Jak ująć w księdze podatkowej ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Kwestie dotyczące odzieży roboczej, stanowiącej środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, uregulowana została na gruncie Kodeksu pracy.

Obowiązek wydania odzieży roboczej spoczywa na pracodawcy w sytuacji, w której istnieje realne zagrożenie, iż odzież należąca do pracownika ulegnie znacznemu zabrudzeniu bądź też zniszczeniu, a także w sytuacji, gdy ze względu na specyficzne warunki pracy odzież robocza jest niezbędna dla spełnienia wymagań technologicznych, sanitarnych bądź wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa oraz higieny pracy. Wymóg ten spowodowany jest odpowiedzialnością pracodawcy za bezpieczeństwo pracownika.

Ponadto do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie, aby środki ochrony indywidualnej, w tym odzież i obuwie posiadały odpowiadające danej sytuacji właściwości ochronne i użytkowe, a także zapewnianie zachowania ich w czystości, naprawy, konserwacji, odpylanie oraz odkażanie. Czynności te może zlecić samemu pracownikami, o ile będzie wypłacał ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej odpowiadać powinien kosztom poniesionym w związku z tą czynnością.

Wysokość i opodatkowanie ekwiwalentu

Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, którą otrzymuje pracownik, ustalana może być w drodze porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Pracownik nie musi w żaden sposób potwierdzać swoich wydatków związanych z konserwacją i czyszczeniem odzieży. Ponadto nie istnieje przepis określający górną granicę przysługującego ekwiwalentu. Kwestia jego wysokości nie została uregulowana przepisami prawa, aczkolwiek przyjmuje się, iż nie powinna ona odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy oraz koszt poniesiony w związku z praniem odzieży roboczej.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej zwolniony jest z podatku dochodowego. Przesłanką do uzyskania takiego zwolnienia jest to, aby ów ekwiwalent przysługiwał zgodnie z postawieniami zawartymi w przepisach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, zaś zasady jego przyznawania wynikać muszą w sposób bezpośredni z odrębnych ustaw bądź też przepisów wykonawczych. Od tej zasady ustawa przewiduje jednak wyjątek – ma on miejsce w sytuacji, gdy pracownik był nieobecny w pracy przez cały miesiąc. Wówczas ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie podlega zwolnieniom ze składek oraz podatków.

Księgowanie ekwiwalentu

Moment, w którym istnieje możliwość zaliczenia ekwiwalentu do kosztów to miesiąc, w którym staje się on należny. Dzieje się to z takim zastrzeżeniem, iż ekwiwalent ten musi zostać rzeczywiście wypłacony, bądź też pozostawiony do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku łączącego pracodawcę oraz pracownika. Wartość owego ekwiwalentu ujęta powinna zostać w księdze podatkowej, konkretniej zaś w kolumnie trzynastej „pozostałe wydatki”. Dokonanie tego możliwe jest na podstawie listy płac, bądź też innego dowodu potwierdzającego uzyskanie przez pracownika ekwiwalentu – dla przykładu wyciągu bankowego.