Jak zaksięgować opłatę za przejazd autostradą?

Paragon jako dowód księgowy

Z podatkowego punktu widzenia paragon może niekiedy stanowić dowód księgowy. Kwestia ta została dokładnie uregulowana w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.  Jak stanowi jego par. 14 ust. 4 paragonami może być udokumentowany zakup krajowy materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego. W przypadku zakupów zagranicznych paragonami można dokumentować zakup paliwa oraz olejów (par. 14 ust. 5).

Polecamy: Akademia VAT

Co ważne, paragony te muszą zostać zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) podmiotu wydającego paragon, a także zawierać informacje o:

• ilości,
• cenie jednostkowej,
• wartości, za jaką dokonano zakupu.

Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując:

• swoje nazwisko (nazwę zakładu),
• adres,
• rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Paragon za autostradę jako dowód księgowy

Paragon za przejazd autostradą nie został wprost wymieniony jako dowód księgowy, na którego podstawie podatnik może zewidencjonować koszt w KPiR. Niemniej jednak, nie oznacza to, że w ogóle nie może stanowić podstawy do księgowania. Jak stanowi par. 3 pkt 4 rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, paragon za przejazd autostradą uznawany jest bowiem za fakturę, gdy zawiera:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawiającego paragon),
• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Księgowanie paragonu za autostradę w praktyce

Przedsiębiorca podczas przejazdu autostradą może otrzymać dwa typy paragonów – zarówno spełniające wymogi uznania za fakturę, jak i te, które tych wymogów nie spełniają. Prześledźmy sytuację na przykładach:

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT przejeżdżał płatną autostradę, za co otrzymał paragon zawierający dane pozwalające uznać go za fakturę. Jak zaksięgować otrzymany paragon?

Paragon za przejazd autostradą w takiej sytuacji należy potraktować na równi z fakturą VAT i zaksięgować co do zasady:

• w dacie wystawienia do KPiR – kwota netto
• w dacie odbioru do rejestru zakupów VAT – kwota VAT, zgodnie z prawem do odliczenia – 50% lub 100%.

Zobacz: Praktyczny leksykon VAT 2018 Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Przykład 2.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT otrzymał za przejazd autostradą paragon, który nie zawiera wszystkich danych pozwalających uznać go za fakturę. Przejazd dotyczy spraw służbowych. Jak zaksięgować taki paragon w KPiR?

Z racji tego, że dowód zapłaty nie zawiera danych pozwalających uznać go za fakturę, będzie podlegał ujęciu w KPiR w kwocie wynikającej z paragonu.

Paragon za przejazd zagraniczną autostradą – księgowanie

Jeżeli przedsiębiorca również podróżował zagranicznymi płatnymi autostradami, może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć paragony dokumentujące przejazdy. Księgowania co do zasady dokonuje się w kwocie brutto, gdyż nie przysługuje wówczas prawo do jego odliczenia.

Zgodnie z przepisami, księgowania w KPiR dokonuje się w złotych polskich. Dlatego opłatę za przejazd autostradą, która została poniesiona w innej walucie niż PLN, należy przeliczyć zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli w tym przypadku z dnia poprzedzającego datę wystawienia paragonu za przejazd autostradą. 

Autor: Angelika Borowska, Ekspert wFirma.pl