REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?
Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa, rozprzestrzeniająca się aktualnie na całym świecie, zaczyna negatywnie odbijać się na płynności finansowej wielu firm. Niektórzy klienci płacą nieterminowo lub całkowicie zaprzestają regulowania faktur. Inni - proszą o odroczenie płatności lub rozłożenie jej na raty. Aby nie stracić płynności finansowej firmy mogą wspomóc działania windykacyjne rozwiązaniami oferowanymi przez systemy ERP, a nawet, przy ich pomocy, starać się zapobiegać powstawaniu zaległości.

Ograniczenia w przemieszczaniu się, przymusowa kwarantanna, zawieszenie działalności hoteli, biur podróży, restauracji, salonów piękności, obiektów kulturalnych, sportowych, zamknięte szkoły, przedszkola i uniwersytety, praca zdalna czy wreszcie konieczność opieki nad dziećmi, odciska piętno na działaniu wielu firm i instytucji. Część z nich upada lub przechodzi poważne trudności finansowe, inne uczą się funkcjonowania w świecie ograniczeń, pracy zdalnej czy zakupów w sieci. Kiepska sytuacja części firm wpływa niekorzystnie na funkcjonowanie innych, pracownicy są zwalniani albo redukuje się im pensje i ogranicza inne wydatki. Coraz więcej przedsiębiorstw staje w obliczu podjęcia działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych płatności, tak aby móc samemu funkcjonować.

REKLAMA

Autopromocja

Zapewnij przetrwanie swojej firmie

Zorganizowanie w firmie sprawnego systemu windykacji jest często w obecnych czasach niezbędne, by firma mogła przetrwać. Systemy ERP doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy chcemy monitorować należności oraz organizować działania prowadzące do ich uregulowania. Dzięki nim już na wczesnym etapie współpracy z klientem możemy analizować stany rozrachunków (należności), które umożliwiają uzyskanie informacji o rozliczeniach, kontaktach, umowach dotyczących rozrachunków oraz korespondencji z klientami. Ponadto, funkcjonujący w systemie ERP, Pulpit Windykatora pomaga analizować wypłacalność klientów, oferuje alerty o stanie zapłaty i umożliwia prowadzenie korespondencji seryjnej z dłużnikami.

Zapobiegaj powstawaniu zaległości płatniczych poprzez wdrożenie odpowiednich procedur

Wszyscy wiemy, że lepiej jest zapobiegać, niż leczyć. Nie inaczej jest w przypadku zaległości w płatnościach. Lepiej w ogóle nie dopuszczać do ich powstawania. Bardzo pomocne są tutaj systemy ERP, które oferują szereg narzędzi prewencyjnych, dzięki którym mamy szansę uniknąć w naszych firmach konieczności prowadzenia kosztownych i długotrwałych procesów windykacyjnych wobec naszych klientów. Z pewnością wpływa to też na kształtowanie pozytywnej opinii o firmie na rynku.

Możliwości, jakie oferują nam tutaj systemy ERP są naprawdę wszechstronne i szerokie:

  • ewidencje kontaktów klientów,
  • analizy rozrachunków,
  • analizy Business Intelligence do weryfikacji wypłacalności klientów,
  • informacje o stanie zapłat w BussinesLink lub w Portalu Obsługi Klienta,
  • automatyczne wysyłanie e-mail przypominających o zbliżających się terminach płatności,
  • automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail wzywających do uregulowania przeterminowanych płatności.

Umożliwiają one stworzenie w firmie elastycznych procedur monitorowania i odzyskiwania należności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadbaj o uporządkowanie informacji, umów i kontaktów

Przede wszystkim na początek warto zadbać o uporządkowanie wszelkich informacji o klientach. Służą temu specjalne elektroniczne ewidencje klientów, w których gromadzone są m.in. dane kontaktowe, umowy wraz z załącznikami i aneksami, informacje o płatnościach, jak również wszelkie notatki ze spotkań, rozmów telefonicznych, ustaleń zdalnych, e-maile. Informacje te dostępne są zdalnie z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Dostęp do tych danych można udostępnić wybranym pracownikom naszej firmy, także gdy pracują z domu, dzięki czemu zyskują dostęp do kompletnych i szczegółowych informacji o danym kliencie. Ponadto elektroniczna ewidencja klientów umożliwia segregowanie i przeszukiwanie tych danych według różnych kryteriów.

Bądź na bieżąco z informacjami o płatnościach i analizuj wypłacalność klientów

Kluczem do sprawnego kontrolowania finansów firmy jest między innymi szybki dostęp do aktualnych danych o bieżących i przyszłych płatnościach klientów, jak również informacje o zaległościach. W tym celu dobrze sprawdzają się dostępne w systemie ERP analizy Business Intelligence. Pomagają one samodzielnie prowadzić zaawansowane analizy biznesowe w kluczowych dla firmy obszarach, takich właśnie jak finanse i zwiększają tym samym trafność prowadzonych na ich podstawie działań. Pozwala to na przykład zweryfikować prowadzoną w firmie politykę ustalania terminów płatności czy limitów kredytowych przyznawanych poszczególnym klientom.

W oparciu o analizy BI, prowadzone m.in. z wykorzystaniem informacji o wysokości obrotów firmy, przyjętymi w firmie zasadami kredytowania oraz terminami zapłaty, można także oceniać wypłacalność konkretnych klientów czy też tworzyć rankingi największych dłużników. Dzięki analizom BI można też prognozować pewne trendy w zakresie kształtowania się zadłużenia wobec firmy.

