REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki sfinansowane z własnych środków a koszty podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Wydatki sfinansowane z własnych środków a koszty podatkowe /fot.Shutterstock
Wydatki sfinansowane z własnych środków a koszty podatkowe /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W przypadku sfinansowania wydatków firmy z własnych środków, np. przez członka zarządu z jego prywatnych środków powoduje, wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki.

W praktyce biznesowej dochodzi do sytuacji, gdy koszty są ponoszone przez inny podmiot niż ten, którego faktycznie dotyczą. Przykładowo mogą to być wydatki na wyjazdy pracowników kontrahenta, na sfinansowanie czyjejś inwestycji czy dofinansowanie działalności partnera biznesowego lub zwyczajne darowizny. Przykłady można mnożyć, w zależności od potrzeb biznesowych mogą one być różne. Kolejna kategoria obejmuje wydatki na prywatne cele pracowników oraz sytuację odmienną tj. finansowanie działalności podatnika przez pracowników (np. zarząd).

REKLAMA

Autopromocja

Związek z przychodami

REKLAMA

Jedną z najważniejszych kwestii przy zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego cel oraz związek z przychodami. Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 lutego 2019 r. (sygn. II FSK 318/17): „użycie w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zwrotu „w celu” oznacza, że nie zawsze wydatek przynieść musi skutek w postaci osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Dla oceny, czy dany wydatek został poczyniony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu należy mieć na względzie charakter związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a przychodem”. Wyrok ten oznacza, że podatnik powinien analizować nie tylko celowość ponoszonych wydatków, ale także ich związek z przychodami, który może być bezpośredni albo pośredni.

W przypadku kosztów bezpośrednio związanych z przychodami nie ma problemu z ich przyporządkowaniem. Kwestia prawidłowej kwalifikacji jest natomiast dużo bardziej istotna w przypadku kosztów pośrednich, gdzie podatnik powinien potrafić wykazać ich związek z przychodami. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 30 listopada 2018 r. (sygn. II FSK 3420/16) wskazał, że przy interpretacji związku i celu poniesionego wydatku należy zawsze odwoływać się do wykładni gospodarczej, tj. należy założyć, że podatnik działa jak racjonalny przedsiębiorca kierujący się chęcią osiągnięcia zysku. Dopiero organ podatkowy powinien wykazać, że intencje podatnika były inne.

Poniesienie wydatku z własnych zasobów

Kolejną bardzo istotną przesłanką kwalifikacji wydatku do kosztów podatkowych jest poniesienie go z własnych środków. Kwestię tę idealnie obrazuje stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 1 września 2017 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.131.2017.2.MJ. gdzie organ wskazał, że sfinansowanie wydatków przez prezesa firmy z jego prywatnych środków powoduje, że wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki.

REKLAMA

Podobna sytuacja miała miejsce w sprawie rozstrzygniętej wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 października 2019 r. (sygn. akt III SA/Wa 576/19). Sprawa, rozpatrywana przez WSA, dotyczyła osoby fizycznej będącej wspólnikiem kilku spółek deweloperskich, która po wybudowaniu osiedla z własnych środków wybudowała za miasto drogi dojazdowe. Wydatki związane z tym przedsięwzięciem chciała zaliczyć do kosztów podatkowych związanych z prowadzoną działalnością deweloperską i budową osiedla. Organ podatkowy nie zgodził się z takim podejściem, gdyż nie znalazł związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej. Jego stanowisko potwierdził WSA w Warszawie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W takich sytuacjach przesłankę poniesienia kosztu z własnych środków można w prosty sposób wypełnić poprzez zrefakturowanie kosztów poniesionych z prywatnych pieniędzy na firmę w oparciu o umowę/porozumienie. W tym celu należy zadbać o odpowiednie procedury oraz weryfikację ich przestrzegania w przedsiębiorstwie.

Kwalifikacja w zależności od sytuacji

Na zakończenie warto wskazać, że dany wydatek może być różnie klasyfikowany, w zależności od sytuacji. Dobrym przykładem jest wydatek na „finansowanie wycieczki dla pracowników kontrahenta”. Zasadniczo w sytuacji, gdy chcemy po prostu sfinansować pracownikom kontrahenta wycieczkę, biorąc pod uwagę powyższe przesłanki, koszty takiej wycieczki należałoby uznać za niepodatkowe, gdyż nie są one związane z przychodami podatnika.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2019/2020

Jednakże, jeżeli taki wydatek będzie połączony np. z akcją konkursową dla pracowników kontrahenta mającą na celu mobilizację do większej sprzedaży, a nagrodę otrzymają najlepsi sprzedawcy, istnieją wówczas przesłanki dla uznania nagród w postaci wycieczek za koszty podatkowe. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku organizacji zagranicznego szkolenia, choć tu mogą pojawić się spory z fiskusem odnośnie do zasadności kosztów.

Podsumowanie

Kwestia kwalifikacji podatkowej wydatków ponoszonych za inne podmioty powinna być w każdej sytuacji analizowana indywidualnie. W artykule przedstawione zostały najczęstsze sytuacje, w ramach których podatnik powinien zmierzyć się z tematem finansowania wydatków za inny podmiot. Konsekwencje podatkowe wadliwej kwalifikacji wydatków są dotkliwe, gdyż poza koniecznością korekty deklaracji i zapłaty zobowiązania dochodzą dodatkowo odsetki oraz potencjalnie odpowiedzialność z kodeksu karno-skarbowego. Dlatego każdorazowo pozycja podatnika co do kwalifikacji takich wydatków powinna być oparta o przepisy podatkowe i orzecznictwo.

radca prawny Robert Nogacki
Kancelaria Prawna Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

REKLAMA

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

REKLAMA

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

REKLAMA