Czy wydatki ponoszone w związku ze śmiercią pracownika są kosztem?

• Co jest kosztem na gruncie ustawy o CIT?
• Kiedy wydatek będzie kosztem?
• Jakie są warunki zaliczenia do kosztów?
• Kiedy koszty pośrednio związane z przychodami?
• Czy wydatki ponoszone w związku z pogrzebem pracownika są kosztem?
• Czy wydatki w związku ze śmiercią pracownika to reprezentacja?

Co jest kosztem na gruncie ustawy o CIT?

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej także „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja kosztów uzyskania przychodów składa się więc z dwóch podstawowych elementów. Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

- konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,

- poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Kiedy wydatek będzie kosztem?

Definicja powyższa ma charakter ogólny, dlatego każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawodawca wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Oznacza to, że wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Jakie są warunki zaliczenia do kosztów?

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

- został poniesiony przez podatnika,

- jest definitywny, a więc bezzwrotny,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,

- został właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami.

Kiedy koszty pośrednio związane z przychodami?

Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Takie podejście znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych, jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 23 lipca 2004 r., sygn. III SA 949/03: „Zważyć przy tym należy, że ustawodawca posługując się zwrotem „wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu”, nie posługuje się sformułowaniem „skutek”. Takie sformułowanie ma istotne znaczenie przy rozpatrywaniu pojęcia kosztów, albowiem czym innym jest „cel” działania, a czym innym „skutek” będący następstwem podjętych działań. Przez sformułowanie „w celu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód). Z tych też powodów brak „skutku”, tj. przychodu, nie dyskwalifikuje wydatku jako kosztu poniesionego w celu osiągnięcia przychodu”.

Czy wydatki ponoszone w związku z pogrzebem pracownika są kosztem?

W kontekście wydatków na zakup wieńców pogrzebowych, nekrologów umieszczanych w prasie, kondolencji, ponoszone w związku ze śmiercią pracownika lub byłego pracownika, należy zauważyć, że nie zostały one wymienione w katalogu wydatków, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Czy to eliminuje przedmiotowe wydatki z katalogu kosztów uzyskania przychodu?

Zdaniem organów podatkowych wydatki na zakup wieńców, nekrologów, kondolencji i wiązanek okolicznościowych spełniają łącznie wszystkie niezbędne warunki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, służą zabezpieczeniu źródła przychodów oraz ponoszone są w sposób definitywny, jak również nie zostały wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach podatkowych m.in. w interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2020 r., 0114-KDIP2-2.4010.512.2019.1.AS, w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4010.46.2018.2.PB, w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPB6.4510.604.2016.2.SO.

W interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2020 r., 0114-KDIP2-2.4010.512.2019.1.AS, czytamy, że"w ramach wydatków na rzecz pracowników potrącanych w kosztach podatkowych mieszczą się nie tylko ,,standardowe” wydatki ponoszone przez pracodawcę (takie jak koszty wynagrodzeń zasadniczych, dodatki z tytułu godzin nadliczbowych, różnego rodzaju nagrody, itp.), ale stosowne świadczenia związane z istniejącym aktualnie lub uprzednio stosunkiem pracy. Wobec powyższego w ramach tych wydatków mieszczą się także wydatki poniesione (ze środków obrotowych) na zakup wieńców i wiązanek pogrzebowych, umieszczanie nekrologów w prasie i kondolencji − jako zwyczajowe wydatki ponoszone w związku ze śmiercią pracownika, byłego pracownika (emeryta, rencisty)".

Dyrektor KIS zaznaczył, że: "Sama praktyka upamiętniania zmarłych jest jednym z podstawowych kanonów polskiej kultury i powszechnie przyjętą normą zwyczajową. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (emeryta, rencisty), pracodawca kierując się zasadami współżycia społecznego w dowód uznania dla zasług na jego rzecz dokonanych przez pracownika lub byłego pracownika (emeryta, rencisty) − upamiętnia ten fakt, np. poprzez złożenie wieńca na grobie zmarłego i wykup nekrologu w prasie, czy kondolencji. Zachowanie pracodawcy (byłego pracodawcy) jest wyrazem szacunku dla pracownika (byłego pracownika), podziękowania za pracę i włożony wkład w tworzenie zakładu i uzyskiwane przychody, wzmacnia więzi pomiędzy pracownikami, ma określone działanie motywacyjne, a tym samym pośrednio wpływa na poziom osiąganych przychodów".

Organ podatkowy uznał więc, że "wydatki, dotyczące zakupu wieńców, nekrologów umieszczanych w prasie i kondolencji, ponoszone w związku ze śmiercią pracownika, byłego pracownika (emeryta, rencisty) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Banku na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT".

Czy wydatki w związku ze śmiercią pracownika to reprezentacja?

Kwestia wydatków poniesionych na zakupu wieńców, nekrologów umieszczanych w prasie i kondolencji, ponoszone w związku ze śmiercią pracownika, byłego pracownika (emeryta, rencisty) była przedmiotem interpretacji indywidualnej z 16 maja 2018, 0111-KDIB2-3.4010.46.2018.2.PB, w której Dyrektor KIS potwierdził, że wydatki tego rodzaju nie są ponoszone w celach reprezentacyjnych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Wobec czego, jak uznał organ: "Wydatki na zakup wieńców, nekrologów i wiązanek okolicznościowych spełniają łącznie wszystkie niezbędne warunki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, mają związek z prowadzoną przez Szpital działalnością gospodarczą, służą zabezpieczeniu źródła przychodów oraz ponoszone są w sposób definitywny, jak również nie zostały wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Tym samym, przedmiotowe wydatki należy uznać za wydatki będące kosztem uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT".

Podobnie w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPB6.4510.604.2016.2.SO, w której organ podatkowy uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, że "wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup wieńców pogrzebowych, nekrologów, kondolencji i innych związanych z udziałem w uroczystościach pogrzebowych (np. koszt transportu pracowników uczestniczących w pogrzebie), jeżeli dotyczą pracowników, byłych pracowników (emerytów, rencistów) oraz najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika (emeryta, rencisty) zdaniem Wnioskodawcy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów".

Ponadto, jak podkreślił w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2013 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, znak: IPTPB3/423-359/13-4/GG: "Tego rodzaju wydatki są wydatkami zwyczajowo przyjętymi i wręcz nieuniknionymi w naszej kulturze. W przypadku śmierci pracownika, czy też byłego pracownika, Spółka kierując się zasadami współżycia społecznego w dowód uznania dla byłego pracownika upamiętnia ten fakt, np. poprzez złożenie wieńca, zamieszczenie nekrologu, czy kondolencji. Takie zachowanie jest wyrazem szacunku dla pracownika, podziękowania za pracę i włożony wkład w istnienie Firmy i uzyskiwane przez nią przychody, wzmacnia więzi pomiędzy pracownikami, przez co wzrasta ich poczucie wartości oraz przynależności do pracodawcy".

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 15 lutego 1992 r.  o podatku dochodowym od osób prawnych - t.j. z dnia 18 sierpnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 1406).