REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księga przychodów i rozchodów - zakładanie i prowadzenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ifirma.pl
Z ifirma.pl księgujesz gdziekolwiek jesteś.
Księga przychodów i rozchodów - kiedy i jak trzeba ją założyć
Księga przychodów i rozchodów - kiedy i jak trzeba ją założyć
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Mali podatnicy, którzy rozliczają się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, nie muszą od razu prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych.

Do przekroczenia ustawowego limitu mogą się oni zdecydować na „lżejszą” wersję ewidencji – podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy dotyczące zasad prowadzenia księgi zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.

REKLAMA

Autopromocja

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)

Terminy – kiedy powinno się założyć księgę przychodów i rozchodów?

REKLAMA

Księga przychodów i rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skali podatkowej) lub liniowo. W związku z faktem, że okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok, także KPiR zakładana jest na taki okres – na jeden rok kalendarzowy.

Tym samym przedsiębiorca rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego powinien założyć KPiR z pierwszym dniem prowadzenia działalności i prowadzić ją aż do 31 grudnia tego roku. Każdą kolejną księgę należy zakładać wraz z 1 stycznia nowego roku.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów – wymogi formalne

Księga przychodów i rozchodów rozpoczyna się stroną tytułową. Jej zawartość jest ściśle określona w przepisach. Zgodnie z nimi powinny się tam znaleźć imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy i zakres wykonywanej działalności. W załączniku nr 1 do wskazanego wcześniej rozporządzenia można znaleźć adekwatny wzór.

Dalsza część KPiR dotyczy już samych zapisów księgowych. Księga prowadzona jest w formie tabeli, której kolumny również zostały opisane w rozporządzeniu. Kolumn jest 16, a każda z nich służy innego rodzaju informacjom.

Kolumny 1-6 to miejsce na informacje formalne:

  1. liczba porządkowa,
  2. data zdarzenia gospodarczego,
  3. numer dowodu księgowego,
  4. imię i nazwisko (firma) kontrahenta,
  5. adres kontrahenta,
  6. opis zdarzenia gospodarczego.

Kolumny 7-9 są przeznaczone na księgowanie różnego rodzaju przychodów, tj.:

  1. wartość sprzedanych towarów i usług,
  2. pozostałe przychody,
  3. razem przychody (suma przychodów z kolumny 7 i 8).

Zatem, do kolumny 7 powinny trafić wszystkie wpływy powstałe w wyniku sprzedaż towarów i usług, które należą do zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, np. sprzedaż artykułów spożywczych w sklepie spożywczym albo usługa szycia spodni u krawca. Pozostałe przychody z kolumny 8 powstają w wyniku pobocznych operacji, wykonywanych w zakresie firmy, ale niemających związku z jej podstawowym profilem – np. sprzedaż firmowego środka trwałego lub odsetki od kapitału zgromadzonego na firmowym koncie.

W kolumnach 10-14 przedsiębiorca powinien wykazać ponoszone w ramach działalności koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku także wydatki dzieli się na kilka różnych rodzajów:

  1.  zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  2.  koszty uboczne zakupu (materiałów i towarów),
  3.  wynagrodzenie w gotówce i w naturze,
  4.  pozostałe wydatki,
  5.  suma wydatków z kolumn 12 i 13 (wydatków niedotyczących zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych).

Kolumny 15 i 16 są najbardziej specyficzne i najrzadziej wypełniane. Kolumna 15 jest pusta – w tym miejscu podatnik może wprowadzić dodatkowe informacje w zakresie ewidencjonowanej operacji. Jak wskazuje rozporządzenie, można tu np. ująć wydatki, które odnoszą się do następnego roku lub lat podatkowych.

Natomiast kolumna 16 jest zatytułowana jako „Uwagi”. W tym miejscu wprowadzane są informacje dotyczące treści wpisanej w kolumnach 2-15.

Każda strona KPiR jest sumowana – u dołu powinny znaleźć się wiersze:

  • suma strony,
  • przeniesienie z poprzedniej strony,
  • razem od początku roku.

REKLAMA

W wierszu „Suma strony” sumowane są zapisy dla każdej kolumny od 7 do 15, wprowadzone na danej stronie KPiR. Po zsumowaniu ich wraz z kwotą z poprzedniej strony KPiR uzyskamy wartość, która powinna zostać wpisana do wiersza „Przeniesienie z poprzedniej strony”.

