REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wejście w życie RODO pociągnęło za sobą zmiany w obszarze ochrony danych osobowych także w innych ustawach. I tak do Kodeksu pracy wprowadzono nowe przepisy w zakresie monitoringu pracowników, które, podobnie jako RODO, obowiązują od 25 maja 2018 r.

Nowe przepisy regulują dwa rodzaje monitoringu:

REKLAMA

Autopromocja

1) monitoring zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy oraz

2) monitoring poczty elektronicznej.

Przepisy dopuszczają także stosowanie innych form monitoringu, ale tylko wtedy, jeżeli zachodzą przesłanki, które uzasadniałyby jego stosowanie. Warto jednak zaznaczyć, że pojęcie „inne formy monitoringu” nie zostało zdefiniowane.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Serwis Kadry

Co i jak wolno monitorować

Monitoring zakładu pracy polega na rejestracji obrazu i jest dozwolony wyłącznie w przypadkach, które mają na celu:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
  • ochronę mienia,
  • kontrolę produkcji,
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrowersje wzbudza monitoring poczty elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że dotyczy on wyłącznie korespondencji służbowej. Jest on dopuszczalny tylko w sytuacjach, jeśli okaże się narzędziem niezbędnym do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy..

Trzeba spełnić dodatkowe wymogi

A zatem nie każdy pracodawca może stosować monitoring. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, jeżeli zachodzi którakolwiek z powyższych przesłanek. Istnieją także dodatkowe wymagania w przypadku monitoringu pomieszczeń takich jak szatnie, toalety, stołówki czy palarnie oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W takich pomieszczeniach wolno zainstalować kamery tylko pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika oraz nie naruszy zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Dodatkowo obraz z takiej kamery powinien uniemożliwić rozpoznanie osób, przebywających w tych pomieszczeniach. Również monitoring poczty elektronicznej zawiera dodatkowe obostrzenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na monitorowanie skrzynki mailowej, obowiązuje go zakaz naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Przechowywanie nagrań

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Następnie nagranie obrazu, które zawiera dane osobowe (tj. wszystkie informacje, które identyfikują lub mogą pośrednio identyfikować osobę fizyczną) musi zostać zniszczone. Przewidziano jeden wyjątek: jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym postępowaniu lub pracodawca otrzymał wiadomość, iż mogą stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku termin przechowywania nagrania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jak wprowadzić monitoring

Nowe przepisy regulują także samą procedurę wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy. Powinna wyglądać ona następująco:

  • pracodawca ustala cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
  • pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
  • pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
  • ponadto, przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o stosowaniu monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Nowe przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego. Dlatego pracodawcy, którzy już stosują monitoring, powinni swoje procedury niezwłocznie dostosować do nowych wymogów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nowe uregulowania w zakresie stosowania monitoringu w miejscu pracy należy ocenić bardzo pozytywnie. Brak regulacji w tej kwestii dotychczas działał na niekorzyść pracowników, ponieważ zdarzało się, że monitoring był narzędziem kontrolowania wszystkich zachowań pracowników. Teraz nie będzie to już możliwe, ponieważ nowe przepisy wskazują bardzo wyraźnie, kiedy i w jakim celu wolno stosować monitoring.

Izabela Kwacz, adwokat w warszawskim biurze Rödl & Partner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA