Przesyłanie JPK wymaga zmian w kontroli wewnętrznej firmy

Pewna firma nie mogła się skontaktować z przedsiębiorcą w celu wyjaśnienia treści wystawionej przez niego faktury. Była to pierwsza usługa zakupiona od tego przedsiębiorcy. Zaczęto szukać danych kontaktowych. W tym celu  sprawdzono, czy jest on zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Uzyskana odpowiedź z portalu Ministerstwa Finansów była negatywna. Jakie było zdziwienie w firmie, kiedy okazało się, że przedsiębiorca nie figuruje w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

Nowy krąg podmiotów objętych obowiązkiem JPK

Od 1 stycznia 2017 roku kolejne grupy przedsiębiorców, tj. mali i średni przedsiębiorcy, zostały objęte obowiązkiem przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postaci jednolitego pliku kontrolnego (JPK) informacji w zakresie ewidencji VAT. Ministerstwo Finansów będzie dysponowało bazą zawierającą szczegółowe informacje o wystawionych fakturach sprzedaży z danymi nabywców włącznie oraz danymi o fakturach od których nabywcy odliczyli VAT w całej gospodarce z wyłączeniem sektora mikroprzedsiębiorstw, które zostaną objęte tym obowiązkiem od 2018 roku. Taka baza danych pozwoli na powiązanie danych wykazanych w deklaracji VAT przez sprzedawcę i nabywcę i sprawdzenie, czy nabywca nie odliczył VAT od faktur wystawionych przez niezarejestrowanych czynnych podatników VAT. Ministerstwo będzie też miało możliwość kontroli ciągłości numeracji faktur sprzedaży i zidentyfikowania luk w numeracji bądź zdublowanych numerów.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny - Ewidencja VAT od 1 stycznia 2017

Czas na przegląd działania systemu kontroli wewnętrznej

Bardzo często towarzyszy nam myślenie, że taka historia jak opisana na wstępie „nie może przydarzyć naszej firmie”. Nie dopuszczamy do siebie myśli, że ktoś mógłby chcieć naszą firmę oszukać czy też wykorzystać w mechanizmie oszustwa.

Powszechną praktyką jest weryfikacja dostawców, z którymi podejmowana jest dłuższa współpraca, na podstawie umowy. Natomiast dostawcy, z usług których korzysta się sporadycznie oraz dostawcy  usług o niskiej wartości, takiej weryfikacji nie zawsze podlegają. Powoduje to, że w tym obszarze istnieje największe ryzyko otrzymania faktury od podmiotu niezarejestrowanego jako czynny podatnik VAT.

Dlatego właśnie teraz, gdy Ministerstwo Finansów uzyskuje dostęp do tak szerokiego zakresu danych szczegółowych na temat rozliczenia VAT, należy przeprowadzić przegląd działania systemu kontroli wewnętrznej w procesie zakupu/zaopatrzenia, w tym szczególnie w zakresie weryfikacji dostawców. Należy w szczególności  ocenić, czy są one wystarczające z punktu widzenia ryzyka odliczenia podatku VAT od faktury wystawionej przez niezarejestrowanego podatnika VAT.

Wdrożenie obowiązkowej weryfikacji każdego nowego dostawcy w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub KRS oraz weryfikacji jego zarejestrowania jako czynnego podatnika VAT,  bez względu na wartość transakcji pozwoli na  zidentyfikowanie pustej faktury zanim urzędnicy Ministerstwa Finansów to uczynią.

Przegląd działania systemu kontroli wewnętrznej na obszarze zakupów pozwoli ocenić, czy są one wystarczające z punktu widzenia ryzyka odliczenia podatku VAT od faktury wystawionej przez niezarejestrowanego podatnika VAT oraz wdrożyć niezbędne zmiany.

Autor: Renata Art-Franke, menedżer

Źródło: Grant Thornton