Koronawirus - które wydatki firmy można zaliczyć do kosztów?

Środki ochrony kosztem…

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki na zakup płynów do dezynfekcji, maseczek ochronnych na twarz, rękawiczek, usług związanych z odkażeniem biura.

Wydatki te - jak mówi Katarzyna Juralewicz, prawnik w Sołtysiński Kawecki & Szlęzak - bezpośrednio wiążą się z wypełnianiem przez pracodawcę obowiązków nałożonych na niego przez kodeks pracy, czyli zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dlatego wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów (pośrednie).

A co w przypadku indywidualnych przedsiębiorców, ponoszących koszty np. dezynfekcji mieszkania, w którym prowadzą swoją działalność gospodarczą?

- Skarbówka nie powinna kwalifikować takich wydatków jako osobistych tylko dlatego, że w czasie epidemii podatnik może nie mieć przychodów - uważa Tobiasz Szczęsny, doradca podatkowy i menedżer w GekkoTaxens. Dlatego jego zdaniem wydatki te powinny stanowić koszt podatkowy.

…ale nie przychodem

A co z przekazaniem środków ochronnych pracownikom? Zdaniem ekspertów nie należy traktować tego jako przychodu do opodatkowania.

- Nie wyobrażam sobie, żeby przekazanie pracownikom np. płynów do dezynfekcji, rękawic, maseczek, by mogli oni bezpiecznie wykonywać swoje obowiązki, miało wiązać się z koniecznością zapłaty przez te osoby podatku dochodowego - mówi Bartosz Głowacki, doradca podatkowy i partner w MDDP.

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Przejazdy taksówkami

Zdaniem Tobiasza Szczęsnego kosztem uzyskania przychodu będzie też dowóz posiłków dla pracowników (zarówno w biurze, jak i podczas pracy zdalnej), a także zapewnienie dojazdów do pracy taksówką, bo ogranicza to możliwość zakażenia.

Podobnego zdania jest Katarzyna Juralewicz. Wyjaśnia, że pracodawca, ponosząc koszty dostosowania firmy do sytuacji epidemiologicznej, zmniejsza ryzyko dezorganizacji pracy, choćby związanej np. z nadmierną absencją pracowników. Działa więc w celu zachowania źródeł przychodu, a przynajmniej zapobiega znaczącemu spadkowi obrotów.

- Takie wydatki stanowią koszty pośrednio związane z uzyskaniem przychodów i są potrącalne w dacie ich poniesienia - tłumaczy Katarzyna Juralewicz. Dodaje, że firma może też odliczyć VAT zapłacony w cenie takich przejazdów.

Znów jednak pojawia się pytanie, co z opodatkowaniem takich dodatkowych świadczeń. Zdaniem Tobiasza Szczęsnego pracownicy nie uzyskują przychodu, gdy pracodawca zapewnia im przewóz taksówką.

- Takie świadczenie ma zminimalizować wysokie ryzyko zachorowania. Gdyby pracownik się zaraził, to nie mógłby świadczyć pracy, a na dodatek mógłby zakazić innych. Chodzi więc o zabezpieczenie ciągłości świadczenia pracy. Wydatek jest więc ewidentnie ponoszony w interesie pracodawcy. Jeśli nawet pracownik pośrednio ma z tego korzyść, to osiąga ją tylko przy okazji - mówi ekspert.

Praca zdalna…

Praca zdalna również wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorców. Chodzi o zakup laptopów, monitorów, dostępu do internetu (modemu), a nawet pokrycie kosztów energii elektrycznej związanej bezpośrednio z wykonywaną pracą.

- Takie wydatki można w całości zaliczyć do kosztów podatkowych - twierdzi Tobiasz Szczęsny, doradca podatkowy i menedżer w GekkoTaxens.

…z ekwiwalentem

- Pracownik, który pracuje w domu i na potrzeby obowiązków wynikających z umowy o pracę wykorzystuje własny komputer, telefon komórkowy, ponosi opłaty za internet, ma prawo do niepodlegającego opodatkowaniu ekwiwalentu pieniężnego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT - przypomina doradca podatkowy Mariusz Makowski.

- Taki ekwiwalent jest również wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - dodaje Jarosław Józefowski, radca prawny w Enodo Advisors.

Eksperci podkreślają, że kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika. Przykładowo - jak wskazuje Mariusz Makowski - koszty służbowych rozmów telefonicznych wykonywanych z prywatnego telefonu pracownika najlepiej rozliczać na podstawie billingu, na którym pracodawca potwierdza związek przeprowadzonych rozmów z działalnością. Jarosław Józefowski podkreśla, że taki ekwiwalent nie może być traktowany jako ryczałt, wypłacany bez żadnych kalkulacji.

