Jak rozliczać świąteczne wydatki, aby uniknąć problemów podatkowych?

Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie trzeba rozpatrzyć kilka przypadków i punktów widzenia. W pierwszej kolejności warto zastanowić się nad tym, jak przedsiębiorca powinien u siebie rozliczyć otrzymany prezent. Następnie warto zastanowić się nad tym, czy wydatki na prezenty, spotkania z pracownikami są kosztami przedsiębiorcy i jakie za sobą niosą konsekwencję dla obdarowanego.

Zatem proponujemy, aby na temat prezentów spojrzeć z punktu widzenia przedsiębiorcy – obdarowanego, przedsiębiorcy – obdarowującego, a także pracownika, który otrzymał prezent lub skorzystał z udziału w spotkaniu firmowym  - np. wigilijnym.

Jak rozliczyć otrzymane prezenty?

Przedsiębiorca otrzymuje od kontrahenta prezent świąteczny i zastanawia się, czy ten fakt rodzi dla niego jakieś konsekwencje. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określają, że w takiej sytuacji mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem. Obdarowany jest obowiązany do wyceny otrzymanego prezentu i wykazaniu go jako swój przychód.

Jeśli chodzi o temat VAT, to dla obdarowanego nie ma tutaj żadnych konsekwencji.

Świąteczne prezenty dla kontrahentów

Według przepisów podatkowych wydatki na prezenty można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Nie mogą one jednak mieścić się w kategorii kosztów reprezentacyjnych, zwłaszcza ponoszonych na usługi gastronomiczne, zakup napojów (w tym alkoholu) oraz żywności, co wynika z ustawy o PIT. – Warto przy tym pamiętać, że w przepisach podatkowych nie ma definicji reprezentacji. Jednak na podstawie orzecznictwa oraz stanowiska organów podatkowych, reprezentacją jest działanie, które zmierza do wykreowania i utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów – zwraca uwagę Aneta Socha, ekspert kadrowo-podatkowy z inFakt, firmy oferującej nowoczesne rozwiązania księgowe. Przy czym działania te są kierowane do obecnych lub potencjalnych kontrahentów w celu ułatwienia zawarcia umowy, bądź też stworzenia warunków korzystnych dla jej zawarcia.

Aby zaliczyć wydatek poniesiony na prezent do kosztów, przekazywane prezenty muszą spełnić trzy warunki:

1. być opatrzone logotypem firmy,
2. mieć niewielką wartość,
3. być przekazywane masowo – nie tylko wybranym podmiotom.

Wówczas prezenty mogą zostać zaliczone do kosztów poniesionych na reklamę. Mogą to być np. kalendarze, pendrive’y, kubki czy długopisy opatrzone firmowym logotypem. Z kolei kosze prezentowe z winem, kawą lub słodyczami mogą zostać uznane przez organy podatkowe za koszty reprezentacji.

VAT od przekazanych prezentów

Przedsiębiorca prowadzący działalność opodatkowaną co do zasady ma prawo do odliczenia VAT-u od kosztów związanych z działalnością opodatkowaną. I można powiedzieć, że ta definicja niemałe trudności.

- Jeśli w momencie dokonywania zakupu jego przeznaczenie jest z góry ustalone tj. prezent dla pracownika, to wydatek nie jest związany z działalnością opodatkowaną, czyli VAT-u nie odliczamy z faktury, a co za tym idzie też go nie naliczamy – zwraca uwagę Aneta Socha.

Polecamy: Pakiet żółtych książek - Podatki 2018

Mowa jest o naliczeniu, gdyż przepisy określają, że przekazanie prezent, dla darczyńcy rodzi konsekwencje w postaci naliczenia VAT. Wyjątek stanowią prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Przez prezenty o małej wartości należy rozumieć przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. O łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
2. Których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa wyżej, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku) lub gdy jej nie ma - jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Prezent dla pracownika, a podatek dochodowy

Z przepisów podatkowych wynika, że przychodem pracownika jest nie tylko świadczenie pieniężne, ale także różnego rodzaju prezenty. Dlatego też otrzymany przez pracownika prezent świąteczny jest traktowany przez skarbówkę jako przychód. Tylko niektóre upominki są zwolnione z podatku dochodowego.

Właściwie jedyną sytuacją, kiedy podatek dochodowy nie będzie dotyczył świątecznego prezentu dla pracownika, to kiedy zostanie sfinansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zwolnione z podatku są te świadczenia, których wartość w ciągu roku nie przekracza 380 złotych.

W każdym innym przypadku powstaje obowiązek podatkowy, a pracodawca będzie miał obowiązek potrącenia pracownikom z wypłaty zaliczki na PIT z tytułu otrzymanych upominków. Oczywiście powoduje to, że od tej kwoty muszą być odprowadzane składki ZUS.

Wigilia firmowa, a rozliczenie pracownika

Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 (sygn. akt K 7/13) udział pracownika w imprezie firmowej nie stanowi dla niego przychodu. Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 10 sierpnia 2016 roku.

Organy podatkowe w większości uznają również, że przychodem nie jest udział członka rodziny w tego typu imprezie. Uznali tak w interpretacjach indywidualnych m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie czy Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

Zatem w świetle powyższej analizy nie ma przychodu z tytułu udziału pracownika lub członków jego rodziny w wigilii firmowej, nie ma więc też podstawy do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy i potrącenia jej. Sytuacja podobnie wygląda w przypadku składek ZUS: nie ma podstawy, aby naliczać składki społeczne i zdrowotne. Takie stanowisko zajął oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2016 roku.