Jak już wskazano wcześniej, okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego to jeden rok kalendarzowy. Dlatego, płacąc co miesiąc (lub co kwartał) zaliczkę, bierzemy pod uwagę wszystkie przychody i koszty od początku roku aż do bieżącego miesiąca. Za styczeń wyliczymy zatem zaliczkę na podstawie dochodu styczniowego, w lutym weźmiemy pod uwagę wszystkie zaksięgowane koszty i przychody ze stycznia i lutego, w marcu – ze stycznia, lutego i marca etc. Tym samym niezbędne jest także rzetelne wypełnianie wiersza „Razem od początku roku”.

Zgodnie z przepisami, podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być zbroszurowana oraz mieć ponumerowane strony. Zbroszurowanie oznacza, że strony księgi powinny zostać trwale ze sobą połączone. Co do numeracji, podatnik ma możliwość dokonywania jej w ramach roku albo poszczególnych miesięcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zaczynaj i kończ remanentem

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzania początkowych i końcowych spisów z natury (remanentów), bez względu na profil swojej działalności. Remanent początkowy przeprowadzany jest na dzień założenia działalności, a następnie na rozpoczęcie każdego nowego roku podatkowego. Remanentem końcowym należy zakończyć każdy rok podatkowy, a także przeprowadzić go na zakończenie działalności gospodarczej.

W związku z powyższym to właśnie remanenty będą stanowiły pierwszą i ostatnią pozycję każdej KPiR. W przepisach nie wskazano dokładnie, w której kolumnie powinien znaleźć się remanent początkowy – widnieje tam jedynie obowiązek jego wpisania. Dlatego też podatnicy wartość remanentu ujmują najczęściej w kolumnie 13 lub 15 KPiR.

Ważne jest, że sam remanent początkowy nie wpłynie na rozliczenie podatkowe (bez względu na to, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty) – dla podatku znaczenie będzie on miał dopiero w momencie przeprowadzenia remanentu końcowego. Wtedy też różnica pomiędzy początkowym a końcowym spisem z natury zwiększy lub zmniejszy wysokość dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania. Zatem jeśli:

  • remanent początkowy > remanent końcowy – nastąpi pomniejszenie dochodu,
  • remanent początkowy < remanent końcowy – nastąpi zwiększenie dochodu,
  • remanent początkowy = remanent końcowy – brak wpływu na dochód.

Warto pamiętać, że wartość spisu z natury kończącego jeden okres rozliczeniowy jest jednocześnie wartością początkowego spisu z natury dla następnego okresu. Dlatego tworząc remanent na 31 grudnia 2014 r., uzyskamy automatycznie wartość remanentu początkowego na 1 stycznia 2015 r.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Numeracja z KPiR ważna też dla dokumentów

Pierwsza kolumna podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest – jak już wcześniej wskazano – na wpisanie liczby porządkowej. Co ważne, numer ten jest istotny nie tylko dla zachowania porządku w KPiR – wykorzystuje się go również w celu uporządkowania dokumentacji firmowej i poprawnego jej archiwizowania.

Dokumenty księgowe w firmie powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędnik skarbowy miał do nich swobodny dostęp, ale by nie były one narażone na ingerencję osób nieupoważnionych. W celu zachowania porządku, przedsiębiorca powinien swoją dokumentację segregować chronologicznie i na każdy dokument nanieść odpowiadający mu numer z księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób w przypadku wątpliwości odszukanie faktury jest znacznie łatwiejsze.

Limity ulg i odliczeń w PIT 2014 / 2015


Jednak co w sytuacji, kiedy z różnych przyczyn konieczne będzie wprowadzenie nowego dokumentu do KPiR i zaburzenie już naniesionej numeracji? Najczęściej okazuje się, że trzeba wtedy dołożyć pominięty wcześniej druk i przenumerować całość raz jeszcze. Warto jednak zwrócić uwagę, że dopuszczalne jest prowadzenie numeracji w KPiR nie tylko w obrębie roku, ale i w skali miesiąca. Decydując się na drugie rozwiązanie, nawet jeśli okaże się, że trzeba dołożyć dokument do okresu sprzed kilku miesięcy, przedsiębiorca będzie miał znacznie mniej pracy numerując ponownie dokumenty tylko z jednego miesiąca.

Anna Kubalka – ifirma.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA