Czy można zaliczyć do kosztów wydatek poniesiony na wynajęcie samochodu osobowego

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. 

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Polecamy: Podatki 2011

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Jeżeli nie ma tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania (wynajmowania) samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zaznaczyć także należy, iż podatnik zobowiązany jest posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków (stwierdzające ich wysokość). 

Elementy składające się na prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ustawy o PIT zgodnie z którym ewidencja, powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. 

Warunkiem więc zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. 

Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego składników majątku podatnika, w tym także na podstawie zawartej umowy najmu, nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy: serwis PIT

Opłata za najem samochodu jest niewątpliwie płatnością z tytułu używania samochodu osobowego. 

Podatnik może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu najmu samochodu ale do wysokości nie wyższej niż odpowiadającej kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatkowych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, pod warunkiem prowadzenia prawidłowej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka).