Dokumentowanie wydatków na posiłki podczas podróży służbowej - oświadczenie pracownika

Przez „zapewnienie całodziennego wyżywienia” należy rozumieć sytuacje, w których pracodawca ponosi ekonomiczny ciężar wydatków żywieniowych związanych z podróżą służbową pracownika.

Bez znaczenia pozostaje sposób „zapewnienia” tego wyżywienia, co oznacza, że możliwe jest zarówno opłacenie posiłków, nabycie bonów obiadowych bądź też przekazanie pracownikowi środków na nabycie posiłków lub zwrócenie mu poniesionych na ten cel wydatków.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy w przypadku samodzielnego nabywania przez pracowników posiłków nie są oni w stanie uzyskać faktur ani rachunków dokumentujących poniesione wydatki.

Zwrot wydatków na nabycie posiłków powinien być dokonywany na podstawie przedłożonych przez pracowników dokumentów. Stosownie do treści § 8a. ust.3 . Rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podróże służbowe 2013

Co do zasady poniesione podczas podróży służbowej wydatki powinny być przez pracownika udokumentowane tak aby możliwe było wykazanie, że wydatki te rzeczywiście poniesiono.

Jednakże z uwagi na fakt, że niekiedy uzyskanie takich dokumentów jest niemożliwe lub utrudnione, ustawodawca dopuścił, by w takich sytuacjach pracownik mógł rozliczyć delegację służbową poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

Z treści powyższego przepisu wynika jednak, że taki sposób rozliczenia powinien być stosowany jedynie w sytuacji braku możliwości uzyskania innych dokumentów (np. faktur, rachunków), a więc nie powinien być regułą. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 października 2010 r., nr ILPB1/415-754/10-4/KŁ, stwierdził, że „jako dokument potwierdzający poszczególne wydatki na wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej, pracodawca może również przyjąć fakturę wystawioną na pracownika, rachunek, paragon z kasy fiskalnej, a w przypadku braku ww. dokumentów oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku wraz z podaniem przyczyn braku jego udokumentowania”.

Podróż służbowa przedsiębiorcy

Zasadniczo pracownik nabywający posiłek powinien otrzymać od sprzedawcy paragon fiskalny, który nie mając charakteru imiennego dokumentuje jednak zakup określonych usług poprzez wskazanie danych sprzedawcy oraz daty i godziny, kiedy został wystawiony.

Jeżeli więc pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach na posiłki podczas podróży służbowej, powinien dołączyć do niego posiadane paragony. Dopiero w sytuacji, gdy z różnych przyczyn otrzymanie paragonu nie było możliwe, wystarczające dla rozliczenia podróży służbowej może być samodzielne pisemne oświadczenie pracownika.

Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nabycie posiłków będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał diety.

Odpowiednie udokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi ma również istotne znaczenie dla możliwości zaliczenia ich przez pracodawce do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o CIT nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych natomiast w art. 9 ust. 1 tej ustawy wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję księgową na podstawie odrębnych przepisów, którymi w tym przypadku będą uregulowania ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm).

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ustawy o CIT, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków na posiłki, także w sytuacji braku faktur bądź rachunków dokumentujących te wydatki potwierdzają także organy podatkowego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r., (nr IPPB3/423-304/10-2/EB) wskazał, że „wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być dokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na Spółkę jak i bezpośrednio na odbywających podróż pracowników, jak również: paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników (co może stanowić tylko incydentalne i wyjątkowe przypadki i być dokładnie uzasadnione) wraz z dowodem wewnętrznym zwanym „rozliczeniem podróży służbowej”. Dowód wewnętrzny może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia on wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku”.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (nr IBPBI/2/423-214/09/AP) podkreślił, że oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Reasumując, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z podróżami służbowymi ich pracowników będzie możliwe w  sytuacji odpowiedniego (zgodnego z przepisami ustawy o rachunkowości) ich udokumentowania.