- Organy podatkowe mogą to zakwestionować. Warto mieć dokumenty pokazujące, w jaki sposób obliczono ekwiwalent - radzi Józefowski.

Odwołane delegacje

Stan epidemii spowodował wstrzymanie podróży służbowych, również tych, które były od dawna zaplanowane i zaliczkowane. W wielu przypadkach nie uda się już uniknąć strat związanych np. z koniecznością odwołania rezerwacji hotelu bądź lotu. Powstaje pytanie, czy wydatki poniesione na podróż służbową, która nie doszła do skutku, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu? I czy zapłacony VAT będzie mógł zostać odliczony?

- Nie ma wątpliwości, że wydatki na odwołane podróże służbowe są dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu - uważa Mariusz Makowski. Wskazuje, że delegacje mają związek z przychodami (służą ich osiąganiu lub co najmniej zabezpieczeniu albo zachowaniu ich źródła). Mogą więc stanowić koszt, jeśli tylko wydatek został faktycznie poniesiony i jest należycie udokumentowany (np. fakturą).

- To, że podróż służbowa nie doszła do skutku, niczego w tym względzie nie zmienia, bo strata związana z odwołaniem delegacji wskutek koronawirusa nie może zostać uznana za zawinioną przez podatnika (co wyłączałoby ją z kosztów) - argumentuje Makowski.

Tego samego zdania jest Jarosław Józefowski. - Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu powinna być zawsze analizowana na moment, w którym wydatek ten został poniesiony. Późniejsze zmiany okoliczności, jak np. pandemia koronawirusa, która spowodowała odwołanie danej delegacji, nie powinny mieć wpływu na ocenę podatkową takiego kosztu - wyjaśnia ekspert.

Co z odliczeniem VAT? Tu w grę wchodzi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, który nie pozwala odliczać podatku od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych.

- Dotyczy to również tego rodzaju usług nabywanych w związku z podróżami służbowymi - wskazuje Mariusz Makowski.

Problemu z odliczeniem VAT nie ma natomiast przy zakupie dla pracownika biletu (np. lotniczego) czy wynajmie samochodu.

- Odliczenie VAT od tych wydatków pozostaje aktualne, nawet jeśli delegacja została odwołana z powodu koronawirusa - przekonuje Mariusz Makowski.

Jarosław Józefowski przypomina, że warunkiem odliczenia VAT jest zawsze związek wydatku z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika. - Jeśli chodzi o wydatki związane z odwołanymi delegacjami, to taki związek niewątpliwie istnieje - mówi ekspert.

Zaniechane inwestycje

Co z prowadzonymi wcześniej, a zaniechanymi inwestycjami?

Jak tłumaczy Katarzyna Juralewicz, jeżeli zaniechana inwestycja dotyczy środka trwałego (np. budowy nowej fabryki, linii produkcyjnej), to niezależnie od przyczyn jej zaniechania, podatnik będzie miał prawo odliczenia kosztów zaniechanej inwestycji pod warunkiem, że środek trwały sprzeda lub zlikwiduje. W takiej sytuacji koszty będą mogły zostać rozliczone w dacie sprzedaży lub likwidacji środka trwałego.

- Do czasu trwałej rezygnacji z dalszego prowadzenia inwestycji, nakłady na nią poniesione pozostaną wydatkami w zawieszeniu, jako wydatki na środek trwały w budowie, których podatnik nie będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych - precyzuje Katarzyna Juralewicz.

A co z VAT? Ekspertka tłumaczy, że jeśli po zaniechaniu inwestycji dochodzi do sprzedaży środka trwałego, podatnik ma prawo odliczyć VAT od nakładów na inwestycję.

- Jeżeli jednak inwestycja zostanie przez podatnika zlikwidowana, wówczas możliwość odliczenia VAT będzie uzależniona od tego, czy wydatki na inwestycję miały obiektywny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a zaniechanie dalszego prowadzenia inwestycji wynikało z przyczyn pozostających poza kontrolą podatnika - tłumaczy Katarzyna Juralewicz. W jej ocenie taką przyczyną są również zmiany społeczne i gospodarcze spowodowane koronawirusem. - Dlatego podatnicy, którzy z tego powodu rezygnują z inwestycji, powinni mieć prawo do odliczenia VAT od wydatków na zaniechane inwestycje - mówi ekspertka.

Zastrzega, że jeśli inwestycja miała służyć podatnikowi częściowo do działalności zwolnionej z VAT, to odliczając podatek naliczony, należy uwzględnić proporcję. A jeśli w wyniku zaniechania inwestycji dojdzie do zmiany jej przeznaczenia, to trzeba uwzględnić ewentualną korektę VAT.

- W każdym przypadku warto udokumentować przyczyny zaniechania inwestycji, by w razie kontroli, np. za kilka lat, móc z łatwością wykazać okoliczności takiego rozliczenia podatku - radzi ekspertka.

Straty w środkach obrotowych

Do kosztów uzyskania przychodów można też zaliczyć wartość likwidowanych towarów handlowych, które utraciły wartość handlową, czyli nie zostały sprzedane z przyczyn obiektywnych, niezawinionych przez przedsiębiorcę.

- Straty w środkach obrotowych są kosztem na zasadach ogólnych, ponieważ żaden przepis podatkowy nie wyklucza zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, o ile ich nabycie było biznesowo racjonalne i miało na celu osiągnięcie przychodu - tłumaczy Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i dyrektor w Grant Thornton.

Podkreśla, że związek z planowanym osiągnięciem przychodu należy oceniać na moment, w którym przedsiębiorca ponosił koszt, a także biorąc pod uwagę okoliczności, które mógł przewidzieć.

- Zakładając, że poniesienie wydatków na nabycie towarów handlowych miało na celu osiągnięcie, zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów, że cały wolumen towaru handlowego został nabyty w celu wykorzystania do działalności, z której przedsiębiorca miał uzyskać przychód, należy uznać, że istniał związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a potencjalnym przychodem. Wobec tego straty w środkach obrotowych powstałe z powodu pandemii powinny być kosztem uzyskania przychodów - stwierdza Małgorzata Samborska.

Zwraca uwagę, że dotychczas ograny podatkowe i sądy uzależniały to od braku winy podatnika w przyczynieniu się do powstania straty. - Słowem, zgadzały się na koszt, pod warunkiem że podatnik nie mógł przewidzieć powstania szkody ani jej zapobiec. Sytuacja spowodowana koronawirusem pasuje tutaj jak ulał - mówi ekspertka.

Zaznacza jednak, że nie mogą to być straty powstałe wskutek braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika. Warto więc zadbać o przygotowanie odpowiedniego protokołu z likwidacji, a wcześniej, o ile to możliwe, podjąć próby sprzedaży lub innego wykorzystania towaru.

A co z VAT?

- Likwidacja towarów nie podlega opodatkowaniu VAT ani nie powoduje obowiązku korygowania podatku naliczonego poniesionego przy ich zakupie. Przy likwidacji towarów nie następuje bowiem zmiana ich przeznaczenia. Nie zmienia tego fakt, że towary utraciły przydatność gospodarczą i nie udało się ich sprzedać - wyjaśnia Małgorzata Samborska.

Przeniesienie majątku z firmy

Część podatników, by mieć gotówkę na własne potrzeby w związku z koronawirusem, może wycofać majątek z firmy (np. samochód, komputer) i sprzedać go. Podatkowe skutki takiej operacji wyjaśnia Jan Czerwiński, starszy menedżer w DZP.

Tłumaczy, że przekazanie środka trwałego na cele prywatne nie powoduje powstania przychodu dla celów PIT. Dochodzi bowiem tylko do przesunięcia składnika majątku związanego z działalnością gospodarczą do majątku osobistego. - Wadą tego rozwiązania jest to, że nie powstaje koszt podatkowy z tytułu nieumorzonej wartości początkowej środka trwałego - zaznacza ekspert.

Co innego przy sprzedaży składnika majątkowego po jego wycofaniu z działalności gospodarcze. Jeżeli zbycie nastąpi w ciągu sześciu lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu wycofania środka trwałego z firmy, to przychód z takiej sprzedaży będzie przychodem z działalności gospodarczej. - Natomiast niezamortyzowana wartość początkowa środka trwałego będzie mogła stanowić koszt podatkowy - tłumaczy Jan Czerwiński.

Wycofanie składnika majątku i przeniesienie go do majątku osobistego może wiązać się z koniecznością zapłaty VAT z tytułu nieodpłatnego przekazania.

Taki obowiązek powstanie, jeżeli w chwili nabycia danego składnika przedsiębiorcy przysługiwało prawo do pełnego lub częściowego odliczenia VAT.

Po wycofaniu składnika majątku z działalności gospodarczej jego sprzedaż co do zasady nie będzie opodatkowana VAT. - Jeżeli bowiem w momencie zbycia sprzedawca nie działa już jako podatnik VAT, to dokonywana przez niego sprzedaż będzie dotyczyć majątku prywatnego, w związku z czym nie będzie podlegała VAT - stwierdza Czerwiński. ©℗

Z jakich rozwiązań podatnicy mogą korzystać niezależnie od specustawy

Czego dotyczy	Rozwiązanie
Rozliczanie strat podatkowych	Jednorazowo można odliczyć od dochodu z tego samego źródła stratę do 5 mln zł (dotyczy strat powstałych po 31 grudnia 2018 r.). Resztę odlicza się przez kolejne cztery lata (w maksymalnym pięcioletnim okresie), z tym że kwota obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50 proc. wysokości straty. Nie trzeba czekać z rozliczeniem straty do końca roku podatkowego. Może ją potrącać od zaliczek na podatek.
Kary umowne i odszkodowania	Nie są kosztem podatkowym kary umowne i odszkodowania płacone "z tytułu wad dostarczanych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług". Kosztem są jednak kary umowne i odszkodowania, które przedsiębiorca ponosi w celu minimalizowania strat gospodarczych.
Ulga na złe długi w VAT, PIT, CIT oraz ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych	Kto nie dostanie zapłaty w ciągu 90 dni, może: - skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny VAT, - pomniejszyć podstawę obliczenia podatku w PIT, CIT lub ryczałcie. Na skorzystanie z ulgi są dwa lata.
Wierzytelności nieściągalne	Można je, po spełnieniu określonych wymogów, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Uwaga: nie da się naraz skorzystać z ulgi na złe długi i odliczyć od przychodu wierzytelności odpisane jako nieściągalne. Trzeba wybrać. Korzystniej jest wybrać ulgę, bo nie wymaga ona szczególnego dokumentowania nieściągalności. Nie można jednak z niej skorzystać, gdy dłużnik jest już w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie restrukturyzacji.
Koszty odwołanych konferencji, szkoleń, niewykorzystanych biletów lotniczych	Podatnik może zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów (o ile nie został on zwrócony), jeżeli sam w żaden sposób nie przyczynił się do wystąpienia szkody, a wydatek jest należycie udokumentowany (np. fakturą). Można odliczyć VAT przy zakupie dla pracownika biletu (np. lotniczego) czy wynajmie samochodu, nawet jeśli delegacja została odwołana z powodu koronawirusa. Nie można odliczać VAT od usług noclegowych i gastronomicznych.
Zakup maseczek ochronnych, płynu do odkażania rąk, rękawiczek, usług związanych z odkażeniem biura	Jest kosztem uzyskania przychodu, bo jest ponoszony w celu zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy.
Wydatki na pracę zdalną (telepracę), takie jak: zakup laptopów, monitorów, dostępu do internetu (modem), pokrycie kosztów energii elektrycznej związanej bezpośrednio z wykonywana pracą	Są kosztem uzyskania przychodów.
Wydatki na dojazd pracowników taksówką do pracy.	Są kosztem uzyskania przychodów, bo ograniczają możliwość zarażenia koronawirusem.
Ekwiwalent pieniężny dla pracownika, który na potrzeby obowiązków wynikających z umowy o pracę wykorzystuje własny komputer, telefon komórkowy, ponosi opłaty za internet	Ekwiwalent pieniężny jest zwolniony z podatku (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT) i jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Zaniechane inwestycje	Jeżeli zaniechana inwestycja dotyczy środka trwałego (np. budowy nowej fabryki, linii produkcyjnej), podatnik może odliczyć koszty z tym związane pod warunkiem, że środek trwały sprzeda lub zlikwiduje. Do czasu rezygnacji z inwestycji są to wydatki na środek trwały w budowie, których nie można uwzględnić w kosztach podatkowych. Jeśli po rezygnacji z inwestycji dojdzie do sprzedaży środka trwałego, podatnik ma prawo odliczyć VAT od nakładów na inwestycję.
Straty w środkach obrotowych	Wartość likwidowanych towarów handlowych, które utraciły wartość handlową, można odliczyć od przychodu, o ile ich nabycie było biznesowo racjonalne i miało na celu osiągnięcie przychodu. Likwidacja towarów nie powoduje obowiązku korygowania VAT naliczonego.
Przeniesienie majątku firmowego do majątku osobistego	Nie powoduje powstania przychodu w PIT. Nie ma jednak też kosztu z tytułu nieumorzonej wartości początkowej środka trwałego. Jeśli podatnik po wycofaniu środka trwałego z działalności gospodarczej sprzeda go w ciągu sześciu lat, to przychód z takiej sprzedaży będzie przychodem z działalności gospodarczej. Przeniesie majątku firmowego do majątku osobistego może wiązać się z koniecznością zapłaty VAT, jeżeli w chwili nabycia danego składnika przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Patrycja Dudek
Agnieszka Pokojska
Łukasz Zalewski

[RAPORT] KORONAWIRUS – podatki, prawo pracy, biznes