REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków na posiłki podczas podróży służbowej - oświadczenie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lech Janicki
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika
podróż służbowa; dokumentowanie wydatków na posiłki; oświadczenie pracownika

REKLAMA

REKLAMA

Podatnicy miewają wątpliwości, czy w przypadku nie zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty wydatków na nabycie posiłków na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o rozliczeniu kosztów podróży.

Przez „zapewnienie całodziennego wyżywienia” należy rozumieć sytuacje, w których pracodawca ponosi ekonomiczny ciężar wydatków żywieniowych związanych z podróżą służbową pracownika.

REKLAMA

Bez znaczenia pozostaje sposób „zapewnienia” tego wyżywienia, co oznacza, że możliwe jest zarówno opłacenie posiłków, nabycie bonów obiadowych bądź też przekazanie pracownikowi środków na nabycie posiłków lub zwrócenie mu poniesionych na ten cel wydatków.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy w przypadku samodzielnego nabywania przez pracowników posiłków nie są oni w stanie uzyskać faktur ani rachunków dokumentujących poniesione wydatki.

Zwrot wydatków na nabycie posiłków powinien być dokonywany na podstawie przedłożonych przez pracowników dokumentów. Stosownie do treści § 8a. ust.3 . Rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podróże służbowe 2013

Co do zasady poniesione podczas podróży służbowej wydatki powinny być przez pracownika udokumentowane tak aby możliwe było wykazanie, że wydatki te rzeczywiście poniesiono.

Jednakże z uwagi na fakt, że niekiedy uzyskanie takich dokumentów jest niemożliwe lub utrudnione, ustawodawca dopuścił, by w takich sytuacjach pracownik mógł rozliczyć delegację służbową poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

Z treści powyższego przepisu wynika jednak, że taki sposób rozliczenia powinien być stosowany jedynie w sytuacji braku możliwości uzyskania innych dokumentów (np. faktur, rachunków), a więc nie powinien być regułą. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 października 2010 r., nr ILPB1/415-754/10-4/KŁ, stwierdził, że „jako dokument potwierdzający poszczególne wydatki na wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej, pracodawca może również przyjąć fakturę wystawioną na pracownika, rachunek, paragon z kasy fiskalnej, a w przypadku braku ww. dokumentów oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku wraz z podaniem przyczyn braku jego udokumentowania”.

Podróż służbowa przedsiębiorcy

REKLAMA

Zasadniczo pracownik nabywający posiłek powinien otrzymać od sprzedawcy paragon fiskalny, który nie mając charakteru imiennego dokumentuje jednak zakup określonych usług poprzez wskazanie danych sprzedawcy oraz daty i godziny, kiedy został wystawiony.

Jeżeli więc pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach na posiłki podczas podróży służbowej, powinien dołączyć do niego posiadane paragony. Dopiero w sytuacji, gdy z różnych przyczyn otrzymanie paragonu nie było możliwe, wystarczające dla rozliczenia podróży służbowej może być samodzielne pisemne oświadczenie pracownika.

Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych wydatków na nabycie posiłków będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania pod warunkiem, że pracownik nie otrzymał diety.

Odpowiednie udokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi ma również istotne znaczenie dla możliwości zaliczenia ich przez pracodawce do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o CIT nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych natomiast w art. 9 ust. 1 tej ustawy wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję księgową na podstawie odrębnych przepisów, którymi w tym przypadku będą uregulowania ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm).

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ustawy o CIT, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.


Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków na posiłki, także w sytuacji braku faktur bądź rachunków dokumentujących te wydatki potwierdzają także organy podatkowego.

REKLAMA

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r., (nr IPPB3/423-304/10-2/EB) wskazał, że „wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być dokumentowane zarówno fakturami wystawionymi na Spółkę jak i bezpośrednio na odbywających podróż pracowników, jak również: paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników (co może stanowić tylko incydentalne i wyjątkowe przypadki i być dokładnie uzasadnione) wraz z dowodem wewnętrznym zwanym „rozliczeniem podróży służbowej”. Dowód wewnętrzny może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia on wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku”.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (nr IBPBI/2/423-214/09/AP) podkreślił, że oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Reasumując, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z podróżami służbowymi ich pracowników będzie możliwe w  sytuacji odpowiedniego (zgodnego z przepisami ustawy o rachunkowości) ich udokumentowania.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

REKLAMA

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

REKLAMA

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

REKLAMA