REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić

Subskrybuj nas na Youtube
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Automatyzacja w biznesie - jak zacząć, co robić
Cassioli Polska

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa przyśpieszyła decyzje wielu firm o przeprowadzeniu biznesu przez proces cyfrowej transformacji i zautomatyzowaniu przepływu pracy. Pytanie brzmi od czego zacząć, a największym wyzwaniem jest to, jak to zrobić poprawnie. Ogrom możliwości i rozwiązań technologicznych dostępnych na rynku może przyprawić o ból głowy. Decyzja o wyborze strategii i narzędzia to jedna z najtrudniejszych decyzji. Dlatego specjaliści z Qalcwise.com, producenta platformy SaaS do budowy aplikacji biznesowych bez programowania, przygotowali przewodnik, który krok po kroku pomoże przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfrowa transformacja to najlepsze rozwiązanie, gdy musimy pracować w rozproszonych zespołach i zdalnie. Dzięki automatyzacji możemy odciążyć pracowników, usprawnić i kontrolować obieg pracy, przyspieszyć obieg dokumentów i podejmowanie decyzji.

REKLAMA

Autopromocja

Korzyści z digitalizacji jest więcej:

  • redukcja kosztów administracyjnych
  • wgląd w kompletne dane „w czasie rzeczywistym”
  • szybsze i sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów
  • lepsza kontrola procesów i finansów
  • szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe
  • minimalizacja ludzkich pomyłek i nadużyć
  • większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy
  • oszczędność czasu i wzrost produktywności
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne (eliminacja papieru)

Czego potrzebujesz, aby stworzyć wydajne przedsiębiorstwo w nowym modelu zdalnym lub hybrydowym? To oczywiste – sprawnej komunikacji. Ale co to naprawdę oznacza? Potrzebujesz skutecznego i bezpiecznego narzędzia, które zapewni każdemu dostęp do zasobów wiedzy firmy. Aby jednak wybrać najbardziej odpowiednie narzędzie, należy najpierw dokładnie określić potrzeby i wymagania. Oto jak krok po kroku przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych:

Zidentyfikuj obszary

Pytanie od czego zacząć było o wiele trudniejsze przed wybuchem pandemii. Teraz odpowiedź na nie jest o wiele prostsza, ponieważ przedsiębiorstwa na własnej skórze przekonały się, które obszary sprawiają największy problem, gdy praca w biurze jest niemożliwa. Wielu przedsiębiorców już wie, co było najtrudniej przenieść do trybu „home office” i dla większości były to właśnie procesy obsługiwane manualnie, dokumentami papierowymi – kadrowe i administracyjne. A więc pierwszy krok to ustalić, które obszary trzeba poddać digitalizacji.

Zmapuj procesy

Gdy już zidentyfikujesz kluczowe obszary, przyjrzyj się samym procesom. Ustal hierarchię, zaczynając od tych procesów, które mają największy wpływ na twoją organizację, a następnie wskaż zaangażowane osoby.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odwzoruj rzeczywisty przebieg procesu i weź pod uwagę wyjątki, sytuacje, gdy normalny przebieg zostaje zakłócony. Wskaż również najsłabsze obszary, tzw. wąskie gardła, gdzie proces często się blokuje. Określ, które jego elementy są ważne i jakie wiążą się z nimi ryzyka. Na przykład, co się stanie, jeśli nie opłacisz faktur w terminie (kontrahent się wycofa? stracisz wiarygodność?).

Szukaj bardziej efektywnych rozwiązań

Dopiero tak opisany proces pozwoli ci zobaczyć, co można w nim zmienić, uprościć i skrócić. Czy jakieś czynności się powtarzają? Czy można go zdywersyfikować? Często okazuje się np., że wszystkie wydatki w firmie musi akceptować CFO, co bardzo wydłuża czas oczekiwania. A może wydatki do pewnej kwoty, np. 2000 zł mogłaby akceptować Główna Księgowa?

Wskazówka: Większość firm przygotowuje prototypy na papierze lub w Excelu, nie wiedząc, że może od razu projektować przebieg procesu w docelowym narzędziu, np. aplikacji biznesowej. Dzięki czemu szybko i wygodnie można wprowadzić zmiany. Unikamy również powtarzania czynności, a zatem oszczędzamy czas.

Określ wymagania

Czas zastanowić się, jakie funkcjonalności powinno zapewnić Ci nowe narzędzie. Kluczowe będą te, które zapewnią transparentność procesu. Zdigitilizowane procesy muszą być nadal widoczne w organizacji, trzeba im zapewnić możliwość audytu lub kontroli z zewnątrz, tak jak przy procesach papierowych. W tym celu nowe rozwiązanie powinno zbierać pełną historię logowań, zmian, udostępnień itd. Powinieneś mieć możliwość przechowywania dokumentów w formie akceptowalnej prawnie. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie zapewnia zgodność z np. prawem pracy, przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i pozwala na integrację z elektronicznym podpisem.

REKLAMA

Istotne będą również wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania w chmurze, bezpieczne szyfrowanie, loginy i hasła dla każdego użytkownika, SSO (połączenie z istniejącym system bezpieczeństwa) i bezpieczne środowisko.

Wskazówka: Nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii dokumentów (poza umowami o pracę). Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w systemie ostatnim krokiem rozliczenia procesu może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugi: wystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna.

Jak Qalcwise może pomóc?

REKLAMA

Qalcwise to narzędzie do tworzenia aplikacji, które umożliwiają digitalizację i automatyzację dowolnego przepływu pracy bez programowania. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji (np. wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe), tworząc biura całkowicie bez papieru. Pracownicy szybko przekonują się, że praca z aplikacjami jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu.

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%! A dzięki temu, że nie wymagają programowania, ich wdrożenie jest nawet 70x szybsze niż tradycyjnego software'u.

*****

Qalcwise - Start-up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no-code do budowy aplikacji biznesowych przez nie-programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA