REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić

Subskrybuj nas na Youtube
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Cassioli Polska

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa przyśpieszyła decyzje wielu firm o przeprowadzeniu biznesu przez proces cyfrowej transformacji i zautomatyzowaniu przepływu pracy. Pytanie brzmi od czego zacząć, a największym wyzwaniem jest to, jak to zrobić poprawnie. Ogrom możliwości i rozwiązań technologicznych dostępnych na rynku może przyprawić o ból głowy. Decyzja o wyborze strategii i narzędzia to jedna z najtrudniejszych decyzji. Dlatego specjaliści z Qalcwise.com, producenta platformy SaaS do budowy aplikacji biznesowych bez programowania, przygotowali przewodnik, który krok po kroku pomoże przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfrowa transformacja to najlepsze rozwiązanie, gdy musimy pracować w rozproszonych zespołach i zdalnie. Dzięki automatyzacji możemy odciążyć pracowników, usprawnić i kontrolować obieg pracy, przyspieszyć obieg dokumentów i podejmowanie decyzji.

REKLAMA

Autopromocja

Korzyści z digitalizacji jest więcej:

  • redukcja kosztów administracyjnych
  • wgląd w kompletne dane „w czasie rzeczywistym”
  • szybsze i sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów
  • lepsza kontrola procesów i finansów
  • szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe
  • minimalizacja ludzkich pomyłek i nadużyć
  • większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy
  • oszczędność czasu i wzrost produktywności
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne (eliminacja papieru)

Czego potrzebujesz, aby stworzyć wydajne przedsiębiorstwo w nowym modelu zdalnym lub hybrydowym? To oczywiste – sprawnej komunikacji. Ale co to naprawdę oznacza? Potrzebujesz skutecznego i bezpiecznego narzędzia, które zapewni każdemu dostęp do zasobów wiedzy firmy. Aby jednak wybrać najbardziej odpowiednie narzędzie, należy najpierw dokładnie określić potrzeby i wymagania. Oto jak krok po kroku przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych:

Zidentyfikuj obszary

Pytanie od czego zacząć było o wiele trudniejsze przed wybuchem pandemii. Teraz odpowiedź na nie jest o wiele prostsza, ponieważ przedsiębiorstwa na własnej skórze przekonały się, które obszary sprawiają największy problem, gdy praca w biurze jest niemożliwa. Wielu przedsiębiorców już wie, co było najtrudniej przenieść do trybu „home office” i dla większości były to właśnie procesy obsługiwane manualnie, dokumentami papierowymi – kadrowe i administracyjne. A więc pierwszy krok to ustalić, które obszary trzeba poddać digitalizacji.

Zmapuj procesy

Gdy już zidentyfikujesz kluczowe obszary, przyjrzyj się samym procesom. Ustal hierarchię, zaczynając od tych procesów, które mają największy wpływ na twoją organizację, a następnie wskaż zaangażowane osoby.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odwzoruj rzeczywisty przebieg procesu i weź pod uwagę wyjątki, sytuacje, gdy normalny przebieg zostaje zakłócony. Wskaż również najsłabsze obszary, tzw. wąskie gardła, gdzie proces często się blokuje. Określ, które jego elementy są ważne i jakie wiążą się z nimi ryzyka. Na przykład, co się stanie, jeśli nie opłacisz faktur w terminie (kontrahent się wycofa? stracisz wiarygodność?).

Szukaj bardziej efektywnych rozwiązań

REKLAMA

Dopiero tak opisany proces pozwoli ci zobaczyć, co można w nim zmienić, uprościć i skrócić. Czy jakieś czynności się powtarzają? Czy można go zdywersyfikować? Często okazuje się np., że wszystkie wydatki w firmie musi akceptować CFO, co bardzo wydłuża czas oczekiwania. A może wydatki do pewnej kwoty, np. 2000 zł mogłaby akceptować Główna Księgowa?

Wskazówka: Większość firm przygotowuje prototypy na papierze lub w Excelu, nie wiedząc, że może od razu projektować przebieg procesu w docelowym narzędziu, np. aplikacji biznesowej. Dzięki czemu szybko i wygodnie można wprowadzić zmiany. Unikamy również powtarzania czynności, a zatem oszczędzamy czas.

Określ wymagania

REKLAMA

Czas zastanowić się, jakie funkcjonalności powinno zapewnić Ci nowe narzędzie. Kluczowe będą te, które zapewnią transparentność procesu. Zdigitilizowane procesy muszą być nadal widoczne w organizacji, trzeba im zapewnić możliwość audytu lub kontroli z zewnątrz, tak jak przy procesach papierowych. W tym celu nowe rozwiązanie powinno zbierać pełną historię logowań, zmian, udostępnień itd. Powinieneś mieć możliwość przechowywania dokumentów w formie akceptowalnej prawnie. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie zapewnia zgodność z np. prawem pracy, przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i pozwala na integrację z elektronicznym podpisem.

Istotne będą również wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania w chmurze, bezpieczne szyfrowanie, loginy i hasła dla każdego użytkownika, SSO (połączenie z istniejącym system bezpieczeństwa) i bezpieczne środowisko.

Wskazówka: Nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii dokumentów (poza umowami o pracę). Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w systemie ostatnim krokiem rozliczenia procesu może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugi: wystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna.

Jak Qalcwise może pomóc?

Qalcwise to narzędzie do tworzenia aplikacji, które umożliwiają digitalizację i automatyzację dowolnego przepływu pracy bez programowania. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji (np. wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe), tworząc biura całkowicie bez papieru. Pracownicy szybko przekonują się, że praca z aplikacjami jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu.

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%! A dzięki temu, że nie wymagają programowania, ich wdrożenie jest nawet 70x szybsze niż tradycyjnego software'u.

*****

Qalcwise - Start-up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no-code do budowy aplikacji biznesowych przez nie-programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA