Compliance w nowej ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

„Jednym z najważniejszych aspektów planowanej ustawy jest wyraźne podkreślenie odpowiedzialności członków zarządu za wprowadzenie odpowiednich procedur zapobiegania nieprawidłowościom. Ryzyko naruszenia prawa może pojawić się bez wiedzy osób zarządzających, jednak to właśnie one poniosą odpowiedzialność za wywołane szkody wobec spółki, jeśli nie dołożyły należytej staranności w zabezpieczeniu organizacji. Zaniedbanie procesów bezpieczeństwa skutkować może konsekwencjami prawnymi, jak i ekonomicznymi i wizerunkowymi. Od członków zarządu wymaga się nie tylko sumienności w wykonywaniu zadań, ale także określonego poziomu fachowości i znajomości regulacji prawnych i mechanizmów zarządzania, w tym krytycznej weryfikacji rezultatu prac zleconych profesjonalnym doradcom.” – zauważa mecenas Jeremiasz Kuśmierz z kancelarii Magnusson.

Dla przedsiębiorców i członków spółek ważna jest świadomość w zakresie wymaganych procedur i ewentualnych konsekwencji w przypadku niewywiązania się z ich wdrożenia.

Zmiany wprowadzane przez nową ustawę

W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw wymogiem stanie się powołanie osoby lub komórki organizacyjnej nadzorującej przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność spółki. W obecnym kształcie ustawy unikną tego jedynie mikroprzedsiębiorstwa. Ponadto zdecydowanie większą ochroną objęci zostaną sygnaliści (tzw. whistle-blowers), czyli osoby decydujące się na zgłaszanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu zakładu. To od nich rozpoczyna się proces odnotowywania, reagowania i późniejszego zapobiegania takim zjawiskom jak mobbing, dyskryminacja czy korupcja. Rozbieżności w regulacjach dotyczących ochrony sygnalistów w różnych krajach członkowskich zostały zauważone przez Parlament Europejski, który w kwietniu bieżącego roku przyjął projekt dyrektywy o ochronie osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii.

Ważną kwestią poruszaną w ustawie jest odpowiedzialność spółki za czyny popełnione przez powiązane z nią osoby trzecie – pracowników, podwykonawców spółki i osoby uprawnione do jej reprezentowania. Odpowiedzialność wynikać będzie w tym przypadku z niewystarczającej dokładności w nadzorowaniu prac prowadzonych przez osoby popełniające czyn zabroniony. „Może to rodzić w przedsiębiorcach obawy związane z szerszym niż dotychczas zakresem odpowiedzialności za osoby trzecie i koniecznością wdrożenia dodatkowych programów zapobiegjących nadużyciom. Dlatego ważne jest nie tylko zareagowanie na ustawę po jej wejściu w życie, ale przyjrzenie się, w którym miejscu znajdujemy się jako organizacja obecnie, jakie praktyki będą wymagały długofalowych zmian, a które procedury możemy wprowadzić od zaraz.” – dodaje Kuśmierz.

Aby skutecznie chronić organizację przed nieprawidłowościami, niezbędne jest działanie nie tylko na szczeblu menadżerskim i zarządzającym, ale zaangażowanie wszystkich pracowników. To oni często jako pierwsi zauważają niewłaściwe procedery, takie jak prześladowanie współpracowników czy korupcja. Dzięki zapewnianiu im bezstronnego, bezpiecznego i ogólnodostępnego systemu raportowania nieprawidłowości, zarząd zdobywa wiedzę o negatywnych praktykach panujących wśród podwładnych i zyskuje możliwość szybkiego reagowania na sytuację.  

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Polecamy: INFORLEX Biznes

Czy konieczna jest nowa treść ustawy?

Zmiany w międzynarodowych regulacjach w prawie przekładają się na codzienność polskiego przedsiębiorcy, nadzorującego spółkę z segmentu MSP. Prawodawstwo unijne dotychczas nadzorowało zarządzanie ryzykiem wystąpienia nadużyć w sposób wybiórczy, skupiając się na konkretnych sytuacjach i wrażliwych sektorach - instytucjach finansowych, bankowych i ubezpieczeniowych. Ma to jednak zmienić nowa forma ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. 

„Ustawa w jej aktualnym brzmieniu zmierza w stronę rozwoju dobrych praktyk w przedsiębiorstwie i zbliża polskie ustawodawstwo do powszechnie akceptowanych międzynarodowych standardów, obecnych już w innych krajach Unii Europejskiej. Jednak zmiany docierają do nas również za sprawą aktywności samych przedsiębiorców i korporacji, które prowadząc działalność na szczeblu międzynarodowym, same wdrażają nowe modele zarządzania w podległych im polskich spółkach.” – wyjaśnia Kuśmierz.

Przedsiębiorców do nowej treści ustawy może przekonać postulowana możliwość zwolnienia z odpowiedzialności, gdy nieprawidłowości wystąpią pomimo wdrożenia odpowiednich mechanizmów zabezpieczających. W wielu przypadkach wykluczy to również odpowiedzialność członków zarządu wobec samej spółki.  Podstawowym zabezpieczeniem członków zarządu przez zbyt daleko posuniętą odpowiedzialnością jest miernik zachowania należytej staranności w zarządzaniu organizacją – narzędzie nieprecyzyjne i interpretowane w kontekście charakteru działalności, zmiennych regulacji i standardów rynkowych. Interpretacja należytej staranności członków organów spółek w kontekście obowiązujących standardów zarządzania zgodnością w firmie pozwoli zbliżyć Polskę do nowych trendów i zintegrować z ustawodawstwem stosowanym w innych krajach.

Rządowy projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary