Zgłoszenie danych osobowych

Wskazanemu w przepisie obowiązkowi podlega każdy (niepodlegający wyłączeniu) posiadający zbiór danych, rozumiany jako struktura lub zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

Podatek od spadków i darowizn 2015 - PDF

Spadki - testament, zachowek, dziedziczenie. Zmiany w prawie spadkowym 2015 – PDF

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy, zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:

1)   wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;

2)   oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi na podstawie umowy lub wyznaczenia podmiotu jako przedstawiciela administratora mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie trzecim oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,

3)   cel przetwarzania danych;

3a)  opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;

4)   sposób zbierania oraz udostępniania danych;

4a)  informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane;

5) opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń, w szczególności zabezpieczających dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36-39 ustawy)

6)   informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a ( rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U.2004.100.1024 )

7)   informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Zgłoszenia dokonuje administrator danych osobowych. Zgłoszenie zbioru danych należy dokonać na formularzu, którego wzór jest dostępny na stronie GIODO.pl. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa powyżej, powinno być podpisane przez administratora danych lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, możliwe jest również złożenie wniosku za pomocą systemu teleinformatycznego z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego, bądź bez podpisu dopełniając obowiązek w formie pisemnej.

Zgłoszenia wymaga również zmiana informacji danych, którą należy dokonać w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany w zbiorze. W przypadku, gdy zmiana informacji dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych o dane, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy (tzw. dane wrażliwe), administrator danych jest obowiązany do jej zgłoszenia przed dokonaniem zmiany w zbiorze. Do zgłaszania zmian stosuje się odpowiednio przepisy o rejestracji zbiorów danych. Należy podkreślić, iż poszerzenie lub ograniczenie danych zawartych w zbiorze, podobnie jak ich aktualizacja czy weryfikacja, nie stwarza podstawy do dokonania ponownego zgłoszenia do rejestru. Inaczej w przypadku wprowadzenia do zbioru nowych kategorii danych oraz do zmiany celu przetwarzania danych, zakresu czy sposobu ich zbierania lub udostępniania bądź zmiany środków służących zabezpieczeniu zbioru -w tych przypadkuach należy dokonać zgłoszenia. Obowiązkowi rejestracji zbiorów danych osobowych, nie podlega administrator danych, który powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go Generalnemu Inspektorowi do rejestracji.

Brak zgłoszenia, wypełnia znamiona czynu zabronionego, określonego w art. 53 ustawy, zgodnie z przepisem: kto będąc do tego obowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Monitor Księgowego – prenumerata

Klaudia Szkodzińska, aplikant radcowski

Łukasz Bernatowicz, radca prawny