REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić

Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Cassioli Polska

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa przyśpieszyła decyzje wielu firm o przeprowadzeniu biznesu przez proces cyfrowej transformacji i zautomatyzowaniu przepływu pracy. Pytanie brzmi od czego zacząć, a największym wyzwaniem jest to, jak to zrobić poprawnie. Ogrom możliwości i rozwiązań technologicznych dostępnych na rynku może przyprawić o ból głowy. Decyzja o wyborze strategii i narzędzia to jedna z najtrudniejszych decyzji. Dlatego specjaliści z Qalcwise.com, producenta platformy SaaS do budowy aplikacji biznesowych bez programowania, przygotowali przewodnik, który krok po kroku pomoże przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfrowa transformacja to najlepsze rozwiązanie, gdy musimy pracować w rozproszonych zespołach i zdalnie. Dzięki automatyzacji możemy odciążyć pracowników, usprawnić i kontrolować obieg pracy, przyspieszyć obieg dokumentów i podejmowanie decyzji.

Autopromocja

Korzyści z digitalizacji jest więcej:

  • redukcja kosztów administracyjnych
  • wgląd w kompletne dane „w czasie rzeczywistym”
  • szybsze i sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów
  • lepsza kontrola procesów i finansów
  • szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe
  • minimalizacja ludzkich pomyłek i nadużyć
  • większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy
  • oszczędność czasu i wzrost produktywności
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne (eliminacja papieru)

Czego potrzebujesz, aby stworzyć wydajne przedsiębiorstwo w nowym modelu zdalnym lub hybrydowym? To oczywiste – sprawnej komunikacji. Ale co to naprawdę oznacza? Potrzebujesz skutecznego i bezpiecznego narzędzia, które zapewni każdemu dostęp do zasobów wiedzy firmy. Aby jednak wybrać najbardziej odpowiednie narzędzie, należy najpierw dokładnie określić potrzeby i wymagania. Oto jak krok po kroku przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych:

Zidentyfikuj obszary

Pytanie od czego zacząć było o wiele trudniejsze przed wybuchem pandemii. Teraz odpowiedź na nie jest o wiele prostsza, ponieważ przedsiębiorstwa na własnej skórze przekonały się, które obszary sprawiają największy problem, gdy praca w biurze jest niemożliwa. Wielu przedsiębiorców już wie, co było najtrudniej przenieść do trybu „home office” i dla większości były to właśnie procesy obsługiwane manualnie, dokumentami papierowymi – kadrowe i administracyjne. A więc pierwszy krok to ustalić, które obszary trzeba poddać digitalizacji.

Zmapuj procesy

Gdy już zidentyfikujesz kluczowe obszary, przyjrzyj się samym procesom. Ustal hierarchię, zaczynając od tych procesów, które mają największy wpływ na twoją organizację, a następnie wskaż zaangażowane osoby.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odwzoruj rzeczywisty przebieg procesu i weź pod uwagę wyjątki, sytuacje, gdy normalny przebieg zostaje zakłócony. Wskaż również najsłabsze obszary, tzw. wąskie gardła, gdzie proces często się blokuje. Określ, które jego elementy są ważne i jakie wiążą się z nimi ryzyka. Na przykład, co się stanie, jeśli nie opłacisz faktur w terminie (kontrahent się wycofa? stracisz wiarygodność?).

Szukaj bardziej efektywnych rozwiązań

Dopiero tak opisany proces pozwoli ci zobaczyć, co można w nim zmienić, uprościć i skrócić. Czy jakieś czynności się powtarzają? Czy można go zdywersyfikować? Często okazuje się np., że wszystkie wydatki w firmie musi akceptować CFO, co bardzo wydłuża czas oczekiwania. A może wydatki do pewnej kwoty, np. 2000 zł mogłaby akceptować Główna Księgowa?

Wskazówka: Większość firm przygotowuje prototypy na papierze lub w Excelu, nie wiedząc, że może od razu projektować przebieg procesu w docelowym narzędziu, np. aplikacji biznesowej. Dzięki czemu szybko i wygodnie można wprowadzić zmiany. Unikamy również powtarzania czynności, a zatem oszczędzamy czas.

Określ wymagania

Czas zastanowić się, jakie funkcjonalności powinno zapewnić Ci nowe narzędzie. Kluczowe będą te, które zapewnią transparentność procesu. Zdigitilizowane procesy muszą być nadal widoczne w organizacji, trzeba im zapewnić możliwość audytu lub kontroli z zewnątrz, tak jak przy procesach papierowych. W tym celu nowe rozwiązanie powinno zbierać pełną historię logowań, zmian, udostępnień itd. Powinieneś mieć możliwość przechowywania dokumentów w formie akceptowalnej prawnie. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie zapewnia zgodność z np. prawem pracy, przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i pozwala na integrację z elektronicznym podpisem.

Istotne będą również wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania w chmurze, bezpieczne szyfrowanie, loginy i hasła dla każdego użytkownika, SSO (połączenie z istniejącym system bezpieczeństwa) i bezpieczne środowisko.

Wskazówka: Nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii dokumentów (poza umowami o pracę). Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w systemie ostatnim krokiem rozliczenia procesu może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugi: wystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna.

Jak Qalcwise może pomóc?

Qalcwise to narzędzie do tworzenia aplikacji, które umożliwiają digitalizację i automatyzację dowolnego przepływu pracy bez programowania. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji (np. wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe), tworząc biura całkowicie bez papieru. Pracownicy szybko przekonują się, że praca z aplikacjami jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu.

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%! A dzięki temu, że nie wymagają programowania, ich wdrożenie jest nawet 70x szybsze niż tradycyjnego software'u.

*****

Qalcwise - Start-up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no-code do budowy aplikacji biznesowych przez nie-programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy przepis podatkowy napisany w złej wierze nie rodzi normy prawnej? Dlaczego podatnicy unikają stosowania takich przepisów?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą często kontestują obowiązki nakładane na podstawie przepisów podatkowych. Nigdy wcześniej nie spotkałem się z tym w takim natężeniu – może na przełomie lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych XX wieku, gdy wprowadzono drakońskie przepisy tzw. popiwku – pisze prof. Witold Modzelewski. Dlaczego tak się dzieje?

Szef KAS: Fundacje rodzinne nie są środkiem do unikania opodatkowania

Szef Krajowej Administracji skarbowej wydał opinię zabezpieczającą w której potwierdził, że utworzenie fundacji, wniesienie do niej akcji i następnie ich sprzedaż nie będzie tzw. „unikaniem opodatkowania”, mimo wysokich korzyści podatkowych. Opinię zabezpieczające wydaje się właśnie w celu rozstrzygnięcia, czy proponowana czynność tym unikaniem by była.
Przedmiotowa opinia została wydana na wniosek przedsiębiorcy, który planuje utworzenie rodzinnej platformy inwestycyjnej przy wykorzystaniu Fundacji poprzez wniesienie do niej m.in. akcji spółki. Natomiast spółka jest właścicielem spółek zależnych, które uzyskują przychody prowadząc działalność operacyjną w różnych krajach świata. 

Laptopy otrzymane przez uczniów i nauczycieli zwolnione z PIT - rozporządzenie MF

Laptopy oraz bony na laptopy, otrzymane w 2023 r. przez uczniów i nauczycieli, są zwolnione z PIT – wynika z rozporządzenia MF, które weszło w życie we wtorek 23 kwietnia 2024 r.

Kontyngent możliwym lekarstwem na cła

Każdy towar o statusie celnym nieunijnym w momencie wjazdu na terytorium UE obciążony jest długiem celnym. Dług ten wynika z unijnych przepisów prawa. Uzależniony jest od kodu taryfy celnej, wartości celnej towaru, pochodzenia oraz zastosowanej waluty dla danej transakcji. Unia Europejska stoi na straży konkurencyjności swoich rodzimych przedsiębiorstw, a to oznacza, że ma wielorakie narzędzia do swojej dyspozycji, aby zapewnić bezpieczne funkcjonowanie naszym przedsiębiorcom. Jednym z takich narzędzi jest cło ochronne (odwetowe), którego celem jest ochrona produkcji unijnej przed konkurencją z krajów trzecich. Często cło to występuje z cłem antydumpingowym, którego z kolei celem jest wyrównanie cen rynkowych towaru sprowadzanego z krajów trzecich z towarem produkowanym w UE.

Rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok - termin w 2024 roku, zasady [komunikat ZUS]. Jak wypełnić i do kiedy złożyć ZUS DRA lub ZUS RCA?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że część płatników składek - osób prowadzących pozarolniczą działalność - musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. W dniu 20 maja 2024 r. mija termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., w którym uwzględnione będzie to rozliczenie.

Nowe zwolnienia z PIT za 2023 r. Jeszcze tydzień na złożenie zeznania albo korekty [Rzut na taśmę rządu]

Skorzystają osoby, które otrzymały możliwość kupna laptopów na preferencyjnych warunkach. Przede wszystkim nauczyciele. Nie muszą płacić podatku od bonu 2500 zł na komputer. Podobnie rodzice uczniów IV klas, którzy otrzymali darmowe komputery dla swoich dzieci. 

Transformacja ESG w polskich firmach. Jak sfinansować?

Większość firm deklaruje, że zrównoważony rozwój jest dla nich ważny a nawet kluczowy. Ale jedynie 65% z nich jest gotowych inwestować w działania z nim związane. Największym wyzwaniem dla firm pozostaje pozyskanie finansowania na inwestycje zrównoważone - określonego przez większość firm jako główne wyzwanie w procesie transformacji ESG. Przedsiębiorstwa w Polsce, pomimo, że korzystają z części dostępnych narzędzi wsparcia, to jednak nie wykorzystują w pełni ich potencjału. Tak wynika z najnowszego raportu Ayming Polska. W związku z wejściem w życie dyrektywy CSRD, autorzy raportu postanowili zapytać organizacje 250+ m.in. o to, jak przygotowują się na zmiany, jakie wyzwania w związku z nimi identyfikują oraz w jaki sposób zamierzają finansować transformację ESG.

Bon energetyczny - czy trzeba będzie zapłacić podatek od jego wartości?

W uwagach do projektu ustawy o bonie energetycznym Ministerstwo Finansów sugeruje, aby beneficjentów bonu energetycznego zwolnić z podatku, inaczej będą musieli zapłacić PIT.

Legalna praca w Niemczech - rozliczenie podatkowe. Średni zwrot podatku z Niemiec to ok. 4 tys. zł. Czy trzeba złożyć PIT-a w Polsce?

Na złożenie deklaracji podatkowej w Polsce został zaledwie tydzień. Termin mija 30 kwietnia 2024 r. Jeśli więc w 2023 roku pracowałeś w Niemczech i wciąż zastanawiasz się czy masz obowiązek złożyć zeznanie podatkowe w Polsce i wykazać dochód zarobiony u naszego zachodniego sąsiada, to ten artykuł jest dla Ciebie. 

Fundacja rodzinna wynajmuje mieszkania - kwestie podatkowe

Fundacja rodzinna może wykonywać działalność gospodarczą jedynie w ustalonym ustawowo zakresie. Na podstawie art. 5 ustawy o fundacjach rodzinnych – fundacja rodzinna może prowadzić działalność z zakresu najmu, dzierżawy lub udostępniania mienia do korzystania na innej podstawie. Co za tym, idzie może np. wynajmować lokale mieszkalne.

REKLAMA