Jak rozliczyć podatkowo zakup okularów dla pracownika?

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W orzecznictwie organów podatkowych prezentowany jest ostatnio pogląd, że w sytuacji, gdy faktura jest wystawiona na pracodawcę, zwrot kosztów zakupu okularów korygujących nie korzysta ze zwolnienia podatkowego, gdyż z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973) wynika, że zapewnienie okularów może nastąpić jedynie w formie rzeczowej.

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r., sygn. DD3/033/179/CRS/10/PK-1244, „Przyjęte w zakładzie pracy zasady przyznawania tego rodzaju świadczeń rzeczowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w przepisie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia. A fakt zobowiązania pracodawcy na mocy powołanego przepisu do zapewnienia okularów korekcyjnych oznacza, że w tym przypadku wolna od podatku dochodowego jest wyłącznie wartość świadczenia rzeczowego jakie pracownik otrzyma od swojego zakładu pracy, a nie ekwiwalent pieniężny za to świadczenie. Stąd też zwolnieniem tym nie jest objęta kwota, jaką zakład pracy wypłaca pracownikowi tytułem zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych na podstawie faktury wystawionej na pracownika.”

Po opublikowaniu ww. interpretacji wśród pracodawców zawrzało. Jednocześnie celem uniknięcia negatywnych skutków większość z nich zamierza zmienić opisany schemat nabywania okularów. Mianowicie, pracownik nabywając okulary dokonywał tego będzie w imieniu i na rachunek pracodawcy.

Ministerstwo Finansów o zwolnieniu z PIT okularów dla pracownika

W konsekwencji, faktura VAT za ww. zakup wystawiana będzie na rzecz pracodawcy. Jednocześnie ten ostatni odda pracownikowi wyłożoną przez niego kwotę płatności za okulary do wysokości np. 300 zł.

Niby nic trudnego. Podkreślić jednak należy, że planowany schemat postępowania wywołuje może i pozytywne skutki w zakresie podatku dochodowego. Jednakże nie jest obojętny w zakresie podatku od towarów i usług. Co więcej, przy ich literalnym brzmieniu prowadzi do absurdalnych sytuacji. Przyjrzyjmy się bowiem przepisom.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż w przypadku dokonywania zakupu okularów determinowanego przepisami prawa pracy, przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) nie przesądzają o tym, kto powinien być nabywcą owych okularów (ściślej: kto powinien być wskazany w treści rachunku/faktury VAT jako nabywca).

W związku z tym, na gruncie podatku VAT możliwym jest, iż:

- nabywcą okularów jest pracownik (kupujący okulary we własnym imieniu) a pracodawca dokonuje wyłącznie refundacji (zwrotu) określonej kwoty, nie więcej jednak niż 300 zł;
- nabywcą okularów będzie pracodawca, która przekaże je następnie pracownikowi.

Aczkolwiek w zakresie ww. przypadków zaistnieją odmienne skutki podatkowe.

Zakup okularów przez pracownika działającego we własnym imieniu

W sytuacji, gdy zakupu okularów dokonuje pracownik we własnym imieniu i na własną rzecz faktura VAT zostaje wystawiona na niego jako na nabywcę (a nie na pracodawcę). Wówczas:

-pracodawca nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego jaki wynika z ww. faktury;
-dokonywany przez nią zwrot kwoty pieniężnej do wysokości przewidzianej w regulaminie wewnętrznym (np. 300 zł) stanowi świadczenie neutralne na gruncie podatku VAT (przekazanie środków pieniężnych jest rozliczeniem stricte finansowym niestanowiącym jakiejkolwiek czynności podlegającej opodatkowaniu ww. podatkiem).

Wskazane tutaj konsekwencje odnieść należy także do zakupu okularów w kwocie przekraczającej kwotę zwrotu, tj. 300 zł.

Zakup okularów przez pracownika działającego w imieniu pracodawcy (ew. bezpośrednio przez samego pracodawcę)

W przypadku, gdy zakupu okularów dokonuje bezpośrednio sam pracodawca (ewentualnie pracownik, ale działający w jego imieniu i na jego rzecz), wówczas to pracodawca powinien zostać wskazany jako nabywca towaru w treści rachunku/faktury VAT dokumentującej ów zakup. To pracodawca bowiem nabywa prawo do rozporządzania ww. okularami jak właściciel (w domyśle – pracodawca jest właścicielem okularów). Pracownik płacąc za fakturę u sprzedawcy (zakład optyczny) staje się jedynie płatnikiem należności za towar.

W takiej sytuacji, pracodawca posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego jaki wynikać będzie z otrzymanej faktury na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 1 i nast. ustawy o VAT, a więc gdy zakup okularów związany będzie z działalnością opodatkowaną pracodawcy.

W naszej ocenie, tego rodzaju związek zachodzi, gdy pracodawca nabywa określone towary (np. okulary, odzież ochronną itp.) dla swoich pracowników celem wypełnienia obowiązków nałożonych na niego przez przepisy z zakresu prawa pracy (o ile oczywiście działalność pracodawcy podlega opodatkowaniu podatkiem VAT).

W tym zakresie, pracodawcy przysługuje pełne prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup okularów korekcyjnych dla pracowników, bowiem bez znaczenia jest okoliczność czy zakup ten został dokonany w kwocie przyznanego limitu (tut. 300 zł) czy ponad tę kwotę.

Dokonywany następnie zwrot określonej kwoty pieniężnej na rzecz pracownika (300 zł) będzie stanowił rozliczenie stricte finansowe również niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT (pracownik wyłożył jako płatnik całą należność za okulary, i pracodawca oddaje mu część tej kwoty).

Warto zwrócić uwagę, iż w sytuacji, w której pracownik działając w imieniu pracodawcy zakupiłby okulary o wartości powyżej 300 zł, wówczas dojdzie do sfinansowania przez niego powyższego zakupu w części przekraczającej kwotę zwrotu (w przypadku zakupu okularów za 1.000 zł pracownik sfinansowałby kwotę 700 zł). Owo sfinansowanie powinno być traktowane jako quasi-subwencja ze strony pracownika na rzecz pracodawcy, która – przez wzgląd na jej charakter – nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Dalsze konsekwencje działania uzależnione są od decyzji pracodawcy.

Jeżeli zadecyduje on, że:

1. okulary (podobnie jak np. odzież robocza) pozostają jego własnością i nie są przekazywane pracownikom – pracodawca nie przenosi na pracownika prawa do rozporządzania okularami jak właściciel (w domniemaniu pracownik nie może używać tych okularów poza pracą).

Wówczas w takiej sytuacji zdarzenie nie wywołuje dalszych konsekwencji w zakresie podatku VAT. Przy czym, dość trudno będzie udowodnić, że pracownik nie może używać okularów poza pracą (wyłożył bowiem u sprzedawcy pewną kwotę pieniędzy za nie). Trudno będzie uzasadnić sytuację, z której wynika, że pracownik „dopłaca” do działalności pracodawcy.

2. okulary zostaną przekazane nieodpłatnie pracownikowi.

Wówczas, w stosunku do pracodawcy może zostać postawiony zarzut, że poprzez działania następcze pracodawca traci prawo do odliczenia podatku naliczonego jaki uprzednio odliczyła.

Organy podatkowe mogą bowiem dowodzić, że pracodawca nabył towary (okulary), które zamierzał przekazać nieodpłatnie pracownikom (a nie, które zostaną wykorzystane do czynności opodatkowanych).

Wprawdzie można bronić tezy, że pracodawca realizuje tutaj obowiązki z prawa pracy: zapewnienia pracownikowi okularów. „Zapewnienie” - to udostępnienie okularów, jeżeli okaże się, że w pracy są potrzebne. Jednocześnie przepisy prawa pracy nie wskazują, że okulary mają być zapewnione tylko na czas pracy. Okulary pracownik winien nosić cały czas, również po pracy. Powyższe stanowi ochronę zdrowia, którą chronią przepisy pracownicze.

Okulary mają zapewnić pracownikowi całościową ochronę wzroku. I z ich specyfiki wynika, że należy je nosić przez cały czas a nie tylko w określonym czasie. W konsekwencji można bronić tezy, że nie mamy do czynienia z nieodpłatnym przekazaniem, tylko efektem realizacji obowiązków pracodawcy (w sytuacji gdy zapewnienie okularów ma miejsce w granicach przepisów, w tym regulaminu wewnątrzzakładowego).

Oczywiście przy braku prawa do odliczenia podatku naliczonego samo przekazanie okularów będzie zdarzeniem neutralnym na gruncie ustawy o VAT. Jednocześnie, trudno będzie uzasadnić, że jest to przekazanie na cele związane z działalnością gospodarczą, bowiem wiadomym jest, że po godzinach pracy pracownik wykorzysta je w celach prywatnych.

3. okulary pozostają własnością pracodawcy - pracodawca nie przenosi na pracownika prawa do rozporządzania okularami jak właściciel - a pracownik nieodpłatnie używa po godzinach pracy okularów do celów prywatnych.

