REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018

Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wejście w życie RODO pociągnęło za sobą zmiany w obszarze ochrony danych osobowych także w innych ustawach. I tak do Kodeksu pracy wprowadzono nowe przepisy w zakresie monitoringu pracowników, które, podobnie jako RODO, obowiązują od 25 maja 2018 r.

Nowe przepisy regulują dwa rodzaje monitoringu:

REKLAMA

Autopromocja

1) monitoring zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy oraz

2) monitoring poczty elektronicznej.

Przepisy dopuszczają także stosowanie innych form monitoringu, ale tylko wtedy, jeżeli zachodzą przesłanki, które uzasadniałyby jego stosowanie. Warto jednak zaznaczyć, że pojęcie „inne formy monitoringu” nie zostało zdefiniowane.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Serwis Kadry

Co i jak wolno monitorować

Monitoring zakładu pracy polega na rejestracji obrazu i jest dozwolony wyłącznie w przypadkach, które mają na celu:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
  • ochronę mienia,
  • kontrolę produkcji,
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrowersje wzbudza monitoring poczty elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że dotyczy on wyłącznie korespondencji służbowej. Jest on dopuszczalny tylko w sytuacjach, jeśli okaże się narzędziem niezbędnym do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy..

Trzeba spełnić dodatkowe wymogi

A zatem nie każdy pracodawca może stosować monitoring. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, jeżeli zachodzi którakolwiek z powyższych przesłanek. Istnieją także dodatkowe wymagania w przypadku monitoringu pomieszczeń takich jak szatnie, toalety, stołówki czy palarnie oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W takich pomieszczeniach wolno zainstalować kamery tylko pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika oraz nie naruszy zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Dodatkowo obraz z takiej kamery powinien uniemożliwić rozpoznanie osób, przebywających w tych pomieszczeniach. Również monitoring poczty elektronicznej zawiera dodatkowe obostrzenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na monitorowanie skrzynki mailowej, obowiązuje go zakaz naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Przechowywanie nagrań

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Następnie nagranie obrazu, które zawiera dane osobowe (tj. wszystkie informacje, które identyfikują lub mogą pośrednio identyfikować osobę fizyczną) musi zostać zniszczone. Przewidziano jeden wyjątek: jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym postępowaniu lub pracodawca otrzymał wiadomość, iż mogą stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku termin przechowywania nagrania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jak wprowadzić monitoring

Nowe przepisy regulują także samą procedurę wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy. Powinna wyglądać ona następująco:

  • pracodawca ustala cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
  • pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
  • pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
  • ponadto, przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o stosowaniu monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Nowe przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego. Dlatego pracodawcy, którzy już stosują monitoring, powinni swoje procedury niezwłocznie dostosować do nowych wymogów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nowe uregulowania w zakresie stosowania monitoringu w miejscu pracy należy ocenić bardzo pozytywnie. Brak regulacji w tej kwestii dotychczas działał na niekorzyść pracowników, ponieważ zdarzało się, że monitoring był narzędziem kontrolowania wszystkich zachowań pracowników. Teraz nie będzie to już możliwe, ponieważ nowe przepisy wskazują bardzo wyraźnie, kiedy i w jakim celu wolno stosować monitoring.

Izabela Kwacz, adwokat w warszawskim biurze Rödl & Partner

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA