Rzetelność zapisów w kpir a zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Natomiast w ust. 3 § 12 tego rozporządzenia określa jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w księdze jako dowody księgowe. Są to faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, oraz inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała.

Polecamy: serwis Koszty

Dowodem księgowym stwierdzającym fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, a więc np. poniesienie wydatku zaliczonego do kosztów uzyskania przychodów, jest dowód wystawiony nie tylko przez podmiot rzeczywiście istniejący, ale również dowód, w którym podmiot ten został określony w sposób wiarygodny, pozwalający na jego identyfikację, a więc wskazujący prawidłowo jego nazwę i adres.

Natomiast określenie w nim strony uczestniczącej w operacji gospodarczej, której dowód ten dotyczy, w sposób niezgodny z rzeczywistością, jak np. wskazanie nieprawidłowego adresu, oznacza, iż dowód taki nie może, jako niewiarygodny, stanowić podstawy zapisów w księdze podatkowej, a tym samym nie może być dowodem np. poniesienia wydatku (por. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2000 r., I SA/Gd 551/98).

Polecamy: Metody i terminy ujmowania kosztów w pkpir

Na kwestię rzetelności dowodów księgowych zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 25 października 1996 r., SA/Sz 2825/95, stwierdził on m.in., że „dające podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ewidencjonowanie zakupów towarów i usług nastąpić powinno wyłącznie na podstawie rachunków noszących nie tylko wymagane zewnętrzne (formalne) cechy, ale będące także dowodami rzetelnymi, t.j. odzwierciedlającymi rzeczywisty stan rzeczy.”