Kiedy pracodawca może stosować monitoring pracowników - zmiany w Kodeksie pracy 2018

Nowe przepisy regulują dwa rodzaje monitoringu:

1) monitoring zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy oraz

2) monitoring poczty elektronicznej.

Przepisy dopuszczają także stosowanie innych form monitoringu, ale tylko wtedy, jeżeli zachodzą przesłanki, które uzasadniałyby jego stosowanie. Warto jednak zaznaczyć, że pojęcie „inne formy monitoringu” nie zostało zdefiniowane.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

Co i jak wolno monitorować

Monitoring zakładu pracy polega na rejestracji obrazu i jest dozwolony wyłącznie w przypadkach, które mają na celu:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochronę mienia,
• kontrolę produkcji,
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrowersje wzbudza monitoring poczty elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że dotyczy on wyłącznie korespondencji służbowej. Jest on dopuszczalny tylko w sytuacjach, jeśli okaże się narzędziem niezbędnym do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy..

Trzeba spełnić dodatkowe wymogi

A zatem nie każdy pracodawca może stosować monitoring. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, jeżeli zachodzi którakolwiek z powyższych przesłanek. Istnieją także dodatkowe wymagania w przypadku monitoringu pomieszczeń takich jak szatnie, toalety, stołówki czy palarnie oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W takich pomieszczeniach wolno zainstalować kamery tylko pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika oraz nie naruszy zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Dodatkowo obraz z takiej kamery powinien uniemożliwić rozpoznanie osób, przebywających w tych pomieszczeniach. Również monitoring poczty elektronicznej zawiera dodatkowe obostrzenia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na monitorowanie skrzynki mailowej, obowiązuje go zakaz naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Przechowywanie nagrań

Nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Następnie nagranie obrazu, które zawiera dane osobowe (tj. wszystkie informacje, które identyfikują lub mogą pośrednio identyfikować osobę fizyczną) musi zostać zniszczone. Przewidziano jeden wyjątek: jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym postępowaniu lub pracodawca otrzymał wiadomość, iż mogą stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku termin przechowywania nagrania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jak wprowadzić monitoring

Nowe przepisy regulują także samą procedurę wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy. Powinna wyglądać ona następująco:

• pracodawca ustala cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
• pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
• pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
• ponadto, przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o stosowaniu monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy.

Nowe przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego. Dlatego pracodawcy, którzy już stosują monitoring, powinni swoje procedury niezwłocznie dostosować do nowych wymogów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nowe uregulowania w zakresie stosowania monitoringu w miejscu pracy należy ocenić bardzo pozytywnie. Brak regulacji w tej kwestii dotychczas działał na niekorzyść pracowników, ponieważ zdarzało się, że monitoring był narzędziem kontrolowania wszystkich zachowań pracowników. Teraz nie będzie to już możliwe, ponieważ nowe przepisy wskazują bardzo wyraźnie, kiedy i w jakim celu wolno stosować monitoring.

Izabela Kwacz, adwokat w warszawskim biurze Rödl & Partner