Czy do kosztów można zaliczyć odpis aktualizujący wartość należności, jeżeli kontrahent wniósł zarzuty do nakazu zapłaty

RADA

W sytuacji opisanej w pytaniu odpis aktualizujący wartość należności stanowi koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Nie ma przy tym znaczenia, że podatnicy nie prowadzą pełnej księgowości. Szczegóły w uzasadnieniu.

PROBLEM

Zgodnie z zapisem zawartym w art. 14 ust. 1 updof przychodem z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Powoduje to konieczność opodatkowania podatkiem dochodowym wartości wydanych towarów (wykonanych usług) także wówczas, gdy kontrahent opóźnia się ze spełnieniem świadczenia wzajemnego lub gdy nie zamierza w ogóle wykonać zobowiązania.

W razie zwłoki w regulowaniu przez kontrahenta należności za datę powstania przychodu uważa się, co do zasady, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury.

W pewnych ściśle przez ustawę określonych sytuacjach podatnik może zrekompensować sobie ten faktyczny uszczerbek przez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu równowartości zaewidencjonowanego wcześniej przychodu.

Stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 21 updof do kosztów podatkowych zalicza się odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona.

Na podstawie art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości odpisu aktualizującego uwzględniającego stopień prawdopodobieństwa zapłaty wymagają:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Jeżeli zatem wierzytelność mieści się w jednej z wymienionych grup, to odpis aktualizujący może powiększyć koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, pod warunkiem uprawdopodobnienia nieściągalności.

W myśl art. 23 ust. 3 updof uprawdopodobnienie to następuje w szczególności, gdy:

1) dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo

2) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

3) wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

4) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Wydając nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, sąd orzeka, że pozwany ma w ciągu dwóch tygodni od dnia doręczenia nakazu zaspokoić roszczenie w całości wraz z kosztami albo wnieść w tym terminie zarzuty.

Wniesienie przez kontrahenta (pozwanego) zarzutów stanowi więc wypełnienie dyspozycji art. 23 ust. 3 pkt 4 updof. Zaskarżając w ten sposób orzeczenie sądowe, pozwany kwestionuje jednocześnie - w części lub całości - istnienie wierzytelności.

Na skutek prawidłowego wniesienia zarzutów wyznaczona zostaje rozprawa, a po jej przeprowadzeniu sąd wydaje wyrok, w którym nakaz zapłaty w całości lub w części utrzymuje w mocy albo go uchyla i orzeka o żądaniu pozwu bądź też postanowieniem uchyla nakaz zapłaty i pozew odrzuca lub postępowanie umarza.

Z powyższego wynika, że odpis aktualizujący wartość przedmiotowej należności obciąży koszty podatkowe spółki.

Jeżeli spółka dokonuje sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT, wartość należności powinna być uwzględniona w kwocie netto.

Okoliczność, że wspólnicy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie stanowi przeszkody w dokonaniu omawianej czynności, bowiem ustawa nie zawiera takiego warunku. Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Elblągu z 9 marca 2006 r. nr PD2/415-48/05 czytamy, że:

(...) przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odpisów aktualizacyjnych wartość należności nie odnoszą się wyłącznie do podatników prowadzących księgi rachunkowe (byłoby to niezgodne z zasadą równego traktowania podatników), lecz poprzez odniesienie do przepisów ustawy o rachunkowości precyzują katalog należności, od których odpisy aktualizacyjne (po spełnieniu pozostałych warunków) stanowią koszty w rachunku podatkowym. Wymienione przepisy mają zatem zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów. Oznacza to, że jeżeli podatnik (prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów) dokona odpisu aktualizacyjnego należności wyszczególnionej w cytowanym art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, którą uprzednio zaliczył do przychodów należnych, a jej nieściągalność uprawdopodobni w sposób przewidziany w art. 23 ust. 3 updof, to tylko taki odpis będzie kosztem uzyskania przychodów. Zaś odpisy aktualizacyjne dokonane od wszystkich innych należności (niewymienionych w ustawie o rachunkowości) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Trzeba podkreślić, iż odpisy aktualizujące mają charakter tymczasowy. Jeżeli zatem ustaną przyczyny, dla których dokonano owych odpisów oraz zaliczono je do kosztów uzyskania przychodów (wierzytelność objęta odpisem zostanie zwrócona, ulegnie przedawnieniu, umorzeniu), wystąpi konieczność odpowiedniego zmniejszenia odpisu i wykazania tej wartości jako przychodu do opodatkowania, stosownie do treści art. 14 ust. 2 pkt 7c updof.

• art. 14 ust. 1, ust. 1c, ust. 2 pkt 7c, art. 23 ust. 1 pkt 21, ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

• art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1504

• art. 491 § 1, art. 493 § 1, art. 496 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 766

Małgorzata Rymarz

konsultant w kancelarii doradztwa podatkowego