REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?

Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?
Jak skutecznie windykować należności i nie dopuścić do powstawania zaległości płatniczych?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Epidemia koronawirusa, rozprzestrzeniająca się aktualnie na całym świecie, zaczyna negatywnie odbijać się na płynności finansowej wielu firm. Niektórzy klienci płacą nieterminowo lub całkowicie zaprzestają regulowania faktur. Inni - proszą o odroczenie płatności lub rozłożenie jej na raty. Aby nie stracić płynności finansowej firmy mogą wspomóc działania windykacyjne rozwiązaniami oferowanymi przez systemy ERP, a nawet, przy ich pomocy, starać się zapobiegać powstawaniu zaległości.

Ograniczenia w przemieszczaniu się, przymusowa kwarantanna, zawieszenie działalności hoteli, biur podróży, restauracji, salonów piękności, obiektów kulturalnych, sportowych, zamknięte szkoły, przedszkola i uniwersytety, praca zdalna czy wreszcie konieczność opieki nad dziećmi, odciska piętno na działaniu wielu firm i instytucji. Część z nich upada lub przechodzi poważne trudności finansowe, inne uczą się funkcjonowania w świecie ograniczeń, pracy zdalnej czy zakupów w sieci. Kiepska sytuacja części firm wpływa niekorzystnie na funkcjonowanie innych, pracownicy są zwalniani albo redukuje się im pensje i ogranicza inne wydatki. Coraz więcej przedsiębiorstw staje w obliczu podjęcia działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych płatności, tak aby móc samemu funkcjonować.

REKLAMA

Autopromocja

Zapewnij przetrwanie swojej firmie

Zorganizowanie w firmie sprawnego systemu windykacji jest często w obecnych czasach niezbędne, by firma mogła przetrwać. Systemy ERP doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy chcemy monitorować należności oraz organizować działania prowadzące do ich uregulowania. Dzięki nim już na wczesnym etapie współpracy z klientem możemy analizować stany rozrachunków (należności), które umożliwiają uzyskanie informacji o rozliczeniach, kontaktach, umowach dotyczących rozrachunków oraz korespondencji z klientami. Ponadto, funkcjonujący w systemie ERP, Pulpit Windykatora pomaga analizować wypłacalność klientów, oferuje alerty o stanie zapłaty i umożliwia prowadzenie korespondencji seryjnej z dłużnikami.

Zapobiegaj powstawaniu zaległości płatniczych poprzez wdrożenie odpowiednich procedur

Wszyscy wiemy, że lepiej jest zapobiegać, niż leczyć. Nie inaczej jest w przypadku zaległości w płatnościach. Lepiej w ogóle nie dopuszczać do ich powstawania. Bardzo pomocne są tutaj systemy ERP, które oferują szereg narzędzi prewencyjnych, dzięki którym mamy szansę uniknąć w naszych firmach konieczności prowadzenia kosztownych i długotrwałych procesów windykacyjnych wobec naszych klientów. Z pewnością wpływa to też na kształtowanie pozytywnej opinii o firmie na rynku.

Możliwości, jakie oferują nam tutaj systemy ERP są naprawdę wszechstronne i szerokie:

  • ewidencje kontaktów klientów,
  • analizy rozrachunków,
  • analizy Business Intelligence do weryfikacji wypłacalności klientów,
  • informacje o stanie zapłat w BussinesLink lub w Portalu Obsługi Klienta,
  • automatyczne wysyłanie e-mail przypominających o zbliżających się terminach płatności,
  • automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail wzywających do uregulowania przeterminowanych płatności.

