REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna GHMW – Hulist, Prawdzic Łaszcz – Radcowie Prawni spółka partnerska
Kancelaria świadczy kompleksowe usługi prawne związane z bieżącą obsługą przedsiębiorców (głównie spółek handlowych).
Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych / Fot. Fotolia
Sklep internetowy - dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów za pośrednictwem sklepu internetowego powinni pamiętać, że ciążące na nich obowiązki nie ograniczają się wyłącznie do przygotowania regulaminu sklepu i zapewnienia takiego funkcjonowania portalu, aby spełnione zostały wymogi nakreślone w przepisach regulujących prawa konsumenta.

REKLAMA

Autopromocja

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się najczęściej z procesem przetwarzania danych osobowych jego klientów. Aby zapewnić właściwą ochronę tych danych, sprzedawca zobowiązany jest do przygotowania obszernej dokumentacji w tym zakresie, obejmującej m. in politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym, a także do wdrożenia procedur mających na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Obowiązek przygotowania dokumentacji

Zgodnie  z art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.d.o.)  administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Sposób prowadzenia i zakres dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z §3 ust. 1 rozporządzenia na dokumentację, o której mowa powyżej składa się polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania system informatycznym. Opracowanie polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym należy zatem do obowiązków administratora danych, którym przeważnie jest właściciel sklepu internetowego (za administratora danych nie można uznać – przykładowo - członka zarządu spółki z o.o.  czy wspólnika spółki jawnej; administratorem danych będzie natomiast spółka prawa handlowego).

Wyszukiwarki internetowe jako administrator danych osobowych – orzeczenie TSUE

Nie ma obowiązku zamieszczania polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym na stronie internetowej sklepu internetowego. Wskazana dokumentacja powinna zostać zatwierdzona przez administratora danych oraz przyjęta do stosowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polityka bezpieczeństwa

Polityka bezpieczeństwa w sposób ogólny prezentuje przyjęte w firmie zasady postępowania, dotyczące ochrony danych osobowych. Zgodnie z §4 rozporządzenia polityka bezpieczeństwa zawiera w szczególności:

1) wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe;

2) wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych;

3) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi;

4) sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami;

5) określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym to dokument w sposób szczegółowy opisujący procedury przyznawania uprawnień, tworzenie kopii zapasowych, sposoby uwierzytelniania dostępu oraz konserwację systemu. Zgodnie z §5 rozporządzenia instrukcja zarządzania systemem informatycznym obejmuje w szczególności:

1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności;

2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem;

3) procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu;

4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania;

5) sposób, miejsce i okres przechowywania:

a) elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe,

b) kopii zapasowych,

6) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością szkodliwego oprogramowania;

7) sposób odnotowania udostępniania danych osobowych;

8) procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych.


Zakres środków ochrony danych osobowych określonych w rozporządzeniu różni się w zależności od stosowanego przez przedsiębiorcę poziomu bezpieczeństwa. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną. Oznacza to, że właściciele sklepów internetowych będą zasadniczo zobowiązani do wdrożenia maksymalnych środków bezpieczeństwa przewidzianych w rozporządzeniu.

Hosting a obowiązek przygotowania dokumentacji

REKLAMA

Z przygotowania dokumentacji związanej z ochroną przetwarzanych danych osobowych nie zwalnia administratora danych umowa zawarta z firmą udostępniającą zasoby serwerowni. Zgodnie z § 3 ust. 2 dokumentację wdraża administrator danych. Nie wydaje się możliwe zastąpienie własnej dokumentacji dokumentacją przygotowaną przez firmę hostingową. Firma hostingowa nie staje się administratorem danych nawet w przypadku gdy powierzono jej przetwarzanie danych osobowych  w drodze umowy, o której mowa w art. 31 ust. 1 u.o.d.o.

W celu prawidłowej realizacji obowiązków ustawowych administrator powinien wybrać dostawcę usług internetowych, który oferuje środki zabezpieczenia wskazane w ustawie o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniu. Umowa pomiędzy administratorem danych a firmą hostingową powinna określać stosowane przez firmę hostingową zabezpieczenia przetwarzania danych, które to dane mogą posłużyć przy przygotowywaniu wymaganej przez przepisy dokumentacji oraz przy zgłaszaniu zbioru do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Jak rozliczać sprzedaż za pomocą kuponów internetowych

Administrator bezpieczeństwa informacji

REKLAMA

W ustawie o ochronie danych osobowych, w brzmieniu od 1 stycznia 2015 r., przewidziane zostały dwa sposoby sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych: poprzez wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji oraz poprzez samodzielne wykonywanie przez administratora danych czynności nadzorczych.

Powołanie administratora bezpieczeństwa informacji będzie wiązać się z przejęciem przez niego części obowiązków dotyczących aktualizowania omawianej dokumentacji oraz nadzorowania przestrzegania zasad w niej określonych. Obecność administratora bezpieczeństwa informacji wpłynie w szczególności na charakter środków organizacyjnych stosowanych w celu ochrony danych osobowych -  do obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji może należeć  kontrola zabezpieczeń, nadawanie upoważnień oraz podejmowanie działań w przypadku naruszeń ochrony danych osobowych.

Autor: Krzysztof Smach, Kancelaria GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie prawni sp.p.

(www.ghmw.pl)

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA