REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna GHMW – Hulist, Prawdzic Łaszcz – Radcowie Prawni spółka partnerska
Kancelaria świadczy kompleksowe usługi prawne związane z bieżącą obsługą przedsiębiorców (głównie spółek handlowych).
Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych / Fot. Fotolia
Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów za pośrednictwem sklepu internetowego powinni pamiętać, że ciążące na nich obowiązki nie ograniczają się wyłącznie do przygotowania regulaminu sklepu i zapewnienia takiego funkcjonowania portalu, aby spełnione zostały wymogi nakreślone w przepisach regulujących prawa konsumenta.

REKLAMA

Autopromocja

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się najczęściej z procesem przetwarzania danych osobowych jego klientów. Aby zapewnić właściwą ochronę tych danych, sprzedawca zobowiązany jest do przygotowania obszernej dokumentacji w tym zakresie, obejmującej m. in politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym, a także do wdrożenia procedur mających na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Obowiązek przygotowania dokumentacji

Zgodnie  z art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.d.o.)  administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Sposób prowadzenia i zakres dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z §3 ust. 1 rozporządzenia na dokumentację, o której mowa powyżej składa się polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania system informatycznym. Opracowanie polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym należy zatem do obowiązków administratora danych, którym przeważnie jest właściciel sklepu internetowego (za administratora danych nie można uznać – przykładowo - członka zarządu spółki z o.o.  czy wspólnika spółki jawnej; administratorem danych będzie natomiast spółka prawa handlowego).

Wyszukiwarki internetowe jako administrator danych osobowych – orzeczenie TSUE

Nie ma obowiązku zamieszczania polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym na stronie internetowej sklepu internetowego. Wskazana dokumentacja powinna zostać zatwierdzona przez administratora danych oraz przyjęta do stosowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polityka bezpieczeństwa

Polityka bezpieczeństwa w sposób ogólny prezentuje przyjęte w firmie zasady postępowania, dotyczące ochrony danych osobowych. Zgodnie z §4 rozporządzenia polityka bezpieczeństwa zawiera w szczególności:

1) wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe;

2) wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych;

3) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi;

4) sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami;

5) określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym to dokument w sposób szczegółowy opisujący procedury przyznawania uprawnień, tworzenie kopii zapasowych, sposoby uwierzytelniania dostępu oraz konserwację systemu. Zgodnie z §5 rozporządzenia instrukcja zarządzania systemem informatycznym obejmuje w szczególności:

1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności;

2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem;

3) procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu;

4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania;

5) sposób, miejsce i okres przechowywania:

a) elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe,

b) kopii zapasowych,

6) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością szkodliwego oprogramowania;

7) sposób odnotowania udostępniania danych osobowych;

8) procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych.


Zakres środków ochrony danych osobowych określonych w rozporządzeniu różni się w zależności od stosowanego przez przedsiębiorcę poziomu bezpieczeństwa. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną. Oznacza to, że właściciele sklepów internetowych będą zasadniczo zobowiązani do wdrożenia maksymalnych środków bezpieczeństwa przewidzianych w rozporządzeniu.

Hosting a obowiązek przygotowania dokumentacji

REKLAMA

Z przygotowania dokumentacji związanej z ochroną przetwarzanych danych osobowych nie zwalnia administratora danych umowa zawarta z firmą udostępniającą zasoby serwerowni. Zgodnie z § 3 ust. 2 dokumentację wdraża administrator danych. Nie wydaje się możliwe zastąpienie własnej dokumentacji dokumentacją przygotowaną przez firmę hostingową. Firma hostingowa nie staje się administratorem danych nawet w przypadku gdy powierzono jej przetwarzanie danych osobowych  w drodze umowy, o której mowa w art. 31 ust. 1 u.o.d.o.

W celu prawidłowej realizacji obowiązków ustawowych administrator powinien wybrać dostawcę usług internetowych, który oferuje środki zabezpieczenia wskazane w ustawie o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniu. Umowa pomiędzy administratorem danych a firmą hostingową powinna określać stosowane przez firmę hostingową zabezpieczenia przetwarzania danych, które to dane mogą posłużyć przy przygotowywaniu wymaganej przez przepisy dokumentacji oraz przy zgłaszaniu zbioru do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Jak rozliczać sprzedaż za pomocą kuponów internetowych

Administrator bezpieczeństwa informacji

REKLAMA

W ustawie o ochronie danych osobowych, w brzmieniu od 1 stycznia 2015 r., przewidziane zostały dwa sposoby sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych: poprzez wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji oraz poprzez samodzielne wykonywanie przez administratora danych czynności nadzorczych.

Powołanie administratora bezpieczeństwa informacji będzie wiązać się z przejęciem przez niego części obowiązków dotyczących aktualizowania omawianej dokumentacji oraz nadzorowania przestrzegania zasad w niej określonych. Obecność administratora bezpieczeństwa informacji wpłynie w szczególności na charakter środków organizacyjnych stosowanych w celu ochrony danych osobowych -  do obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji może należeć  kontrola zabezpieczeń, nadawanie upoważnień oraz podejmowanie działań w przypadku naruszeń ochrony danych osobowych.

Autor: Krzysztof Smach, Kancelaria GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie prawni sp.p.

(www.ghmw.pl)

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

REKLAMA

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

Leasing samochodów - niekorzystne zmiany w rozliczeniach podatkowych od 2026 roku. Kup auto w 2025 r. i wprowadź do ewidencji środków trwałych a zostaniesz przy obecnych zasadach

Wchodzące w styczniu 2026 roku zmiany w zasadach odliczeń podatkowych za leasing samochodów mogą zwiększyć zainteresowanie przedsiębiorców autami o napędzie elektrycznym - przewidują autorzy raportu Superauto. pl. Na początku 2026 r. zmieni się m.in. limit określający maksymalną cenę pojazdu umożliwiającą pełne odliczenie wydatków na zakup, leasing lub wynajem aut spalinowych. Wysokość odliczeń uzależniona będzie od ilości emitowanego przez samochód dwutlenku węgla.

Idą zmiany w fundacjach rodzinnych. Rząd przeciw agresywnym praktykom podatkowym

Fundacje rodzinne w Polsce cieszą się rosnącą popularnością, jednak Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany legislacyjne, które mają uszczelnić system podatkowy i zabezpieczyć to narzędzie przed nadużyciami. Chodzi o ochronę uczciwych firm rodzinnych i eliminację prób agresywnej optymalizacji podatkowej.

Zerowy PIT dla rodzin, które mają dwoje lub więcej dzieci. Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice

Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice z "Planu 21". W Kolbuszowej podpisał projekt ustawy o zerowym PIT dla rodzin z co najmniej dwojgiem dzieci. „Polskie rodziny mogą liczyć na swojego prezydenta” – podkreślił. To odpowiedź na kryzys demograficzny i pierwszy krok w stronę realnego wsparcia klasy średniej.

REKLAMA

Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

REKLAMA