Czy koszty pracownicze można powiększyć o koszty biletów miesięcznych

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy najczęściej są określane w sposób zryczałtowany. Wówczas przyjmowane są w postaci miesięcznej normy kwotowej, której wysokość została ściśle określona przez ustawodawcę. W odniesieniu do tak określonych kosztów zostały wprowadzone roczne limity, których podatnicy nie mogą przekroczyć w zeznaniu rocznym.

Autopromocja

Jednak podatnicy dojeżdżający do zakładu pracy mają możliwość alternatywnego ustalenia kosztów uzyskania przychodu w swoich zeznaniach. Mogą oni uwzględnić wydatki faktycznie poniesione na dojazd środkami komunikacji publicznej.

Warunkiem jest jednak ich właściwe udokumentowanie - w sposób wskazany jednoznacznie w przepisach ustawy. Ustawodawca wymaga bowiem, aby były to wyłącznie imienne bilety okresowe. Nie ma zatem możliwości zastąpienia tego dowodu innym (np. fakturą VAT, czy biletem na okaziciela).

Takie stanowisko w tej kwestii zajmują również organy podatkowe i sądy. Przykładem jest postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 27 lutego 2006 r. nr WP/415-35/06, w którym podkreślono, że: Prawo do uwzględnienia faktycznie poniesionych kosztów przysługuje, gdy dojazd do pracy odbywał się środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. Mogą to być również koszty dojazdu ponoszone w związku z dojazdem do pracy w miejscowości zamieszkania. W związku z brzmieniem przepisu art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie można dowodzić faktu poniesienia kosztów i ich wysokości jakimkolwiek środkiem dowodowym. Ustawodawca wymaga bowiem, aby fakt poniesienia kosztów został udokumentowany wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Bilety na okaziciela nie są zatem podstawą uwzględnienia faktycznie poniesionych kosztów dojazdu do pracy. Sformułowanie art. 22 ust. 11 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych jest jednoznaczne i pozwala wykazywać wydatki faktycznie poniesione, wyłącznie imiennymi biletami okresowymi”. Dowód ten nie może być więc zastąpiony innym (wyrok NSA z 7 stycznia 1999 r., sygn. akt SA/Sz 490/98, publ. LEX).

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Zaś Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w decyzji z 9 października 2006 r. nr BD-F/415-42/06/z wyjaśnił dodatkowo, że: Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż podatnik ponosi koszty związane z dojazdem do zakładu pracy znajdującego się poza miejscem jego stałego zamieszkania, które dokumentuje jedynie fakturami VAT wystawionymi na jego nazwisko lub biletami PKP. Faktury VAT wystawione na nazwisko podatnika nie zostały wymienione w ww. art. 22 ust. 11, a zatem nie mogą stanowić dowodu poniesienia wydatków na dojazd do zakładu pracy. Natomiast przedłożone przez podatnika bilety nie zawierają jego nazwiska, a więc są jedynie dokumentami na okaziciela. Dlatego też wbrew zarzutom podatnika, biletów nie zawierających jego nazwiska nie można utożsamiać ze wskazanym przez ustawodawcę imiennym biletem okresowym.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

Jeżeli roczne zwykłe pracownicze koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej koszty te mogą być przyjęte w rocznym rozliczeniu podatku w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, a udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Nie ma możliwości uwzględnienia za niektóre miesiące kosztów w formie zryczałtowanej (w wysokości miesięcznej normy), a niektóre - w wysokości faktycznie poniesionej. Aczkolwiek ustawodawca dał podatnikom możliwość wyboru pomiędzy tymi alternatywnymi metodami ustalania kosztów, to jednak nie zezwolił na ich „mieszanie”. Trzeba więc konsekwentnie albo stosować formę zryczałtowaną albo też przyjąć wydatki faktycznie poniesione, o ile - jak już wyżej wskazano - są one udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Polecamy: Limity ulg i odliczeń w PIT

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Jednoznacznie w tej kwestii wypowiedział się m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kędzierzynie-Koźlu w piśmie z 12 lutego 2004 r. nr PD-I-415/2/04, w którym stwierdził, że: Z brzmienia przepisu wynika, iż wybór, odpowiedniej dla podatnika, metody ustalenia kosztów uzyskania (biletami lub ryczałtowo) odnosi się do roku podatkowego, a nie poszczególnych miesięcy, tzn. podatnik ma prawo wybrać jedną z zasad ustalenia kosztów. W związku z powyższym tut. organ podatkowy nie podziela Pani stanowiska, iż w zeznaniu podatkowym o wysokości dochodów podatnik, którego miejsce stałego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, może rozliczyć roczne koszty uzyskania przychodu dokonując odliczenia wydatków na dojazd do pracy za niektóre miesiące w wysokości faktycznie poniesionej na podstawie posiadanych imiennych biletów okresowych, a za część przyjmując kwotę wskazaną w ustawie, tj. 124 zł 95 gr, dla miesięcy, w których poniesione wydatki nie zostały udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

• art. 22 ust. 2 i ust. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych