Paragony za przejazd taksówkami w PKPiR?

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2. inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem jeśli zawierają co najmniej:

a. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Warto zobaczyć: Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3. dowody przesunięć;

4. dowody opłat pocztowych i bankowych;

5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Na udokumentowanie zapisów w księdze:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8. opłat sądowych i notarialnych;

8a. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;

9. wydatków związanych z parkowaniem samochodu; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

- mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Polecamy: KPiR 2012 - limit obrotów

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami sporządzonymi zgodnie z wskazówkami wskazanymi w przepisami rozporządzenia.

W przypadku ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawowymi dowodami księgowymi dokumentującymi poniesienie wydatków są faktura VAT, bądź rachunek oraz inne dowody księgowe, zawierające wszystkie wskazane w przepisach rozporządzenia elementy.

Paragonami mogą być udokumentowane wyłącznie wydatki wymienione w ww. rozporządzeniu, tj.:

- wydatki poniesione na zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp i materiałów biurowych oraz

- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Stwierdzić więc należy, iż aby wydatki poniesione na przejazd taksówkami mogły stanowić podstawę zapisu kosztu uzyskania przychodu, należy je udokumentować fakturami VAT, rachunkami, bądź innymi dowodami, określonymi przepisami rozporządzenia.

Cech takich nie posiadają otrzymywane paragony za przejazd taksówkami, a w konsekwencji paragony nie będą mogły stanowić podstawy do dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 września 2011 r. – nr IBPBI/1/415-699/11/KB.

Podstawa prawna: § 12, § 13, § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów