Jak zgłaszać beneficjentów rzeczywistych do CRBR

Przypominamy o obowiązku zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek prawa handlowego (spółek jawnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych – za wyjątkiem tzw. spółek akcyjnych publicznych), które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) przed 13 października 2019 r. do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (dalej także: CRBR). Termin na zgłoszenie spółek upływa w dniu 13 kwietnia 2020 roku. W przypadku spółek wpisanych do KRS po 13 października 2019 r. zgłoszenie informacji do CRBR należy wykonać nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich wpisu do KRS.

W związku ze zbliżającym się terminem na dokonanie zgłoszenia mogą wystąpić problemy zarówno merytoryczne – tj. jakie dane powinny znaleźć się w zgłoszeniu do CRBR, jak i problemy o charakterze praktycznym – np. w jaki sposób technicznie należy dokonać zgłoszenia poprawnie, w jakiej formie spółka powinna dokonać swojego zgłoszenia do CRBR, jakie są wymogi dla osób podpisujących zgłoszenie, jakie informacje należy podać w sytuacji w której beneficjentem rzeczywistym nie posiada numeru PESEL albo posiada podwójne obywatelstwo, czy spółka, która znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości ma takie same obowiązki związane ze zgłoszeniem do CRBR itp.

W odpowiedzi na liczne wątpliwości Ministerstwo Finansów opublikowało „Podręcznik użytkownika” oraz „Pytania i odpowiedzi” dotyczące zgłaszania informacji do CRBR. Pomimo, że część kwestii została odpowiednio omówiona w praktyce wciąż może pojawić się wiele pytań i wątpliwości dotyczących zgłoszenia.

Zobacz: Podręcznik użytkownika CRBR przygotowany przez MF

Poniżej prezentujemy część pytań i odpowiedzi, przygotowanych przez resort finansów, dotyczących zasad zgłaszania informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych:

1. Kto może dokonać zgłoszenia do CRBR  w imieniu spółki?

Zgłoszenia do CRBR może dokonać zgodnie z art. 61 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2019 r. poz. 1115, z późn. zm.) jedynie osoba uprawniona do reprezentacji spółki, zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi w Kodeksie Spółek Handlowych.

Zgłoszenie opatrzone musi być kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez ww. osoby.

Pełnomocnicy spółki nie są uprawnieni do dokonania zgłoszenia informacji do CRBR.

W przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja tj. przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby (nie ma znaczenia kolejność składania podpisów, podpisy kwalifikowane i podpisy potwierdzane profilem zaufanym ePUAP mogą być zamieszczane w dowolnej konfiguracji).

Zgłoszenie zawiera oświadczenie osoby lub osób dokonujących tego zgłoszenia o prawdziwości informacji zgłaszanych do CRBR.

2. W jakiej formie spółka dokonuje zgłoszenia do CRBR?

Zgłoszenie do CRBR składane jest w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na portalu podatki.gov.pl pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

3. Czy można złożyć zgłoszenie do Ministerstwa Finansów w formie pisemnej?

Nie. Zgłoszenie do CRBR składane jest w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na portalu podatki.gov.pl pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

4. Jak wpisać dane beneficjenta rzeczywistego, jeżeli nie posiada on numer PESEL?

W przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, należy podać datę urodzenia.

5. Czy są jakieś wymogi dla osób podpisujących zgłoszenie?

Zgłoszenie informacji o beneficjencie rzeczywistym jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis wewnętrzny dołączony – Enveloped XAdES) lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawiera oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do CRBR o prawdziwości informacji zgłaszanych do tego Rejestru. Należy pamiętać, że przekazujący informacje o beneficjencie rzeczywistym, składa oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

6. W jaki sposób  dokonać podpisu  zgłoszenia przez więcej niż jedna osobą  uprawnioną do reprezentacji spółki?

Formularz zgłoszenia przewiduje możliwość opatrzenia zgłoszenia więcej niż jednym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zgłoszenie popisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki na podstawie umowy spółki lub statutu.

Zgłoszenie podpisać można poprzez portal ePUAP (w tym celu należy kliknąć przycisk „Podpisz dokument”), bądź też po uprzednim wyeksportowaniu danych do pliku XML w dedykowanej aplikacji służącej do podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którym dysponuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki.

7. Czy prokurent może dokonać zgłoszenia do CRBR w imieniu spółki?

W uzupełnieniu do odpowiedzi na pytanie nr 1 (Kto może dokonać zgłoszenia do CRBR  w imieniu spółki?) należy wskazać, że w przypadku gdy w spółce prokurent jest uprawniony do jej reprezentacji to może dokonać zgłoszenia informacji do CRBR.

8. Czy spółka, która została zarejestrowana w KRS przed 13 października 2019 r. i zostanie wykreślona z KRS m.in. na skutek zakończenia likwidacji przed dniem 13 kwietnia 2020 r., ma obowiązek dokonania zgłoszenia informacji do CRBR?

W przypadku spółek, które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed dniem wejścia w życie przepisów dotyczących CRBR tj. przed 13 października 2019 r. – obowiązek zgłaszania informacji do CRBR zgodnie z art. 195 ustawy  upływa w dniu 13 kwietnia 2020 r.
W związku z powyższym, jeśli wykreślenie spółki z KRS m. in. na skutek zakończenia likwidacji następuje przed dniem 13 kwietnia 2020 r., a spółka nie dokonała zgłoszenia do CRBR przed datą wykreślenia z KRS, to brak zgłoszenia informacji do CRBR nie jest traktowany jako niedopełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 60 ustawy.  

9. Czy spółka będąca w stanie likwidacji lub upadłości ma obowiązek zgłoszenia informacji do CRBR?

Spółki, wymienione w art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DZ. U. z 2019 r. poz. 1115, z późń. zm.), będące w stanie likwidacji lub upadłości mają obowiązek zgłaszania informacji do CRBR na zasadach określonych w ustawie.  

10. Czy spółka będąca w zawieszeniu w KRS przed 13 października 2019 r. zgłasza informacje do CRBR?

Spółki, wymienione w art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DZ. U. z 2019 r. poz. 1115, z późń. zm.), które dokonały zgłoszenia zawieszenia działalności w KRS, mają obowiązek zgłaszania informacji do CRBR na zasadach określonych w ustawie.

11. Jakie informacje należy podać w przypadku gdy osoba, której dane identyfikacyjne są zgłaszane do CRBR np. beneficjent rzeczywisty posiada więcej niż jedno obywatelstwo?

W sytuacji gdy osoba, której zgodnie z art. 59 pkt 2 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DZ. U. z 2019 r. poz. 1115, z późń. zm.), zgłaszane są dane identyfikacyjne do CRBR posiada więcej niż jedno obywatelstwo, należy podać tylko jedno obywatelstwo tej osoby. W przypadku posiadania przez obywatela polskiego równocześnie obywatelstwa innego państwa, do CRBR należy zgłosić obywatelstwo polskie.

12. Czy spółki zagraniczne prowadzące zarejestrowaną w KRS działalność na terytorium Polski w formie oddziału mają obowiązek zgłoszenia informacji do CRBR?

Obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych dotyczy spółek wymienionych w art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DZ. U. z 2019 r. poz. 1115, z późń. zm.). Natomiast obowiązek zgłoszenia informacji do CRBR nie dotyczy spółek zagranicznych prowadzących zarejestrowaną w KRS działalność na terytorium Polski w formie oddziału.

Polecamy: Przedsiębiorca przed sądem

Polecamy: PODATKI 2020 – Komplet

13. Czy spółka, która dokona zgłoszenia informacji do CRBR, a następnie zostanie postawiona w stan likwidacji lub upadłości, ma obowiązek zgłoszenia zmian w CRBR?

Spółki wymienione w art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DZ. U. z 2019 r. poz. 1115, z późń. zm.) postawione w stan likwidacji lub upadłości mają obowiązek zgłaszania informacji do CRBR na zasadach określonych w ustawie, tj. mają obowiązek zgłaszania w przypadku zmiany wymaganych informacji (danych beneficjenta, danych spółki, danych osób uprawnionych do reprezentacji). Należy w szczególności wziąć pod uwagę, że w związku z otwarciem likwidacji lub ogłoszeniem upadłości między innymi dochodzi do zmiany nazwy spółki. Obowiązek zgłoszenia zmiany ciąży na osobie uprawnionej do reprezentowania spółki po jej postawieniu w stan likwidacji lub upadłości, np. likwidatorze.

14. Czy spółka w której udziały bądź akcje posiada spółka notowana na giełdzie ma obowiązek dokonania zgłoszenia do CRBR?  Jeśli tak, to kogo?

Zgodnie z art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2019 r. poz. 1115, z późn. zm.), dalej ustawa, spółka jest obowiązana do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji, i nie zmienia tego fakt, że udziały bądź akcje w spółce posiada spółka akcyjna będąca spółką publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 623). W takim przypadku należy wskazać beneficjenta rzeczywistego – osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które ostatecznie są właścicielem podmiotu prawnego lub go kontrolują, bezpośrednio lub pośrednio posiadając wystarczający odsetek udziałów lub praw głosu lub udziałów własnościowych w danym podmiocie, w tym za pomocą pakietów akcji na okaziciela, lub poprzez kontrolę w inny sposób. 

Powyższa spółka zgłasza do CRBR wszystkich beneficjentów rzeczywistych ustalonych na podstawie  art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy, mając na względzie, że beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Dlatego też taka spółka musi dokonać oceny stanu faktycznego i prawnego i we własnym zakresie wskazać osobę lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką.