REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rödl & Partner
Audyt, BPO, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wejście w życie RODO pociągnęło za sobą zmiany w obszarze ochrony danych osobowych także w innych ustawach. I tak do Kodeksu pracy wprowadzono nowe przepisy w zakresie monitoringu pracowników, które, podobnie jako RODO, obowiązują od 25 maja 2018 r.

Nowe przepisy regulują dwa rodzaje monitoringu:

REKLAMA

Autopromocja

1) monitoring zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy oraz

2) monitoring poczty elektronicznej.

Przepisy dopuszczają także stosowanie innych form monitoringu, ale tylko wtedy, jeżeli zachodzą przesłanki, które uzasadniałyby jego stosowanie. Warto jednak zaznaczyć, że pojęcie „inne formy monitoringu” nie zostało zdefiniowane.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Serwis Kadry

Co i jak wolno monitorować

Monitoring zakładu pracy polega na rejestracji obrazu i jest dozwolony wyłącznie w przypadkach, które mają na celu:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
  • ochronę mienia,
  • kontrolę produkcji,
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrowersje wzbudza monitoring poczty elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że dotyczy on wyłącznie korespondencji służbowej. Jest on dopuszczalny tylko w sytuacjach, jeśli okaże się narzędziem niezbędnym do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy..

Trzeba spełnić dodatkowe wymogi

A zatem nie każdy pracodawca może stosować monitoring. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, jeżeli zachodzi którakolwiek z powyższych przesłanek. Istnieją także dodatkowe wymagania w przypadku monitoringu pomieszczeń takich jak szatnie, toalety, stołówki czy palarnie oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W takich pomieszczeniach wolno zainstalować kamery tylko pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika oraz nie naruszy zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Dodatkowo obraz z takiej kamery powinien uniemożliwić rozpoznanie osób, przebywających w tych pomieszczeniach. Również monitoring poczty elektronicznej zawiera dodatkowe obostrzenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na monitorowanie skrzynki mailowej, obowiązuje go zakaz naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Przechowywanie nagrań

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Następnie nagranie obrazu, które zawiera dane osobowe (tj. wszystkie informacje, które identyfikują lub mogą pośrednio identyfikować osobę fizyczną) musi zostać zniszczone. Przewidziano jeden wyjątek: jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym postępowaniu lub pracodawca otrzymał wiadomość, iż mogą stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku termin przechowywania nagrania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jak wprowadzić monitoring

Nowe przepisy regulują także samą procedurę wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy. Powinna wyglądać ona następująco:

  • pracodawca ustala cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
  • pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
  • pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
  • ponadto, przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o stosowaniu monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Nowe przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego. Dlatego pracodawcy, którzy już stosują monitoring, powinni swoje procedury niezwłocznie dostosować do nowych wymogów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nowe uregulowania w zakresie stosowania monitoringu w miejscu pracy należy ocenić bardzo pozytywnie. Brak regulacji w tej kwestii dotychczas działał na niekorzyść pracowników, ponieważ zdarzało się, że monitoring był narzędziem kontrolowania wszystkich zachowań pracowników. Teraz nie będzie to już możliwe, ponieważ nowe przepisy wskazują bardzo wyraźnie, kiedy i w jakim celu wolno stosować monitoring.

Izabela Kwacz, adwokat w warszawskim biurze Rödl & Partner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Prof. Modzelewski: Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jak?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA