Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

• Działalność nierejestrowana – na czym polega i kto może z niej korzystać?
• Dlaczego warto zacząć od działalności nierejestrowanej?
• Kiedy warto przejść na zarejestrowaną działalność gospodarczą?
• Jak przejść z działalności nierejestrowanej do firmy krok po kroku?
• Na co zwrócić uwagę zakładając działalność gospodarczą?
• Kiedy warto zarejestrować firmę?

Działalność nierejestrowana – na czym polega i kto może z niej korzystać?

Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG, o ile spełnione zostaną określone warunki. Pozwala legalnie zarabiać na drobnej działalności, np. rękodziele, sprzedaży online czy usługach, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z prowadzeniem firmy.

Jednak świadcząc usługi należy zwrócić uwagę na obowiązek podlegania ubezpieczeniom w ZUS, gdyż osoba taka traktowana jest jako wykonująca umowę o świadczenie usług albo umowę zlecenie. Podmiot zawierający taką umowę staje się wtedy płatnikiem składek ze wszystkimi tego konsekwencjami (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego, opłacanie składek).

Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej w 2025 roku:

1. Przychód miesięczny nie może przekraczać 75% minimalnego wynagrodzenia brutto (w 2025 roku: 75% z 4666 zł = 3499,50 zł).

2. W okresie ostatnich 60 miesięcy nie była wykonywana działalność gospodarcza (dopuszczalne jest, aby była to zarejestrowana działalność, która przez ostatnie 60 miesięcy była zawieszona).

3. Działalność nie może wymagać koncesji, zezwoleń czy licencji.

Dlaczego warto zacząć od działalności nierejestrowanej?

Dla wielu osób jest to idealne rozwiązanie na start. Oto najważniejsze zalety:
● Brak obowiązku rejestracji w CEIDG – mniej formalności.
● Brak obowiązku płacenia składek ZUS przez osobę wykonującą działalność.
● Brak obowiązku prowadzenia księgowości – wystarczy uproszczona ewidencja przychodów.
● Podatek dochodowy płacony jest raz w roku (na zasadach ogólnych) w zeznaniu PIT-36.
● Nie trzeba płacić podatku VAT – obejmuje zwolnienie, bo przychody nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku. Uwaga! Wyjątkiem jest sprzedaż towarów lub usług wymagających rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży (np. usługi prawne czy doradcze).

Jak podkreśla Agata Ptaszyńska, doradca podatkowy z Centrum Księgowo-Kadrowe AgmA, zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych: „Działalność nierejestrowana to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą sprawdzić swój pomysł na biznes bez zbędnych formalności i kosztów – to pierwszy krok do świadomej przedsiębiorczości.”

Kiedy warto przejść na zarejestrowaną działalność gospodarczą?

Działalność nierejestrowana to dobre rozwiązanie na start, ale nie jest przeznaczona do prowadzenia rozwiniętego biznesu. Jak mówi Agata Ptaszyńska, ekspertka wspierająca początkujących przedsiębiorców: „Jeśli zaczynamy przyciągać stałych klientów i regularnie zarabiamy, jest to znak, że czas potraktować biznes poważnie i zarejestrować działalność.”

To ważny sygnał: rejestracja firmy to nie tylko obowiązek, ale także krok w stronę stabilizacji i rozwoju. Legalnie działając, można korzystać z większej liczby narzędzi – od dotacji po fakturowanie i budowanie zaufania w oczach klientów.

Rejestrację firmy warto rozważyć w przypadku gdy:

1. Przekroczony zostaje limit przychodów. Jeśli przychód systematycznie zbliża się do limitu (obecnie 3499,50 zł), a tym bardziej gdy go przekracza, istnieje obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.

2. Chcemy wystawiać faktury VAT lub rozliczać się z firmami. Wielu kontrahentów, zwłaszcza większe firmy, oczekuje faktur VAT. Rejestracja firmy otwiera nowe możliwości współpracy i rozwoju.

3. Chcemy pozyskać dotację, kredyt lub leasing. Osoba prowadząca zarejestrowaną działalność gospodarczą ma możliwość ubiegania się o:
- dotacje z urzędów pracy lub funduszy unijnych (z pewnymi wyjątkami),
- kredyty inwestycyjne dla firm,
- leasing (np. na sprzęt lub samochód).
Wykonując czynności w ramach działalności nierejestrowanej nie otrzymamy NIPu i REGONu, nie widniejemy więc w żadnych publicznych rejestrach. Ograniczenia w zewnętrznym finansowaniu mogą wynikać również z faktu braku obowiązku prowadzenia księgowości. Należy jedynie prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży.

4. Rozwijamy ofertę i zatrudniamy innych. W działalności nierejestrowanej utrudnione jest zatrudnianie pracowników, ponieważ nie mamy nadanego numeru NIP i REGON. Jeśli planujemy rozbudowę zespołu, konieczna może być rejestracja.

Jak przejść z działalności nierejestrowanej do firmy krok po kroku?

Proces przejścia jest prosty i bezpłatny. Oto podstawowe kroki:

1. Zgłoszenie działalności do CEIDG

Na stronie www.biznes.gov.pl można zarejestrować firmę online. Potrzebny będzie profil zaufany lub podpis kwalifikowany.

W formularzu CEIDG-1 wybieramy m.in.:
- formę opodatkowania (np. zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt),
- kody PKD (rodzaje działalności),
- zgłoszenie do ZUS i urzędu skarbowego.

Można też skorzystać z oferty założenia rachunku firmowego wraz z otwarciem działalności gospodarczej, np w lokalnych biurach OSCBR lub online.

2. Zgłoszenie do ZUS

W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności należy zgłosić się jako płatnik składek (formularz ZUS ZUA lub ZZA). Dla nowych przedsiębiorców dostępne są ulgi:
- Ulga na start (6 miesięcy bez składek społecznych),
- Preferencyjny ZUS (24 miesiące niższe składki),

Zgłoszeniem do ZUSu może zająć się księgowa, jeśli udzielimy jej stosownego pełnomocnictwa.

3. Wybór formy opodatkowania

Działalność gospodarcza może być opodatkowana na kilka sposobów:
- zasady ogólne (skala podatkowa: 12% i 32%),
- podatek liniowy (19%),
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Wybór formy opodatkowania powinien być dostosowany do rodzaju i skali działalności.

4. Prowadzenie ewidencji i księgowości

Od teraz mamy obowiązek prowadzenia księgowości – samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego. W zależności od formy opodatkowania mogą to być:
- KPiR (księga przychodów i rozchodów),
- ewidencja przychodów (ryczałt),
- pełna księgowość (dla spółek i firm z wyższymi obrotami).

Na co zwrócić uwagę zakładając działalność gospodarczą?

Składki ZUS – nowy koszt

ZUS to największa zmiana kosztowa – nawet z ulgami trzeba się przygotować na miesięczne obciążenia. Warto je wcześniej oszacować i uwzględnić w cenach usług/produktów.

Obowiązki formalne i podatkowe

Prowadzenie działalności wiąże się z comiesięcznymi lub kwartalnymi obowiązkami: składanie deklaracji, prowadzenie ewidencji, rozliczenia z urzędami.

Różne formy wsparcia

Po rejestracji firmy można skorzystać z wielu form wsparcia – warto śledzić programy dotacyjne, oferty inkubatorów przedsiębiorczości, fundusze rozwojowe.

Kiedy warto zarejestrować firmę?

Prowadzenie działalności nierejestrowanej to idealny sposób na start i przetestowanie pomysłu. Ale nie należy z niej korzystać zbyt długo, jeśli:
- przychód rośnie,
- mamy stałych klientów,
- chcemy profesjonalnie działać na rynku.

Moment przejścia z działalności nierejestrowanej na firmę to krok w stronę rozwoju i stabilności. Choć wiąże się z większymi obowiązkami, daje też dostęp do nowych możliwości i szans na sukces biznesowy.

Jeśli nie wiemy, jaką formę opodatkowania wybrać lub jak prowadzić księgowość – warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub biura rachunkowego. Dzięki temu unikniemy błędów i skupimy się na rozwijaniu firmy.

Checklista – czy to już czas na rejestrację firmy?

[ ] Przychód przekracza 3499,50 zł miesięcznie
[ ] Mamy powtarzalnych klientów lub regularne zlecenia
[ ] Chcemy legalnie zatrudnić kogoś do pomocy
[ ] Potrzebujemy faktur lub chcemy współpracować z firmami
[ ] Planujemy działania reklamowe i budowanie marki
[ ] Myślimy o dotacjach lub leasingu
[ ] Chcemy działać w pełni legalnie i zgodnie z przepisami

Zaznaczenie 3 lub więcej punktów oznacza dobry moment, by zarejestrować firmę.

Przy przejściu na zarejestrowaną działalność warto skorzystać ze wsparcia eksperta, doradcy podatkowego lub sprawdzonego biura księgowego. Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) zrzesza biura rachunkowe w całej Polsce, które oferują wsparcie w zakładaniu działalności, wyborze formy opodatkowania, a także w bieżącej obsłudze księgowej i kontaktach z ZUS czy urzędem skarbowym.

Agata Ptaszyńska / Centrum Księgowo-Kadrowe AGMA z Wysokie Mazowieckie zrzeszone w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR)