Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?

Ograniczenia w przemieszczaniu się, przymusowa kwarantanna, zawieszenie działalności hoteli, biur podróży, restauracji, salonów piękności, obiektów kulturalnych, sportowych, zamknięte szkoły, przedszkola i uniwersytety, praca zdalna czy wreszcie konieczność opieki nad dziećmi, odciska piętno na działaniu wielu firm i instytucji. Część z nich upada lub przechodzi poważne trudności finansowe, inne uczą się funkcjonowania w świecie ograniczeń, pracy zdalnej czy zakupów w sieci. Kiepska sytuacja części firm wpływa niekorzystnie na funkcjonowanie innych, pracownicy są zwalniani albo redukuje się im pensje i ogranicza inne wydatki. Coraz więcej przedsiębiorstw staje w obliczu podjęcia działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych płatności, tak aby móc samemu funkcjonować.

Zapewnij przetrwanie swojej firmie

Zorganizowanie w firmie sprawnego systemu windykacji jest często w obecnych czasach niezbędne, by firma mogła przetrwać. Systemy ERP doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy chcemy monitorować należności oraz organizować działania prowadzące do ich uregulowania. Dzięki nim już na wczesnym etapie współpracy z klientem możemy analizować stany rozrachunków (należności), które umożliwiają uzyskanie informacji o rozliczeniach, kontaktach, umowach dotyczących rozrachunków oraz korespondencji z klientami. Ponadto, funkcjonujący w systemie ERP, Pulpit Windykatora pomaga analizować wypłacalność klientów, oferuje alerty o stanie zapłaty i umożliwia prowadzenie korespondencji seryjnej z dłużnikami.

Zapobiegaj powstawaniu zaległości płatniczych poprzez wdrożenie odpowiednich procedur

Wszyscy wiemy, że lepiej jest zapobiegać, niż leczyć. Nie inaczej jest w przypadku zaległości w płatnościach. Lepiej w ogóle nie dopuszczać do ich powstawania. Bardzo pomocne są tutaj systemy ERP, które oferują szereg narzędzi prewencyjnych, dzięki którym mamy szansę uniknąć w naszych firmach konieczności prowadzenia kosztownych i długotrwałych procesów windykacyjnych wobec naszych klientów. Z pewnością wpływa to też na kształtowanie pozytywnej opinii o firmie na rynku.

Możliwości, jakie oferują nam tutaj systemy ERP są naprawdę wszechstronne i szerokie:

• ewidencje kontaktów klientów,
• analizy rozrachunków,
• analizy Business Intelligence do weryfikacji wypłacalności klientów,
• informacje o stanie zapłat w BussinesLink lub w Portalu Obsługi Klienta,
• automatyczne wysyłanie e-mail przypominających o zbliżających się terminach płatności,
• automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail wzywających do uregulowania przeterminowanych płatności.

Umożliwiają one stworzenie w firmie elastycznych procedur monitorowania i odzyskiwania należności.

Zadbaj o uporządkowanie informacji, umów i kontaktów

Przede wszystkim na początek warto zadbać o uporządkowanie wszelkich informacji o klientach. Służą temu specjalne elektroniczne ewidencje klientów, w których gromadzone są m.in. dane kontaktowe, umowy wraz z załącznikami i aneksami, informacje o płatnościach, jak również wszelkie notatki ze spotkań, rozmów telefonicznych, ustaleń zdalnych, e-maile. Informacje te dostępne są zdalnie z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Dostęp do tych danych można udostępnić wybranym pracownikom naszej firmy, także gdy pracują z domu, dzięki czemu zyskują dostęp do kompletnych i szczegółowych informacji o danym kliencie. Ponadto elektroniczna ewidencja klientów umożliwia segregowanie i przeszukiwanie tych danych według różnych kryteriów.

Bądź na bieżąco z informacjami o płatnościach i analizuj wypłacalność klientów

Kluczem do sprawnego kontrolowania finansów firmy jest między innymi szybki dostęp do aktualnych danych o bieżących i przyszłych płatnościach klientów, jak również informacje o zaległościach. W tym celu dobrze sprawdzają się dostępne w systemie ERP analizy Business Intelligence. Pomagają one samodzielnie prowadzić zaawansowane analizy biznesowe w kluczowych dla firmy obszarach, takich właśnie jak finanse i zwiększają tym samym trafność prowadzonych na ich podstawie działań. Pozwala to na przykład zweryfikować prowadzoną w firmie politykę ustalania terminów płatności czy limitów kredytowych przyznawanych poszczególnym klientom.

W oparciu o analizy BI, prowadzone m.in. z wykorzystaniem informacji o wysokości obrotów firmy, przyjętymi w firmie zasadami kredytowania oraz terminami zapłaty, można także oceniać wypłacalność konkretnych klientów czy też tworzyć rankingi największych dłużników. Dzięki analizom BI można też prognozować pewne trendy w zakresie kształtowania się zadłużenia wobec firmy.

Nagradzaj za terminowe płatności

Dzięki bieżącemu monitorowaniu płatności, np. poprzez wspomnianą już elektroniczną ewidencję klientów, firma zyskuje szybki wgląd nie tylko w zaległe płatności, ale także w te dokonywane w terminie lub wcześniej. To doskonała okazja do nagradzania takich klientów i utrwalania w nich tym samym tego typu nawyków. Nagrodą może być rabat czy też specjalny limit kredytowy przygotowany dla takiego sumiennego klienta. Ciekawym rozwiązaniem może być również wprowadzenie płatności ratalnych. W systemach ERP można automatycznie rozbić płatność na wiele rat i określić dla każdej z nich formę i termin płatności.

Bądź w stałym kontakcie ze swoimi dłużnikami

Często opóźnienia w płatnościach wynikają z przeoczenia terminu zapłaty, dlatego warto sięgnąć po elektroniczne narzędzia, dzięki którym przypomnisz swoim klientom o zbliżającym się terminie płatności faktur. Systemy ERP oferują w tym zakresie różnorodne rozwiązania. Można skorzystać z opcji przesyłania klientom specjalnych powiadomień o terminie zapłaty (w formie e-maila) albo też udostępnić im wgląd do stanu rozliczeń na specjalnej stronie internetowej. Można tutaj sięgnąć zarówno do rozwiązań oferowanych w Portalu Obsługi Klienta jak również skorzystać z rozwiązań oferowanych w BussiesLink. Podobne rozwiązania zastosować można ponadto do informowania klientów o wysokości ich zaległości płatniczych wobec naszej firmy.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)
Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Wyciągaj konsekwencje wobec dłużników

Prowadząc firmę nie możemy pozwolić sobie na tolerowanie nagminnego przekraczania terminów płatności, uchylania się od zapłaty czy też unikania kontaktu z wierzycielem. Dzięki systemom ERP z łatwością naliczysz odsetki za nieterminowe płatności, przygotujesz wezwanie do zapłaty czy też zajmiesz się ewidencjonowaniem kompensat, faktoringu i sprzedaży długów:

• kompensata to bezgotówkowe rozliczenie wzajemnych należności i zobowiązań między kontrahentami,
• sprzedaż wierzytelności polega na sprzedaży długu podmiotowi, który profesjonalnie zajmuje się windykacją trudno ściągalnych należności w celu odzyskania przynajmniej części przeterminowanego długu,
• faktoring to przeniesienie wierzytelności na faktora za określoną kwotę, pomniejszoną o dyskonto oraz prowizję należną faktorowi, stosowane w wypadku dużych i średnich należności przed ich terminem wymagalności.

System automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty, notę odsetkową, jak również potwierdzenie sald. Dokumenty generowane są z uwzględnieniem przesunięć o dni wolne, dlatego możliwe jest ustalenie terminu na dzień roboczy.

Praktycznym rozwiązaniem oferowanym przez systemy ERP jest też blokada sprzedaży. Umożliwia ona zablokowanie konkretnego klienta poprzez zamieszczenie specjalnej blokady z opisem jej przyczyn.

• Blokada warunkowa – wystawienie faktury takiemu klientowi zależy każdorazowo od decyzji osoby wystawiającej dokument.

• Blokada bezwarunkowa – klientowi z taką blokadą nie można wystawić żadnego dokumentu sprzedaży.

Wykorzystaj Pulpit Windykatora

Wartym uwagi narzędziem dostępnym w ramach systemu ERP jest Pulpit Windykatora, który ułatwia pracę z zaległościami. Umożliwia on m.in. rejestrację bieżących działań podejmowanych w celu wyegzekwowania należności oraz prowadzenie korespondencji seryjnej z naszymi dłużnikami. Dzięki niemu mamy też możliwość przeprowadzania analiz, między innymi w podziale na wymagalność, na okresy przeterminowania czy też ze względu na wysokość należności. Pulpit umożliwia również, w razie konieczności, sprawną rejestrację faktoringu i sprzedaży długów.

Co zyskuje firma?

Skuteczność w odzyskiwaniu należności znacząco wpływa na kondycję finansową firmy. W tak trudnych czasach, w jakich obecnie funkcjonuje wiele firm, korzyści płynące ze sprawnej organizacji windykacji przy wykorzystaniu systemów ERP, są nie do przecenienia:

• zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji o dłużnikach i należnościach, 
• możliwość śledzenia podejmowanych działaniach egzekucyjnych,
• analiza wypłacalności klientów,
• dostęp do informacji o zaległościach dla wszystkich pracowników firmy, w tym dla handlowców i opiekunów klientów,
• jasna ścieżka postępowania w sytuacji powstania zaległości,
• blokada sprzedaży w przypadku zaległości płatniczych,
• naliczanie odsetek za nieterminową płatność,
• elektroniczne komunikaty dla klientów o terminach płatności i powstałych zaległościach,
• możliwość przygotowania i przesłania wezwania do zapłaty.

Epidemia koronawirusa to trudny czas dla nas wszystkich. Windykacja należności, jak również zapobieganie powstawaniu zaległości, stają się obecnie coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Systemy ERP oferują firmom wiele rozwiązań, które wspierają szybszą rotację należności. W obecnej sytuacji istotne jest też to, że wszelkie działania windykacyjne można prowadzić zdalnie, z dowolnego miejsca, nawet wówczas, gdy pracownicy pracują zdalnie ze swoich domów. Dzięki temu handlowcy na bieżąco mogą przeglądać korespondencję przesyłaną do klientów, czy też sprawdzać, jak przebiegały negocjacje. W końcu to od skuteczności tych działań w dużej mierze zależy przyszłość wielu firm i ich pracowników. Warto wykorzystać więc wszystkie możliwości.

Marta Dobrzycka
Macrologic ERP by Asseco Business Solutions