Pierwsze zderzenie z KSeF za nami: 3 podstawowe błędy firm

• Pierwsze zderzenie z KSeF
• 1. Nieuporządkowane uprawnienia
• 2. Brak ustaleń z biurem rachunkowym
• 3. Zlekceważenie rozmiaru zmian
• Darmowe narzędzia MF do KSeF

Pierwsze zderzenie z KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje podmioty sektora MŚP. Tymczasem z badania SaldeoSMART wynika, że odsetek małych i średnich przedsiębiorstw przekonanych o potrzebie istnienia KSeF spadł w ciągu ostatnich pięciu miesięcy z 61% do 52%. Największą zmianę widać wśród małych firm – w tej grupie udział pozytywnych ocen dla centralnego systemu zmniejszył się aż o 13 punktów procentowych.

Zdaniem ekspertów branży księgowej wzrost nieufności wobec KSeF nie jest przypadkowy. – Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty” – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.

Przez ostatnie dwa miesiące podmioty MŚP obserwowały, jak z wdrożeniem KSeF radzą sobie największe przedsiębiorstwa, które zostały objęte zmianami już 1 lutego 2026 roku. Na bazie tych doświadczeń można wskazać obszary, na które mniejsze biznesy powinny zwrócić szczególną uwagę podczas dostosowywania się do nowego obowiązku. Jakie błędy popełniają firmy?

1. Nieuporządkowane uprawnienia

Na etapie przygotowań do pracy z KSeF wiele przedsiębiorstw generuje certyfikaty, ale nie nadaje użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. W efekcie pojawiają się sytuacje, w których dostęp jest poprawnie skonfigurowany technicznie, a mimo to system nie pozwala na wykonanie podstawowych operacji. Trzeba pamiętać, że sam certyfikat nie daje możliwości działania – dopiero przypisanie odpowiednich ról pozwala na wystawianie i pobieranie faktur.

Dodatkowym wyzwaniem jest wybór rodzaju certyfikatu. W przypadku pracy zespołowej bezpieczniejszym rozwiązaniem jest model bazujący na NIP, który pozwala zarządzać dostępem na poziomie firmy. Certyfikaty powiązane z PESEL mają charakter indywidualny i nie powinny być współdzielone.

2. Brak ustaleń z biurem rachunkowym

W trakcie przygotowań wiele firm nie doprecyzowało ze swoim biurem rachunkowym, jak w praktyce ma wyglądać współpraca przy KSeF. W efekcie część przedsiębiorców założyła, że wszystkie działania związane z systemem leżą po stronie księgowych. Brak takich ustaleń przekłada się na sytuacje, w których nie wiadomo, kto odpowiada za pobieranie faktur, nadawanie uprawnień czy bieżącą obsługę platformy. W praktyce oznacza to opóźnienia i błędy, dezorganizację pracy i brak kontroli nad procesem księgowania. W skrajnych przypadkach prowadzi to nawet do rozstania z dotychczasowym biurem rachunkowym, gdy okazuje się, że nie jest ono przygotowane do pracy w nowych realiach.

– Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART.

3. Zlekceważenie rozmiaru zmian

Wiele firm podchodzi do KSeF jak do zmiany technologicznej, podczas gdy w praktyce oznacza ona konieczność przebudowania sposobu pracy z dokumentami. Nowy system wpływa nie tylko na wystawianie faktur, ale także na ich obieg, akceptację i dostęp do danych w organizacji. Co czwarta firma w badaniu SaldeoSMART wskazała zmianę procesów wewnętrznych jako jedną z głównych barier związanych z wdrożeniem KSeF, a 26% zwraca uwagę na problemy z dopasowaniem systemów i oprogramowania do nowych wymagań.

Darmowe narzędzia MF do KSeF

Jednocześnie wraz z udostępnieniem przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw założyło, że będą one wystarczające do pracy z centralnym systemem. To podejście wciąż jest silne – 36% badanych przez SaldeoSMART podmiotów planuje z nich korzystać. W praktyce jednak coraz częściej dochodzi do zderzenia tych założeń z rzeczywistością. Księgowi wskazują, że o ile podstawowe rozwiązania mogą sprawdzić się przy bardzo prostej działalności, to przy większej liczbie dokumentów szybko pojawiają się ograniczenia - zwłaszcza wtedy, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do skali działalności i procesów w firmie.

Jednocześnie firmy, które korzystają z rozwiązań dobrze zintegrowanych z KSeF i mają uporządkowane procesy, przechodzą przez wdrożenie znacznie sprawniej. – Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – zauważa Agnieszka Ligocka.

Podstawowe narzędzia mogą więc dobrze sprawdzić się przy prostej działalności, natomiast wraz ze wzrostem skali firmy rośnie potrzeba bardziej zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązań. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że ich zaplecze technologiczne, w tym wykorzystywane systemy i rozwiązania IT, są zintegrowane z KSeF i dostosowane do wymagań pracy z rządową platformą. Jak pokazuje praktyka największych przedsiębiorstw, odpowiednie przygotowanie nie tylko ogranicza ryzyko błędów, ale przede wszystkim pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego, który w pierwszych tygodniach działania KSeF okazał się jednym z największych wyzwań. W praktyce oznacza to, że sukces wdrożenia KSeF zależy także od tego, na ile praca z rządowym systemem jest dla użytkowników intuicyjna i uporządkowana.

O badaniu:

Badanie zostało przeprowadzone w marcu 2026 roku przez agencję badawczą Choreograph na zlecenie SaldeoSMART. Wzięli w nim udział przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw, a także biur rachunkowych w Polsce. Celem badania było poznanie stopnia przygotowania firm do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, identyfikacja najważniejszych barier technologicznych i organizacyjnych oraz zbadanie nastawienia przedsiębiorstw do zmian wynikających z cyfryzacji obiegu dokumentów.

Źródło: SaldeoSMART