Umożliwiają one stworzenie w firmie elastycznych procedur monitorowania i odzyskiwania należności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zadbaj o uporządkowanie informacji, umów i kontaktów

Przede wszystkim na początek warto zadbać o uporządkowanie wszelkich informacji o klientach. Służą temu specjalne elektroniczne ewidencje klientów, w których gromadzone są m.in. dane kontaktowe, umowy wraz z załącznikami i aneksami, informacje o płatnościach, jak również wszelkie notatki ze spotkań, rozmów telefonicznych, ustaleń zdalnych, e-maile. Informacje te dostępne są zdalnie z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Dostęp do tych danych można udostępnić wybranym pracownikom naszej firmy, także gdy pracują z domu, dzięki czemu zyskują dostęp do kompletnych i szczegółowych informacji o danym kliencie. Ponadto elektroniczna ewidencja klientów umożliwia segregowanie i przeszukiwanie tych danych według różnych kryteriów.

Bądź na bieżąco z informacjami o płatnościach i analizuj wypłacalność klientów

Kluczem do sprawnego kontrolowania finansów firmy jest między innymi szybki dostęp do aktualnych danych o bieżących i przyszłych płatnościach klientów, jak również informacje o zaległościach. W tym celu dobrze sprawdzają się dostępne w systemie ERP analizy Business Intelligence. Pomagają one samodzielnie prowadzić zaawansowane analizy biznesowe w kluczowych dla firmy obszarach, takich właśnie jak finanse i zwiększają tym samym trafność prowadzonych na ich podstawie działań. Pozwala to na przykład zweryfikować prowadzoną w firmie politykę ustalania terminów płatności czy limitów kredytowych przyznawanych poszczególnym klientom.

W oparciu o analizy BI, prowadzone m.in. z wykorzystaniem informacji o wysokości obrotów firmy, przyjętymi w firmie zasadami kredytowania oraz terminami zapłaty, można także oceniać wypłacalność konkretnych klientów czy też tworzyć rankingi największych dłużników. Dzięki analizom BI można też prognozować pewne trendy w zakresie kształtowania się zadłużenia wobec firmy.

Nagradzaj za terminowe płatności

Dzięki bieżącemu monitorowaniu płatności, np. poprzez wspomnianą już elektroniczną ewidencję klientów, firma zyskuje szybki wgląd nie tylko w zaległe płatności, ale także w te dokonywane w terminie lub wcześniej. To doskonała okazja do nagradzania takich klientów i utrwalania w nich tym samym tego typu nawyków. Nagrodą może być rabat czy też specjalny limit kredytowy przygotowany dla takiego sumiennego klienta. Ciekawym rozwiązaniem może być również wprowadzenie płatności ratalnych. W systemach ERP można automatycznie rozbić płatność na wiele rat i określić dla każdej z nich formę i termin płatności.

Bądź w stałym kontakcie ze swoimi dłużnikami

Często opóźnienia w płatnościach wynikają z przeoczenia terminu zapłaty, dlatego warto sięgnąć po elektroniczne narzędzia, dzięki którym przypomnisz swoim klientom o zbliżającym się terminie płatności faktur. Systemy ERP oferują w tym zakresie różnorodne rozwiązania. Można skorzystać z opcji przesyłania klientom specjalnych powiadomień o terminie zapłaty (w formie e-maila) albo też udostępnić im wgląd do stanu rozliczeń na specjalnej stronie internetowej. Można tutaj sięgnąć zarówno do rozwiązań oferowanych w Portalu Obsługi Klienta jak również skorzystać z rozwiązań oferowanych w BussiesLink. Podobne rozwiązania zastosować można ponadto do informowania klientów o wysokości ich zaległości płatniczych wobec naszej firmy.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)
Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Wyciągaj konsekwencje wobec dłużników

Prowadząc firmę nie możemy pozwolić sobie na tolerowanie nagminnego przekraczania terminów płatności, uchylania się od zapłaty czy też unikania kontaktu z wierzycielem. Dzięki systemom ERP z łatwością naliczysz odsetki za nieterminowe płatności, przygotujesz wezwanie do zapłaty czy też zajmiesz się ewidencjonowaniem kompensat, faktoringu i sprzedaży długów:

  • kompensata to bezgotówkowe rozliczenie wzajemnych należności i zobowiązań między kontrahentami,
  • sprzedaż wierzytelności polega na sprzedaży długu podmiotowi, który profesjonalnie zajmuje się windykacją trudno ściągalnych należności w celu odzyskania przynajmniej części przeterminowanego długu,
  • faktoring to przeniesienie wierzytelności na faktora za określoną kwotę, pomniejszoną o dyskonto oraz prowizję należną faktorowi, stosowane w wypadku dużych i średnich należności przed ich terminem wymagalności.

System automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty, notę odsetkową, jak również potwierdzenie sald. Dokumenty generowane są z uwzględnieniem przesunięć o dni wolne, dlatego możliwe jest ustalenie terminu na dzień roboczy.

Praktycznym rozwiązaniem oferowanym przez systemy ERP jest też blokada sprzedaży. Umożliwia ona zablokowanie konkretnego klienta poprzez zamieszczenie specjalnej blokady z opisem jej przyczyn.

  • Blokada warunkowa – wystawienie faktury takiemu klientowi zależy każdorazowo od decyzji osoby wystawiającej dokument.
  • Blokada bezwarunkowa – klientowi z taką blokadą nie można wystawić żadnego dokumentu sprzedaży.

Wykorzystaj Pulpit Windykatora

Wartym uwagi narzędziem dostępnym w ramach systemu ERP jest Pulpit Windykatora, który ułatwia pracę z zaległościami. Umożliwia on m.in. rejestrację bieżących działań podejmowanych w celu wyegzekwowania należności oraz prowadzenie korespondencji seryjnej z naszymi dłużnikami. Dzięki niemu mamy też możliwość przeprowadzania analiz, między innymi w podziale na wymagalność, na okresy przeterminowania czy też ze względu na wysokość należności. Pulpit umożliwia również, w razie konieczności, sprawną rejestrację faktoringu i sprzedaży długów.

Co zyskuje firma?

Skuteczność w odzyskiwaniu należności znacząco wpływa na kondycję finansową firmy. W tak trudnych czasach, w jakich obecnie funkcjonuje wiele firm, korzyści płynące ze sprawnej organizacji windykacji przy wykorzystaniu systemów ERP, są nie do przecenienia:

  • zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji o dłużnikach i należnościach, 
  • możliwość śledzenia podejmowanych działaniach egzekucyjnych,
  • analiza wypłacalności klientów,
  • dostęp do informacji o zaległościach dla wszystkich pracowników firmy, w tym dla handlowców i opiekunów klientów,
  • jasna ścieżka postępowania w sytuacji powstania zaległości,
  • blokada sprzedaży w przypadku zaległości płatniczych,
  • naliczanie odsetek za nieterminową płatność,
  • elektroniczne komunikaty dla klientów o terminach płatności i powstałych zaległościach,
  • możliwość przygotowania i przesłania wezwania do zapłaty.

Epidemia koronawirusa to trudny czas dla nas wszystkich. Windykacja należności, jak również zapobieganie powstawaniu zaległości, stają się obecnie coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Systemy ERP oferują firmom wiele rozwiązań, które wspierają szybszą rotację należności. W obecnej sytuacji istotne jest też to, że wszelkie działania windykacyjne można prowadzić zdalnie, z dowolnego miejsca, nawet wówczas, gdy pracownicy pracują zdalnie ze swoich domów. Dzięki temu handlowcy na bieżąco mogą przeglądać korespondencję przesyłaną do klientów, czy też sprawdzać, jak przebiegały negocjacje. W końcu to od skuteczności tych działań w dużej mierze zależy przyszłość wielu firm i ich pracowników. Warto wykorzystać więc wszystkie możliwości.

Marta Dobrzycka
Macrologic ERP by Asseco Business Solutions

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

REKLAMA

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

REKLAMA