Kiedy wygasa mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

• Co to jest kadencja?
• Co to jest mandat?
• Jak liczymy kadencję?
• Kiedy wygasa mandat?
• Podsumowanie

Problem natomiast, wbrew pozorom, jest istotny dla praktyki. Niewłaściwe oznaczenie momentu, w którym ustaje mandat członka zarządu może skutkować ryzykiem podnoszenia zarzutu o nieważności czynności prawnych dokonanych przez taka osobę. Pamiętajmy, że domniemanie prawdziwości wpisu w KRS chroni wyłącznie osobę trzecią dokonującą czynności z członkiem zarządu wpisanym do KRS. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by taka osoba podniosła zarzut nieważności zawartej umowy. W mojej ocenie ryzyko takich jest duże, a swobodne przyjmowanie jednej lub drugiej koncepcji skrajnie niezrozumiałe.

Co to jest kadencja?

Co do zasady przez pojęcie „kadencji” rozumie się czas pełnienia funkcji w zarządzie spółki. Przy określeniu „kadencja” nie chodzi o faktyczny czas pełnienia funkcji, lecz o okres, na jaki członek organu spółki został powołany. Powołany członek zarządu ma prawo – co do zasady, o ile nie zajdą nadzwyczajne okoliczności – oczekiwać, że będzie sprawował swoja funkcję przez okres swojej kadencji. Faktyczny bowiem okres pełnienia funkcji członka zarządu może być - w razie zajścia okoliczności wskazanych w  KSH - krótszy od kadencji ustalonej w umowie spółki, albo też może ulec przedłużeniu na podstawie KSH. 

PRZYKŁAD:

„Zarząd spółki liczy od 1 do 3 osób, powoływanych na wspólna kadencję wynoszącą 3 lata”.

Kadencja to we wskazanym przykładzie okres wynoszący trzy lata.

Kapitał zapasowy obowiązkowy w sp. z o.o.

Co to jest mandat?

Natomiast „mandat” to umocowanie członka zarządu do pełnienia jego funkcji.  Faktyczne, rzeczywiste pełnienie funkcji w organie to właśnie nic innego jak wykonywanie mandatu. Członek zarządu ma pełnić swoją funkcję (a więc wykonywać mandat) w okresie kadencji, na jaką został powołany. Jednak mandat wykonywać można dłużej niż sama kadencja, lub krócej (lecz ta sytuacja dotyczy ściśle określonych zdarzeń, takich jak śmierć, rezygnacja, odwołanie).

Bez względu na to, co autorzy mieli na myśli wprowadzając rozróżnienie obu pojęć, stwierdzić należy, że na gruncie kodeksu spółek handlowych obu tych pojęć nie można utożsamiać. Zasada racjonalnego ustawodawcy – która stosować należałoby – wskazuje, że ustawa nie używałaby na określenie tego samego pojęcia dwóch różnych określeń.

Oba pojęcia, oraz sposób określania chwili, w której wygasają mandaty jest na tyle kontrowersyjny w dyskusyjny, że w doktrynie pojawiło się kilka różnych teorii w różny sposób nakazujących liczyć moment wygaśnięcia mandatu.

KSH przy ustalaniu terminu wygaśnięcia mandatu posługuje się pojęciem „rok obrotowy” i moment wygaśnięcia mandatu wiąże z odbyciem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy sprawowania funkcji przez danego członka zarządu. Kadencja jak się wydaje jest liczona w latach kalendarzowych.

Pojęcie roku obrotowego jest zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Przez rok obrotowy rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Ustawa  o rachunkowości co do zasady wskazuje, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym lub też mogą to być kolejne 12 miesięcy kalendarzowych (np. od 1 marca do 1 marca roku kolejnego). Natomiast jeśli np. spółkę założono w drugiej połowie roku, np. 1 sierpnia 2010 roku, to pierwszy rok obrotowy może obejmować więcej niż 12 miesięcy i kończyć się  np. 31 grudnia 2011 roku.

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Jak liczymy kadencję?

I tym razem  oczywiście pojawiają się w doktrynie odmienne poglądy, co do sposobu liczenia kadencji:

1) według pierwszego poglądu kadencja jest liczona od dnia powołania członka zarządu (tak: A.Szumański (w) S.Sołtysiński, A.Szajkowski, A.Szumański, J.Szwaja Kodeks spółek handlowych Tom II. Komentarz do artykułów 151 -300, teza 9 do art. 202 k.s.h.),

PRZYKŁAD:

zarząd jest powołany w dniu 1.5.2001 na 3 letnią kadencję, to wedle tej koncepcji kadencja upływa z dniem 1.5.2004 roku

2) według drugiej koncepcji kadencja winna być liczona w pełnych latach obrotowych  – tak m.in. twierdzi M. Rodzynkiewicz. Według zwolenników tej torii sprawowania funkcji w pierwszym niepełnym roku nie uwzględnia się przy liczeniu kadencji,

PRZYKŁAD:

w naszym przykładzie, jeśli zarząd jest powołany w dniu 1.3.2001 na 3 letnią kadencję, to wedle tej koncepcji kadencja upływa z dniem 31.12. 2004 roku

3) według trzeciej koncepcji kadencja jest liczona od dnia powołania członka zarządu lecz ostatni rok musi być pełnym rokiem obrotowym, więc przedłuża się go do końca danego roku obrotowego (koncepcja ta, w sumie skutkuje ustaleniem czasu trwania kadencji tak jak w koncepcji drugiej) – tak. np. R.L. Kwaśnicki. 

Składki na ubezpieczenia społeczne wspólnika jednoosobowej spółki z o.o.

W mojej ocenie nie ma podstaw normatywnych do tego, by kadencję liczyć w pełnych latach obrotowych. W mojej ocenie należy ją liczyć od dnia powołania danej osoby do zarządu, zgodnie z ogólnymi zasadami liczenia terminów. W naszym więc przykładzie kadencja zarządu powołanego w dniu 1.5.2001 na 3 letnią kadencję upływa z końcem dnia  1.5. 2004 roku.

Kiedy wygasa mandat?

Zgodnie z art. 202 § 2 k.s.h. w przypadku gdy w spółce został powołany zarząd na okres dłuższy niż rok [ten okres na który zarząd został powołany to nic innego niż kadencja] to mandat takiego członka zarządu [a więc jego umocowanie do działania w imieniu spółki] wygasa „z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Wygaśnięcie mandatu następuje więc na skutek upływu kadencji, ale może tez nastąpić przed upływem kadencji w związku z z takimi okolicznościami jak odwołanie, rezygnacja czy śmierć członka zarządu.

Pamiętajmy jednak, że sam upływ kadencji nie skutkuje ex lege wygaśnięciem mandatu, czyli uprawnienia do działania jako członek zarządu spółki. Skutek związany z wygaśnięciem mandatu czyli utrata prawa do występowania w charakterze członka zarządu ustawa wiąże dopiero z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok pełnienia tej funkcji.

Tutaj pojawia się więc kolejna wątpliwość co oznacza „ostatni pełny rok pełnienia tej funkcji”?

W doktrynie w odniesieniu do momentu  wygaśnięcia mandatu pojawiły się rozbieżności.

W zasadzie można uznać, że sprawa jest bardziej jednoznaczna w sytuacji gdy Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników odbywa się po wygaśnięciu kadencji.

Przykład:

Członek zarządu został powołany 1.3.2001 na 3 letnią kadencję.

Zgromadzenie Wspólników zatwierdzające sprawozdania finansowe za rok obrotowy 2003 odbyło się 1.06.2003 roku. Kiedy wygasa mandat takiego członka zarządu?

W mojej ocenie w takiej sytuacji kadencja upływa 1.3.2004, a więc ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji był rok 2003. Mandat wygaśnie więc w dniu odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2003, a więc w naszym przykładzie wygaśnie 1.06.2003 roku.

Taki sposób jak się wydaje ma największe grono zwolenników. W mojej ocenie odpowiada ono także literalnemu brzmieniu przepisu art. 202 ksh.

Jednoosobowy zarząd a reprezentacja w spółce z o.o.

Sprawa komplikuje się jednak, gdy Zgromadzenie Wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok 2003 miałoby się odbyć przed wygaśnięciem kadencji, np. w naszym przykładzie 10 lutego 2003 roku? Uznanie, że w takim wypadku odbycie zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy PRZED upływem kadencji, skutkować musiałoby rzeczywistym skróceniem kadencji. Powstaje pytanie jednak czy są ku temu podstawy prawne?

W odniesieniu do takiej sytuacji pojawiają się dwa główne poglądy, z czego jeden zmierza do prolongacji (wydłużenia) okresy sprawowania funkcji a drugi skraca (redukuje) ten czas.

Zwolennicy skrócenia kadencji w takim wypadku, uważają, że nie ma podstaw do bezzasadnego przedłużania czasu sprawowania funkcji. Bez względu na moment w którym odbędzie się Zgromadzenie Wspólników, nawet gdy odbywa się ono przed upływem kadencji członka zarządu, mandat wygasa z chwila zatwierdzenia ostatniego sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy nie wliczając roku, w którym dochodzi do skrócenia kadencji (w naszym przypadku według zwolenników tej teorii mandat wygasałby  10 lutego 2003 roku.

Według zwolenników teorii nakazującej prolongację okresu sprawowania funkcji, KSH zawiera enumeratywnie wyliczone sytuacje, w których dochodzi do wygaśnięcia mandatu członka organu spółki.

Mówi się tutaj o zasadzie numerus clausus okoliczności, w jakich ustawodawca przewiduje wygaśnięcie mandatu.

Tymi okolicznościami są:

1. śmierć;
2. rezygnacja;
3. odwołanie;
4. UPŁYW KADENCJI.

Zgadzam się ze zwolennikami tej koncepcji, że kodeks spółek handlowych nie przewiduje innych przypadków, które skutkowałaby utrata prawa do działania w imieniu spółki. Skoro tak, to w naszym przypadku mandat członka zarządu nie wygasałby w dniu odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2003 a więc w dniu 10 lutego 2003 roku (na ten bowiem dzień kadencja nie upłynęła, a więc siłą rzeczy mandat nie może wygasnąć). W takim wypadku mandat ulegnie wygaśnięciu dopiero po upływie kadencji, a więc po odbyciu Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2004 (to będzie ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji).

Podsumowanie

W mojej ocenie niezbędne jest dla potrzeb obrotu i praktyki wypracowanie jednej, spójnej koncepcji, niedopuszczalna i niebezpieczna dla obrotu jest sytuacja, gdy spory doktrynalne rozpoczynają się już na etapie liczenia kadencji. Ważność tego zagadnienia dla funkcjonowania spółki i odpowiedzialności osób sprawujących funkcje w organach spółek powinna być bezsporna. Brak prawidłowo wybranych organów może prowadzić m.in. do ryzyka podnoszenia przez kontrahentów zarzutów o nieważności umów zawartych przez tak powołany zarząd, a w toku postępowań sądowych – zarzutów np. dotyczących nieważności postępowania. W mojej ocenie literalne brzmienie przepisów wskazuje, że nie ma podstaw do przyjęcia, że mandat członka zarządu wygasa przed upływem kadencji, w dniu odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy przed wygaśnięciem kadencji. Skoro okoliczności wygaśnięcia mandatu są określone i są nimi m.in. upływ kadencji, to brak upływu kadencji z cała pewnością taka okolicznością nie jest.

Co zrobić by uniknąć błędów i ryzyk z nimi związanych? Spółki winny w sposób kompleksowy przeanalizować dotychczasową praktykę, a na przyszłość zastosować mechanizmy pozwalające na uniknięcie takich ryzyk na przyszłość.

Autor: Joanna Mizińska, Adwokat, partner GACH, HULIST, MIZINSKA, WAWER spółka partnerska (www.ghmw.pl)

Podyskutuj o tym na naszym FORUM