Jak w praktyce należy stosować refakturowanie?

Refakturowanie – kiedy jest konieczne?

Refakturowanie to ponowienie czynności fakturowania bez powiększania wartości sprzedaży o własną marżę, czy narzut. Jest to w praktyce działanie podatnika we własnym imieniu, tyle że na rzecz osoby trzeciej.

Przykładem refakturowania może być zakup mediów w kontekście wynajmu. Umowę z dostawcą mediów (np. prądu, gazu) zawiera właściciel danego lokalu i to on opłaca faktury wystawione przez dostawcę, mimo że sam z nich nie korzysta. Jednocześnie właściciel lokalu refakturuje zakupione media na wynajmującego. Dzięki temu zmiana najemcy nie wymaga podpisywania nowej umowy z dostawcą mediów.

Refakturowanie kosztów w najmie a VAT

Na co zwrócić uwagę wystawiając refakturę?

Refaktura nie powinna się różnić niczym od faktury pierwotnie wystawionej przez sprzedawcę danej usługi jeśli chodzi o kwotę, stawkę VAT i opis produktu. Kwota wpisana na dokumencie nie może być wyższa, tzn. zawierać marżę lub narzut. W przeciwnym razie nie będzie już mowy o refakturowaniu, tylko np. o usłudze pośrednictwa.

Jako sprzedawca na refakturze występuje nie faktyczny dostawca, ale pośrednik. Faktu refakturowania nie trzeba jednak oznaczać żadnymi adnotacjami na wystawionym dokumencie. Refaktura powinna spełniać wszelkie standardowe wytyczne dla faktur VAT.

Standardowo refakturuje się kwotę netto na fakturze, do której dolicza się VAT według stawki obowiązującej na daną sprzedaż. Może jednak zdarzyć się, że refakturowanie dotyczy sprzedaży, która nie daje prawa do odliczenia VAT, np. usługi hotelowej. W takiej sytuacji pośrednik może refakturować kwotę brutto.

Refakturowanie od 1 stycznia 2014 r.

Rozliczanie VAT-u w przypadku refakturowania

Pewnym problemem dla przedsiębiorcy może być wybór stawki VAT do zastosowania na fakturze wystawianej w ramach refakturowania. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy na fakturze pierwotnej jest stawka obniżona lub zwolnienie z VAT.

Oczywiście może się zdarzyć, że wystawiający fakturę nie ma prawa do zastosowania „stawki zw”, w przeciwieństwie do faktycznego dostawcy usługi, np. Poczty Polskiej. Dzieje się tak również wtedy, gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, a „odsprzedawca” nie jest. Wówczas VAT-owiec nie ma możliwości zastosowania na refakturze zwolnienia z VAT.

Problematyczne może być także refakturowanie usług, które są częścią innych usług. Powszechny przykład to media sprzedawane w ramach najmu.