REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków na posiłki podczas podróży służbowej - oświadczenie pracownika

Lech Janicki
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy miewają wątpliwości, czy w przypadku nie zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty wydatków na nabycie posiłków na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o rozliczeniu kosztów podróży.

Przez „zapewnienie całodziennego wyżywienia” należy rozumieć sytuacje, w których pracodawca ponosi ekonomiczny ciężar wydatków żywieniowych związanych z podróżą służbową pracownika.

Autopromocja

Bez znaczenia pozostaje sposób „zapewnienia” tego wyżywienia, co oznacza, że możliwe jest zarówno opłacenie posiłków, nabycie bonów obiadowych bądź też przekazanie pracownikowi środków na nabycie posiłków lub zwrócenie mu poniesionych na ten cel wydatków.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy w przypadku samodzielnego nabywania przez pracowników posiłków nie są oni w stanie uzyskać faktur ani rachunków dokumentujących poniesione wydatki.

Zwrot wydatków na nabycie posiłków powinien być dokonywany na podstawie przedłożonych przez pracowników dokumentów. Stosownie do treści § 8a. ust.3 . Rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podróże służbowe 2013

Co do zasady poniesione podczas podróży służbowej wydatki powinny być przez pracownika udokumentowane tak aby możliwe było wykazanie, że wydatki te rzeczywiście poniesiono.

Jednakże z uwagi na fakt, że niekiedy uzyskanie takich dokumentów jest niemożliwe lub utrudnione, ustawodawca dopuścił, by w takich sytuacjach pracownik mógł rozliczyć delegację służbową poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

Z treści powyższego przepisu wynika jednak, że taki sposób rozliczenia powinien być stosowany jedynie w sytuacji braku możliwości uzyskania innych dokumentów (np. faktur, rachunków), a więc nie powinien być regułą. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 października 2010 r., nr ILPB1/415-754/10-4/KŁ, stwierdził, że „jako dokument potwierdzający poszczególne wydatki na wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej, pracodawca może również przyjąć fakturę wystawioną na pracownika, rachunek, paragon z kasy fiskalnej, a w przypadku braku ww. dokumentów oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku wraz z podaniem przyczyn braku jego udokumentowania”.

Podróż służbowa przedsiębiorcy

Zasadniczo pracownik nabywający posiłek powinien otrzymać od sprzedawcy paragon fiskalny, który nie mając charakteru imiennego dokumentuje jednak zakup określonych usług poprzez wskazanie danych sprzedawcy oraz daty i godziny, kiedy został wystawiony.

Jeżeli więc pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach na posiłki podczas podróży służbowej, powinien dołączyć do niego posiadane paragony. Dopiero w sytuacji, gdy z różnych przyczyn otrzymanie paragonu nie było możliwe, wystarczające dla rozliczenia podróży służbowej może być samodzielne pisemne oświadczenie pracownika.

Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nabycie posiłków będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał diety.

Odpowiednie udokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi ma również istotne znaczenie dla możliwości zaliczenia ich przez pracodawce do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o CIT nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych natomiast w art. 9 ust. 1 tej ustawy wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję księgową na podstawie odrębnych przepisów, którymi w tym przypadku będą uregulowania ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm).

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Autopromocja

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ustawy o CIT, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.


Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków na posiłki, także w sytuacji braku faktur bądź rachunków dokumentujących te wydatki potwierdzają także organy podatkowego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r., (nr IPPB3/423-304/10-2/EB) wskazał, że „wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być dokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na Spółkę jak i bezpośrednio na odbywających podróż pracowników, jak również: paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników (co może stanowić tylko incydentalne i wyjątkowe przypadki i być dokładnie uzasadnione) wraz z dowodem wewnętrznym zwanym „rozliczeniem podróży służbowej”. Dowód wewnętrzny może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia on wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku”.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (nr IBPBI/2/423-214/09/AP) podkreślił, że oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Reasumując, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z podróżami służbowymi ich pracowników będzie możliwe w  sytuacji odpowiedniego (zgodnego z przepisami ustawy o rachunkowości) ich udokumentowania.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    Ekoschematy obszarowe - są już stawki płatności za 2023 rok [tabela]

    Ustalone zostały stawki płatności w ramach ekoschematów obszarowych za 2023 rok - informuje resort rolnictwa.

    Zwrot podatku - kiedy? Czy da się przyspieszyć?

    Gdy z zeznania podatkowego PIT wynika nadpłata podatku, to urząd skarbowy dokona jej zwrotu. W jakim terminie można spodziewać się zwrotu podatku? Czy można przyspieszyć zwrot korzystając z usługi Twój e-PIT?

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze a zmiana powierzchni użytków rolnych

    Jak wygląda kwestia zwrotu akcyzy za paliwo rolnicze w przypadku zmiany powierzchni posiadanych przez producenta rolnego użytków rolnych? W jakich terminach składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w 2024 roku?

    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    Umowa o pracę na czas określony. TSUE: trzeba podać przyczynę wypowiedzenia

    W wyroku z 20 lutego 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł, że pracownik zatrudniony na czas określony musi zostać poinformowany przez pracodawcę o przyczynach rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, jeśli informacji takiej udziela się pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony. Zdaniem TSUE polskie przepisy przewidujące wskazanie tych przyczyn jedynie pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony naruszają prawo podstawowe pracownika na czas określony do skutecznego środka prawnego. W Polsce dopiero od 26 kwietnia 2023 r w Kodeksie pracy istnieje obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony. Wcześniej przyczynę wypowiedzenia pracodawca musiał wskazywać tylko w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania wypowiedzenia. 

    Ile wynosi przeciętne wynagrodzenie? Najnowsze dane GUS

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    REKLAMA