REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić

Subskrybuj nas na Youtube
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Cassioli Polska

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa przyśpieszyła decyzje wielu firm o przeprowadzeniu biznesu przez proces cyfrowej transformacji i zautomatyzowaniu przepływu pracy. Pytanie brzmi od czego zacząć, a największym wyzwaniem jest to, jak to zrobić poprawnie. Ogrom możliwości i rozwiązań technologicznych dostępnych na rynku może przyprawić o ból głowy. Decyzja o wyborze strategii i narzędzia to jedna z najtrudniejszych decyzji. Dlatego specjaliści z Qalcwise.com, producenta platformy SaaS do budowy aplikacji biznesowych bez programowania, przygotowali przewodnik, który krok po kroku pomoże przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfrowa transformacja to najlepsze rozwiązanie, gdy musimy pracować w rozproszonych zespołach i zdalnie. Dzięki automatyzacji możemy odciążyć pracowników, usprawnić i kontrolować obieg pracy, przyspieszyć obieg dokumentów i podejmowanie decyzji.

REKLAMA

Autopromocja

Korzyści z digitalizacji jest więcej:

  • redukcja kosztów administracyjnych
  • wgląd w kompletne dane „w czasie rzeczywistym”
  • szybsze i sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów
  • lepsza kontrola procesów i finansów
  • szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe
  • minimalizacja ludzkich pomyłek i nadużyć
  • większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy
  • oszczędność czasu i wzrost produktywności
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne (eliminacja papieru)

Czego potrzebujesz, aby stworzyć wydajne przedsiębiorstwo w nowym modelu zdalnym lub hybrydowym? To oczywiste – sprawnej komunikacji. Ale co to naprawdę oznacza? Potrzebujesz skutecznego i bezpiecznego narzędzia, które zapewni każdemu dostęp do zasobów wiedzy firmy. Aby jednak wybrać najbardziej odpowiednie narzędzie, należy najpierw dokładnie określić potrzeby i wymagania. Oto jak krok po kroku przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych:

Zidentyfikuj obszary

Pytanie od czego zacząć było o wiele trudniejsze przed wybuchem pandemii. Teraz odpowiedź na nie jest o wiele prostsza, ponieważ przedsiębiorstwa na własnej skórze przekonały się, które obszary sprawiają największy problem, gdy praca w biurze jest niemożliwa. Wielu przedsiębiorców już wie, co było najtrudniej przenieść do trybu „home office” i dla większości były to właśnie procesy obsługiwane manualnie, dokumentami papierowymi – kadrowe i administracyjne. A więc pierwszy krok to ustalić, które obszary trzeba poddać digitalizacji.

Zmapuj procesy

Gdy już zidentyfikujesz kluczowe obszary, przyjrzyj się samym procesom. Ustal hierarchię, zaczynając od tych procesów, które mają największy wpływ na twoją organizację, a następnie wskaż zaangażowane osoby.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odwzoruj rzeczywisty przebieg procesu i weź pod uwagę wyjątki, sytuacje, gdy normalny przebieg zostaje zakłócony. Wskaż również najsłabsze obszary, tzw. wąskie gardła, gdzie proces często się blokuje. Określ, które jego elementy są ważne i jakie wiążą się z nimi ryzyka. Na przykład, co się stanie, jeśli nie opłacisz faktur w terminie (kontrahent się wycofa? stracisz wiarygodność?).

Szukaj bardziej efektywnych rozwiązań

REKLAMA

Dopiero tak opisany proces pozwoli ci zobaczyć, co można w nim zmienić, uprościć i skrócić. Czy jakieś czynności się powtarzają? Czy można go zdywersyfikować? Często okazuje się np., że wszystkie wydatki w firmie musi akceptować CFO, co bardzo wydłuża czas oczekiwania. A może wydatki do pewnej kwoty, np. 2000 zł mogłaby akceptować Główna Księgowa?

Wskazówka: Większość firm przygotowuje prototypy na papierze lub w Excelu, nie wiedząc, że może od razu projektować przebieg procesu w docelowym narzędziu, np. aplikacji biznesowej. Dzięki czemu szybko i wygodnie można wprowadzić zmiany. Unikamy również powtarzania czynności, a zatem oszczędzamy czas.

Określ wymagania

REKLAMA

Czas zastanowić się, jakie funkcjonalności powinno zapewnić Ci nowe narzędzie. Kluczowe będą te, które zapewnią transparentność procesu. Zdigitilizowane procesy muszą być nadal widoczne w organizacji, trzeba im zapewnić możliwość audytu lub kontroli z zewnątrz, tak jak przy procesach papierowych. W tym celu nowe rozwiązanie powinno zbierać pełną historię logowań, zmian, udostępnień itd. Powinieneś mieć możliwość przechowywania dokumentów w formie akceptowalnej prawnie. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie zapewnia zgodność z np. prawem pracy, przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i pozwala na integrację z elektronicznym podpisem.

Istotne będą również wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania w chmurze, bezpieczne szyfrowanie, loginy i hasła dla każdego użytkownika, SSO (połączenie z istniejącym system bezpieczeństwa) i bezpieczne środowisko.

Wskazówka: Nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii dokumentów (poza umowami o pracę). Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w systemie ostatnim krokiem rozliczenia procesu może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugi: wystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna.

Jak Qalcwise może pomóc?

Qalcwise to narzędzie do tworzenia aplikacji, które umożliwiają digitalizację i automatyzację dowolnego przepływu pracy bez programowania. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji (np. wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe), tworząc biura całkowicie bez papieru. Pracownicy szybko przekonują się, że praca z aplikacjami jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu.

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%! A dzięki temu, że nie wymagają programowania, ich wdrożenie jest nawet 70x szybsze niż tradycyjnego software'u.

*****

Qalcwise - Start-up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no-code do budowy aplikacji biznesowych przez nie-programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

REKLAMA

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

REKLAMA

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

REKLAMA