Wówczas, organy podatkowe mogą dojść do wniosku, że mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem, które należy regularnie co miesiąc opodatkować podatkiem VAT. Wprawdzie identycznie jak powyżej można bronić tezy, że pracodawca realizuje tutaj obowiązki z prawa pracy: zapewnienia pracownikowi okularów i nie mamy do czynienia ze świadczeniem nieodpłatnym (uzasadnienie identyczne jak w pkt 2). Niemniej wskazanego ryzyka wykluczyć nie można.

Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług.

Przy rygorystycznym podejściu organów podatkowych, w takiej sytuacji, pracodawca winien co miesiąc wystawiać faktury wewnętrzne (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT) i naliczać podatek podatek VAT z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Podstawą opodatkowania winien być koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12a ustawy o VAT).

Nowe przepisy

Opisane powyżej ryzyko ulega zwiększeniu w związku z planowaną nowelizacją ustawy o VAT. W dniu 25 lutego 2011 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach. Trzeba zaznaczyć, że ustawa ta nie stanowi jeszcze powszechnie obowiązującego aktu prawnego. 

Została obecnie przekazana do Senatu, następnie musi zostać jeszcze podpisana przez Prezydenta RP. Zatem jej kształt
może jeszcze ulec zmianie.

Ustawodawca zdecydował się na zmianę regulacji związanych z opodatkowaniem nieodpłatnych wydań towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawa o VAT), przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa [brak celu przekazania], w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2. wszelkie inne darowizny
- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych towarów.

W konsekwencji, jeżeli ustawa wejdzie w życie, od 1.04.2011 r. każde nieodpłatne przekazanie towarów, jeżeli uprzednio podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, będzie wiązało się z koniecznością opodatkowania podatkiem VAT.

Poza zakresem opodatkowania pozostaną jedynie przekazywane nieodpłatnie drukowane materiały reklamowe i informacyjne, prezenty o małej wartości i próbki (mimo, iż podatnikom przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu).

Jednocześnie, zgodnie z projektowaną zmianą art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

a) użycie towarów stanowiących część majątku przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza jego przedsiębiorstwa, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych towarów,

b) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza przedsiębiorstwa podatnika.

W pierwszym przypadku za nieodpłatne świadczenie usług uznawać będziemy każde użycie towarów do celów innych niż działalność gospodarcza, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (w całości lub części) przy zakupie tych towarów.

Druga część przepisu nakazuje traktować na równi ze świadczenie odpłatnym, usługi świadczone bez wynagrodzenia na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, a także wszelkie inne nieodpłatne świadczenia usług do celów innych niż działalność gospodarcza, bez względu na okoliczność czy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego czy też nie.

Dlatego też uznanie przez organy podatkowe, że mamy do czynienia z czynnościami nieodpłatnym będzie wiązało się ze znacznym ryzykiem podatkowym.

Co zatem zrobić?

Ewentualnym rozwiązaniem jest jeszcze nabycie okularów przez pracodawcę oraz jej pracownika na współwłasność. W takiej sytuacji na fakturze VAT jako nabywcę sprzedawca musi wskazać dwa podmioty (pracodawcę i pracownika). Z regulaminu winno wynikać w jakiej części ww. okulary nabywa pracodawca a w jakiej pracownik (w ww. przykładzie w 80% nabyłby pracownik a w 20 % pracodawca).

Wówczas, pracodawca nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego w takiej kwocie jaka odpowiada udziałowi jego współwłasności. Jednocześnie neutralne na gruncie VAT pozostaną kwestie używania okularów przez pracownika poza godzinami pracy (nie będzie można bowiem ich uznać za nieodpłatne świadczenie).

Polecamy: Serwis PIT

Polecamy: Serwis Podatki osobiste

Przy czym, powyższe rozwiązanie możliwe jest do zastosowania jeżeli okulary kosztują powyżej 200 zł. W przeciwnym przypadku aktualne pozostają wyżej opisane kwestie.

Jak widać więcej z ww. podejścia szkody niż pożytku. Na zakończenie warto jeszcze dodać, że powyższy pogląd w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych należy uznać za nieuzasadniony. W art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF nie sformułowano warunku skorzystania z omawianego zwolnienia w postaci wymogu wystawienia faktury na pracodawcę.

Dokonując wykładni tej regulacji należy mieć też na uwadze, że ustanawia ona wyjątek od zasady opodatkowania i z tego też względu, zgodnie z podstawowymi zasadami wykładni prawa, nie powinna być ona dokonywana w sposób rozszerzający (wyjątki należy interpretować ściśle). Skoro zatem wystawienie faktury na pracodawcę nie jest ustawowym warunkiem zwolnienia, to nie można twierdzić, że w sytuacji wystawienia faktury na pracownika, takie zwolnienie nie znajduje zastosowania.