Nagradzaj za terminowe płatności

Dzięki bieżącemu monitorowaniu płatności, np. poprzez wspomnianą już elektroniczną ewidencję klientów, firma zyskuje szybki wgląd nie tylko w zaległe płatności, ale także w te dokonywane w terminie lub wcześniej. To doskonała okazja do nagradzania takich klientów i utrwalania w nich tym samym tego typu nawyków. Nagrodą może być rabat czy też specjalny limit kredytowy przygotowany dla takiego sumiennego klienta. Ciekawym rozwiązaniem może być również wprowadzenie płatności ratalnych. W systemach ERP można automatycznie rozbić płatność na wiele rat i określić dla każdej z nich formę i termin płatności.

Bądź w stałym kontakcie ze swoimi dłużnikami

Często opóźnienia w płatnościach wynikają z przeoczenia terminu zapłaty, dlatego warto sięgnąć po elektroniczne narzędzia, dzięki którym przypomnisz swoim klientom o zbliżającym się terminie płatności faktur. Systemy ERP oferują w tym zakresie różnorodne rozwiązania. Można skorzystać z opcji przesyłania klientom specjalnych powiadomień o terminie zapłaty (w formie e-maila) albo też udostępnić im wgląd do stanu rozliczeń na specjalnej stronie internetowej. Można tutaj sięgnąć zarówno do rozwiązań oferowanych w Portalu Obsługi Klienta jak również skorzystać z rozwiązań oferowanych w BussiesLink. Podobne rozwiązania zastosować można ponadto do informowania klientów o wysokości ich zaległości płatniczych wobec naszej firmy.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)
Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Wyciągaj konsekwencje wobec dłużników

Prowadząc firmę nie możemy pozwolić sobie na tolerowanie nagminnego przekraczania terminów płatności, uchylania się od zapłaty czy też unikania kontaktu z wierzycielem. Dzięki systemom ERP z łatwością naliczysz odsetki za nieterminowe płatności, przygotujesz wezwanie do zapłaty czy też zajmiesz się ewidencjonowaniem kompensat, faktoringu i sprzedaży długów:

  • kompensata to bezgotówkowe rozliczenie wzajemnych należności i zobowiązań między kontrahentami,
  • sprzedaż wierzytelności polega na sprzedaży długu podmiotowi, który profesjonalnie zajmuje się windykacją trudno ściągalnych należności w celu odzyskania przynajmniej części przeterminowanego długu,
  • faktoring to przeniesienie wierzytelności na faktora za określoną kwotę, pomniejszoną o dyskonto oraz prowizję należną faktorowi, stosowane w wypadku dużych i średnich należności przed ich terminem wymagalności.

System automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty, notę odsetkową, jak również potwierdzenie sald. Dokumenty generowane są z uwzględnieniem przesunięć o dni wolne, dlatego możliwe jest ustalenie terminu na dzień roboczy.

Praktycznym rozwiązaniem oferowanym przez systemy ERP jest też blokada sprzedaży. Umożliwia ona zablokowanie konkretnego klienta poprzez zamieszczenie specjalnej blokady z opisem jej przyczyn.

  • Blokada warunkowa – wystawienie faktury takiemu klientowi zależy każdorazowo od decyzji osoby wystawiającej dokument.
  • Blokada bezwarunkowa – klientowi z taką blokadą nie można wystawić żadnego dokumentu sprzedaży.

Wykorzystaj Pulpit Windykatora

Wartym uwagi narzędziem dostępnym w ramach systemu ERP jest Pulpit Windykatora, który ułatwia pracę z zaległościami. Umożliwia on m.in. rejestrację bieżących działań podejmowanych w celu wyegzekwowania należności oraz prowadzenie korespondencji seryjnej z naszymi dłużnikami. Dzięki niemu mamy też możliwość przeprowadzania analiz, między innymi w podziale na wymagalność, na okresy przeterminowania czy też ze względu na wysokość należności. Pulpit umożliwia również, w razie konieczności, sprawną rejestrację faktoringu i sprzedaży długów.

Co zyskuje firma?

Skuteczność w odzyskiwaniu należności znacząco wpływa na kondycję finansową firmy. W tak trudnych czasach, w jakich obecnie funkcjonuje wiele firm, korzyści płynące ze sprawnej organizacji windykacji przy wykorzystaniu systemów ERP, są nie do przecenienia:

  • zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji o dłużnikach i należnościach, 
  • możliwość śledzenia podejmowanych działaniach egzekucyjnych,
  • analiza wypłacalności klientów,
  • dostęp do informacji o zaległościach dla wszystkich pracowników firmy, w tym dla handlowców i opiekunów klientów,
  • jasna ścieżka postępowania w sytuacji powstania zaległości,
  • blokada sprzedaży w przypadku zaległości płatniczych,
  • naliczanie odsetek za nieterminową płatność,
  • elektroniczne komunikaty dla klientów o terminach płatności i powstałych zaległościach,
  • możliwość przygotowania i przesłania wezwania do zapłaty.

Epidemia koronawirusa to trudny czas dla nas wszystkich. Windykacja należności, jak również zapobieganie powstawaniu zaległości, stają się obecnie coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Systemy ERP oferują firmom wiele rozwiązań, które wspierają szybszą rotację należności. W obecnej sytuacji istotne jest też to, że wszelkie działania windykacyjne można prowadzić zdalnie, z dowolnego miejsca, nawet wówczas, gdy pracownicy pracują zdalnie ze swoich domów. Dzięki temu handlowcy na bieżąco mogą przeglądać korespondencję przesyłaną do klientów, czy też sprawdzać, jak przebiegały negocjacje. W końcu to od skuteczności tych działań w dużej mierze zależy przyszłość wielu firm i ich pracowników. Warto wykorzystać więc wszystkie możliwości.

Marta Dobrzycka
Macrologic ERP by Asseco Business Solutions

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA