Kiedy nieściągalne wierzytelności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisane jako przedawnione.

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o PIT, za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 20, uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana:
1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
a. oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
b. umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a), lub
c. ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. 

Polecamy: serwis Podatki osobiste

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów aktualizujących, z tym że kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 14 do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie ust. 3.

Z kolei przepis art. 23 ust. 3 ustawy stanowi, iż nieściągalność wierzytelności, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 21, uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności gdy:

1) dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo
2) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
3) wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
4) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego. 

Polecamy: serwis Podatki osobiste

W art. 23 ust. 2 ustawy o PIT ustawodawca dokonał ścisłego i wyczerpującego wyliczenia jakimi środkami można dokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny dokument niż wymieniony w tym przepisie nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.

Natomiast wyliczenie, o którym mowa w art. 23 ust. 3 ma charakter otwarty. Dopuszczalnym jest zatem dokumentowanie nieściągalności wierzytelności innymi niewskazanymi w tym przepisie dowodami, które muszą jednak dostatecznie przekonywająco wskazywać na stan majątkowy dłużnika i niemożność zaspokojenia swojej wierzytelności.

Zauważyć jednocześnie należy, iż w myśl art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 (pozarolniczej działalności gospodarczej), uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

U podatników dokonujący sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. W świetle treści ww. przepisu, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wierzytelność w kwocie netto tj. kwocie pomniejszonej o podatek od towarów i usług. Podatek od towarów i usług nie stanowi bowiem przychodu należnego z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zatem ewentualna możliwość zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów zależy od okoliczności sytuacji, dostępnej dokumentacji (nie będzie to np. jedynie skierowane do kontrahenta wezwaniem do zapłaty).

Jeżeli podatnik nie będzie dysponował dysponuje również dokumentami uprawdopodobniającymi nieściągalność tej wierzytelności, o których mowa w art. 23 ust. 3 ustawy o PIT nie zaliczy do kosztów odpisu aktualizującego wartość należności. 

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

Również okoliczności braku kontaktu z wierzycielem, czy też osobą go reprezentującą nie stanowią dowodu, przedsiębiorca musi udowodnić że podjął działania zmierzające do ustalenia danych dłużnika o np. o zmianie adresu przez wierzyciela i jego sytuacji majątkowej.

Tym samym wskazane przykładowe okoliczności, przy braku dokumentów o których mowa w art. 23 ust. 2 i 3 ustawy o PIT, nie stanowią wystarczającej przesłanki do zaliczenia wierzytelności (odpisu aktualizującego wartość należności), do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.