie papierowych przyzwyczajeń do świata cyfrowego. Zdarza się, że faktury pobrane z KSeF są drukowane tylko po to, aby ktoś ręcznie przepisał dane do systemu księgowego. W takim modelu traci się wszystkie korzyści wynikające z elektronicznej formy dokumentu i automatycznego przetwarzania danych.

Do tego dochodzi niepotrzebna presja czasu. W wielu zespołach pojawiło się przekonanie, że faktura widoczna w KSeF musi zostać od razu zaksięgowana. Tymczasem system zmienił jedynie sposób dostarczania dokumentu, a nie zasady rozliczeń czy terminy ujęcia dokumentów w księgach. W efekcie księgowi generowali sobie dodatkowy stres w okresie i tak dużej liczby obowiązków.

KSeF pokazał słabe ogniwo firm – problemem okazały się dane, nie technologia

Pierwsze dni działania systemu ujawniły także problemy z jakością danych w firmowych bazach kontrahentów. Systemy integrujące się z KSeF zaczęły odrzucać dokumenty, gdy brakowało wymaganych danych, na przykład pełnego adresu kontrahenta. Dla wielu przedsiębiorstw było to pierwsze tak wyraźne zderzenie z faktem, że uporządkowanie danych staje się konieczne, jeśli chce się korzystać z automatyzacji.

Pojawiały się też próby ręcznego operowania plikami XML w niewłaściwym kontekście, na przykład wczytywania dokumentów do systemu innej firmy niż ta, dla której zostały wystawione. Mechanizmy walidacyjne słusznie blokowały takie operacje, choć dla użytkowników wyglądało to czasem jak błąd systemu.

Warto również podkreślić, że mimo przechowywania dokumentów w KSeF przez 10 lat, obowiązek archiwizacji po stronie przedsiębiorstw nie znika. Firmy nadal powinny pobierać faktury do własnych systemów, ponieważ przepisy rachunkowe mogą wymagać ich przechowywania przez dłuższy okres lub w innej formie organizacyjnej.

Po pierwszych dniach działania systemu obraz sytuacji jest więc znacznie spokojniejszy niż w momencie startu. Z mojej perspektywy widać wyraźnie, że największym wyzwaniem nie jest technologia, lecz zmiana sposobu pracy z dokumentami. System funkcjonuje, natomiast firmy dopiero uczą się wykorzystywać jego możliwości i porządkować procesy wewnętrzne. Można powiedzieć, że pierwszy test nie był sprawdzianem dla systemu, ale dla organizacji, które właśnie zaczęły proces adaptacji do nowej, cyfrowej rzeczywistości obiegu faktur.

Autor: Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych, Symfonia

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
KSeF wywróci rynek księgowości? Nadchodzi moment prawdy dla tysięcy firm w Polsce

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) może stać się początkiem największej transformacji rynku usług księgowych od lat. Eksperci ostrzegają: to nie jest tylko zwykła zmiana technologiczna. To prawdziwy test dojrzałości operacyjnej, który dla wielu firm może oznaczać konieczność kosztownych inwestycji albo marginalizację.

Przegapiłeś termin na skargę do sądu? To orzeczenie może uratować Twoją firmę! Przełomowy sygnał od NSA

Przegapiłeś termin na złożenie skargi do sądu administracyjnego? To jeszcze nie musi oznaczać końca walki z fiskusem. Najnowsze postanowienie Naczelny Sąd Administracyjny pokazuje, że nawet zwykłe pismo, z którego wynika sprzeciw wobec decyzji urzędu, może zostać uznane za skuteczną skargę. Dla przedsiębiorców i podatników to jasny sygnał: w sporze z organami skarbowymi liczy się treść i intencja, a nie sam tytuł dokumentu.

KSeF dobrowolny dla MŚP? Konfederacja składa projekt ustawy i krytykuje obowiązkowy system e-faktur

Burza wokół Krajowego Systemu e-Faktur narasta. Konfederacja chce rewolucji i zapowiada projekt ustawy, który może całkowicie zmienić zasady gry dla milionów firm. Padają mocne słowa o „maksymalnej inwigilacji” i groźbie masowych bankructw.

Czym jest pochodzenie towaru i dlaczego ma kluczowe znaczenie w imporcie?

W imporcie liczy się nie tylko to, co sprowadzasz, ale również skąd to pochodzi w sensie prawnym. Pochodzenie towaru nie jest „krajem dostawcy” ani „miejscem magazynu”, lecz formalny status wynikający z reguł unijnych i międzynarodowych przypisanych do danego towaru. Co istotne – dopiero po ustaleniu pochodzenia można w ogóle rozważać preferencje taryfowe, czyli obniżone lub zerowe cło. Błąd w tym obszarze potrafi kosztować firmę znacznie więcej niż różnica w stawce celnej: może uruchomić korekty, dopłaty, odsetki, a nawet odpowiedzialność w obszarze compliance.

REKLAMA

Rolnicy dostają nawet kilkadziesiąt tysięcy rocznie za hektar. Ale jeden zapis w umowie OZE może zablokować ziemię na 30 lat!

Oferty kuszą ogromnymi pieniędzmi, ale eksperci ostrzegają: nie podpisuj „od ręki”. Umowy pod OZE wiążą grunt nawet na trzy dekady i mogą zdecydować o przyszłości całego gospodarstwa.

Kto będzie karany za zaksięgowanie fałszywej faktury pobranej z KSeF? MATRIX „otrzymywania” faktur w KSeF

Gdy pobraną z KSeF sfałszowaną lub tylko poświadczającą nieprawdę fakturę ktoś zaksięguje (zaliczy w koszty, odliczy podatek naliczony) popełni czyn zabroniony zagrożony karą. Nawet gdy zrobi to za niego „automatycznie” jego oprogramowanie. Kto popełni ten czyn? Na pewno ta osoba, która miała dostęp do KSeF i „ściągnęła” ten dokument – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Sprzedaż zwolniona z VAT: obowiązek wystawienia faktury tylko na żądanie nabywcy

To, co się dzieje wokół wystawiania faktur z tytułu sprzedaży zwolnionej od VAT, przekroczyło już granicę groteski. Przepisy na ten temat są jednoznaczne, obowiązują od ponad 20 lat i mają utrwaloną praktykę interpretacyjną – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Skarbówka przegrywa w sądzie spór o rozliczanie kosztów. Firmy oszczędzą miliony złotych. Klucz przychodowy a klucz przeznaczenia

Klucz przychodowy rozliczania kosztów ma fundamentalne znaczenie dla działalności firm. Odzwierciedla bowiem rzeczywistą strukturę prowadzonego biznesu. Pozwala przypisać wydatki do rzeczywistej sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, a tym samym realnie zaoszczędzić tysiące, a w przypadku większych firm – nawet miliony złotych. Niedawny wyrok sądu administracyjnego powinien wpłynąć na nieprzychylne podejście organów podatkowych do tej kwestii, jednocześnie pozwolić spółkom na polepszenie płynności finansowej i wspomniane milionowe oszczędności.

REKLAMA

Rozliczanie kryptowalut w PIT 2025/2026. Jak uniknąć sporów ze skarbówką?

Rynek kryptowalut w Polsce rośnie, a wraz z nim rośnie też liczba osób, które muszą uporządkować rozliczenia podatkowe. W praktyce najwięcej problemów nie wynika z braku zysku, tylko z błędów w dokumentacji. Przykładem będzie złe wykazanie kosztów, mieszania różnych typów transakcji albo przekonania, że obowiązek podatkowy pojawia się dopiero przy wypłacie złotówek z giełdy. W rozliczeniach za 2025 i 2026 rok warto trzymać się kilku zasad, które realnie ograniczają ryzyko sporu ze skarbówką. Dlaczego dobrze jest wykazywać koszty nawet bez wyjścia do fiatów? Co ze stablecoinami i czy nadal rozlicza się je, jak dotychczas? Więcej na ten temat dowiesz się w tym artykule.

KSeF zalewa spółdzielnie fakturami. Z 10 miesięcznie zrobiło się 170

Chaos po wdrożeniu KSeF uderza w spółdzielnie mieszkaniowe oraz samorządy. Liczba faktur za prąd wzrosła kilkunastokrotnie, księgowi pracują ręcznie na plikach, a koszty wciąż rosną. Eksperci mówią wprost: problemem jest brak jednolitych standardów wystawiania e-faktur.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

REKLAMA