Obowiązek ustanowienia IOD (Inspektora Ochrony Danych)

Należy pamiętać, ze osoba pełniąca funkcję IOD korzysta ze specjalnego statusu. Przykładowo IOD nie może między innymi otrzymywać instrukcji czy zaleceń dotyczących wykonywania przez niego zadań. Nie może też być odwołany ani karany przez Administratora ani podmiot przetwarzający za wypełnianie swoich obowiązków. Ponadto zgodnie z RODO osoba pełniąca funkcje IOD powinna bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu Administratora lub podmiotu przetwarzającego ( a więc zarządowi w przypadku spółek prawa handlowego lub innej osobie, która zgodnie z obowiązującymi przepisami pełni funkcje kierownika danej jednostki). Przepisy RODO określają zadania IOD związane z przestrzeganiem ochrony danych osobowych (art.39 RODO).

Zadania te w świetle przepisów RODO obejmują :

(i) informowanie Administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o ochronie danych, a także doradzanie im w tych sprawach,

(ii) monitorowanie przestrzegania przepisów RODO, innych przepisów o ochronie danych oraz polityki Administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w procedurze przetwarzania danych oraz powiązane z tym audyty,

(iii) udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz ich monitorowania,

(iv) współpraca z organem nadzorczym,

(v) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych oraz prowadzenie konsultacji we wszelkich innych spawach wynikających z przepisów RODO.

Tak, jak wspomniano powyżej jest to lista minimalna, którą w umowie z IOD można rozszerzyć (np. powierzyć IOD prowadzenie rejestru czynności). Na zakończenie należy podkreślić, że IOD, co do zasady, nie są osobiście odpowiedzialni za niezgodność przetwarzania z wymogami ochrony danych (RODO). Z przepisów RODO (art.24 ust.1) jasno wynika, iż to administrator lub podmiot przetwarzający zobowiązany jest do zapewnienia i wykazania zgodności przetwarzania danych z przepisami prawa (tzw. zasada rozliczalności).

Wojciech Ostrowski Radca prawny w Kancelarii Rachelski i Wspólnicy