Właściwy PESEL lub NIP pracownika w PIT-11, PIT-R, PIT 4R, czy PIT 8AR

• Pracodawca wypełnia PIT dla pracownika - konieczny poprawny PESEL lub NIP
• Jeśli pracownik jest obcokrajowcem, wskaż mu jak uzyska PESEL lub NIP
• Formularze PIT, które przygotowuje i wysyła pracodawca - terminy
• Jak wysłać formularze PIT
• Jak udzielić pełnomocnictwa

Pracodawca wypełnia PIT dla pracownika - konieczny poprawny PESEL lub NIP

Płatnik (pracodawca) ma obowiązek wpisać w formularzu prawidłowy NIP lub PESEL podatnika (swojego pracownika). Błędem jest np. wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999). Brak właściwych danych w formularzu przekazanym do urzędu skarbowego uniemożliwi bądź utrudni podatnikowi (pracownikowi) wywiązanie się z obowiązków w PIT.

Prawidłowo wpisany NIP lub PESEL pozwoli na jednoznaczną identyfikację podatnika (pracownika). Dzięki temu jego zeznanie podatkowe zostanie wygenerowane i udostępnienie w usłudze Twój e-PIT na podatki.gov.pl. Ponadto podatnik (pracownik) zaloguje się do usługi Twój e-PIT z wykorzystaniem danych autoryzujących, na które składają się m.in. PESEL lub NIP, złoży zeznanie podatkowe przy użyciu np. bezpłatnej aplikacji e-Deklaracje dostępnej na podatki.gov.pl, skorzysta z ulg i odliczeń, co może spowodować zwrot nadpłaty podatku.

Jeśli pracownik jest obcokrajowcem, wskaż mu jak uzyska PESEL lub NIP

Jeżeli pracownik jest cudzoziemcem i mieszka w Polsce, powinien posiadać identyfikator podatkowy PESEL.

Może złożyć wniosek o jego nadanie do organu właściwego (urząd gminy, urząd dzielnicy) wraz z dokumentami, które potwierdzają dane wskazane we wniosku.

Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL (dla cudzoziemca) jest:
- organ gminy, właściwy dla miejsca zameldowania podatnika (pracownika),
- organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy, jeśli podatnik (pracownik) nie może się zameldować,
- Urząd Dzielnicy Warszawa - Śródmieście (ul. Nowogrodzka 43) – w przypadku gdy podatnik (pracownik) jeszcze nie pracuje lub pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Niezbędne informacje i wzór wniosku o nadanie PESEL są dostępne na portalu Gov.pl, również w języku angielskim i ukraińskim.

W przypadku odmowy podatnik (twój pracownik) może wystąpić o nadanie NIP. Wzór zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7 jest dostępny na podatki.gov.pl.

Formularze PIT, które przygotowuje i wysyła pracodawca - terminy

Pracodawcy, którzy w 2020 roku zatrudniają osoby fizyczne lub wypłacają im wynagrodzenia z umowy o pracę, umowy zlecenia czy należności z praw majątkowych - po zakończeniu roku mają obowiązek sporządzić imienne informacje o wysokości dochodów tych osób (PIT-11, PIT-R) i zbiorcze deklaracje o pobranym podatku (PIT-4R, PIT-8AR).

Ważne

Jeżeli za dany rok pracodawca składa więcej niż jeden PIT-11 – który dotyczy przychodów danego pracownika i nie jest korektą poprzedniego – nie trzeba uwzględniać w nim kwot wykazanych w poprzednio przesłanych PIT-11 (ponieważ nie sumuje się ich). W takiej sytuacji w PIT-11 trzeba podać tylko kolejny numer formularza, który składasz za ten rok (w polu nr 5 PIT-11).

Jeżeli przesłane przez pracodawcę w trakcie roku podatkowego PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego – nie trzeba przesyłać PIT-11 po zakończeniu roku.

PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR trzeba sporządzić i wysłać do urzędu skarbowego (wyłącznie w formie elektronicznej) do 31 stycznia następnego roku. Jako, że w 2021 roku 31 stycznia wypada w niedzielę, to termin przesuwa się (zgodnie z art. 12  § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 lutego 2021 r.

Pracownikowi trzeba wysłać PIT-11 i PIT-R do końca lutego następnego roku. Jako, że w 2021 roku ostatni dzień lutego (28.) wypada w niedzielę, to termin przesuwa się (zgodnie z art. 12  § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 marca 2021 r.

Wskazane terminy nie dotyczą płatników (pracodawców), którzy kończą prowadzenie działalności. W takim przypadku formularze trzeba złożyć do dnia zaprzestania działalności.

PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR dla urzędu skarbowego sporządza się i wysyła wyłącznie elektronicznie. 

Wyżej wskazane formularze można podpisać:
- podpisem kwalifikowanym – wszystkie formularze
- danymi autoryzującymi – formularze: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, o ile płatnik (pracodawca) jest osobą fizyczną

Jak wysłać formularze PIT

Można to zrobić poprzez:

1. Formularz interaktywny Ministerstwa Finansów

   Aby to zrobić:

   • wejdź na stronę e-Deklaracje
   • pobierz odpowiedni formularz dotyczący wybranego przez Ciebie podatku
   • wypełnij formularz
   • podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
   • wyślij

2. Moduł finansowo-księgowy

   Przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) możesz wysyłać formularze drogą elektroniczną, bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych oraz automatycznie podpisać elektronicznie wszystkie przesyłane formularze.

   Aby to zrobić:

   • pobierz właściwą strukturę logiczną z sekcji Struktury dokumentów XML
   • wypełnij formularz
   • podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
   • wyślij dokument ze swojej aplikacji

3. Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD)

   Aby to zrobić:

• uruchom odpowiednią aplikację (moduł) zgodnie ze specyfikacją Wejścia - Wyjścia  dostępną w zakładce - Dokumentacja IT
• wypełnij formularz
• podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
• wyślij dokument do UBD

W ten sposób możesz przesłać jednocześnie do 20 tys. deklaracji.

Korekty formularzy nie możesz złożyć za pomocą bramki UBD. Wyślesz ją tylko jako pojedynczy dokument do systemu e-Deklaracje.

Więcej informacji o UBD znajdziesz w zakładce Uniwersalna Bramka Dokumentów.

Jak udzielić pełnomocnictwa

Jeśli nie chcesz przesyłać informacji osobiście, może to za ciebie zrobić twój pełnomocnik.

Wypełnij i dostarcz do urzędu skarbowego druk UPL-1. Możesz to zrobić:

• papierowo – złóż go w swoim urzędzie skarbowym
• elektronicznie – przekaż przez ePUAP

Jedno pełnomocnictwo pozwoli ci złożyć formularze we wszystkich urzędach skarbowych.

Informacje o pełnomocnictwach oraz aktualne formularze znajdziesz w zakładce Pełnomocnictwa.