Kiedy podatnik VAT może anulować wystawioną fakturę

Przepisy ustawy o VAT, regulując kwestię naprawy błędów popełnionych przy wystawianiu faktur, wskazują na sporządzanie faktur korygujących (art. 106j ustawy o VAT). Jak wynika z tych przepisów, fakturę korygującą wystawia się w przypadku:

• udzielenia obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielenia opustów i obniżek cen,
• dokonania zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonania zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty - w przypadku faktur zaliczkowych,
• podwyższenia ceny,
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Ustawodawca, odnosząc się do naprawy błędów popełnionych w wystawionych fakturach, nie wskazuje natomiast na możliwość anulowania nieprawidłowo sporządzonego dokumentu.

W praktyce przyjmuje się, że w określonych sytuacjach dopuszczalne jest wycofanie się z błędnej faktury w drodze jej anulowania. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie wykształcił się utrwalony pogląd dotyczący warunków, których spełnienie umożliwia anulowanie faktury.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

1. Skutki anulowania faktury

Efekt finansowy anulowania faktury oraz wystawienia faktury korygującej daną transakcję do „zera” jest zasadniczo identyczny. Anulowanie faktury oznacza jednak, że transakcja w ogóle nie miała miejsca, co odróżnia w sposób jednoznaczny anulowanie faktury od sporządzenia faktury korygującej.

Fakturę anulowaną należy traktować co do zasady tak, jakby nie została ona w ogóle wystawiona. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisów art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, które nakazują zapłatę podatku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę VAT. Anulowana faktura nie powoduje tym samym obowiązku zapłaty podatku z niej wynikającego.

2. Warunki, jakie należy spełnić, aby można było anulować fakturę

Przyjmuje się, że podatnik może anulować nieprawidłowo sporządzoną fakturę, jeżeli zostaną spełnione dwa warunki:

• transakcja nie doszła do skutku, w konsekwencji czynności, które obejmowała faktura, nie zostały faktycznie zrealizowane; nie dokonano tym samym dostawy towarów ani świadczenia usług;
• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

Przy spełnieniu wymienionych warunków anulowanie faktury jest akceptowane przez organy podatkowe. Wskazują one jednak, że anulowanie faktury powinno być stosowane na zasadzie wyjątku, tylko w ściśle określonych przypadkach. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ) wskazano, że:

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

3. Anulowanie faktur elektronicznych

Odrębną kwestią jest możliwość anulowania wystawionych faktur elektronicznych. Anulowanie takiej faktury w zasadzie jest możliwe tylko na etapie jej generowania, jeszcze przed wysłaniem do odbiorcy.

Nabywca nie ma już możliwości nieprzyjęcia faktury i zwrotu jej do wystawcy, jak miało to miejsce w przypadku przesyłki zawierającej zarówno towar, jak i fakturę papierową. W przypadku faktur elektronicznych sprzedawca z oczywistych względów nie będzie miał drugiego egzemplarza faktury, powracającego jako nieodebrany przez kontrahenta. W konsekwencji faktura elektroniczna wysłana do odbiorcy nie może już zostać anulowana.

Uwaga! Faktura elektroniczna wysłana do odbiorcy nie może być anulowana.

Należy przyjąć, że wysyłka faktury drogą elektroniczną oznacza wprowadzenie dokumentu do obrotu prawnego. Stanowisko to potwierdzają również interpretacje organów podatkowych. I tak, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK) wskazywano, że:

(…) faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Wygenerowana i wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez odbiorcę. Ponadto, utworzona i zarejestrowana faktura elektroniczna, nawet z błędnymi danymi, nie może być zwrócona przez odbiorcę.

W interpretacji podnoszono ponadto, że wysłanie faktury elektronicznej na podany przez odbiorcę adres skutkuje otrzymaniem takiej faktury przez odbiorcę, gdyż:

(…) nie jest możliwe zwrócenie ww. faktury przez odbiorcę i nie jest możliwe aby Wnioskodawca jako wystawca faktury posiadał dwa egzemplarze wystawionej faktury elektronicznej.

Podatnik wystawił 28 maja 2019 r. fakturę dokumentującą sprzedaż towaru i przesłał ją, po uzgodnieniu z nabywcą, w formie elektronicznej. W dacie wystawienia faktury sprzedawca miał także wysłać towar będący przedmiotem transakcji. Nabywca, po otrzymaniu faktury drogą elektroniczną, jeszcze przed wysyłką towaru, poinformował jednak sprzedawcę o rezygnacji z zakupu. W takiej sytuacji, mimo niezrealizowania wysyłki towaru do nabywcy, sprzedawca nie będzie uprawniony do anulowania wystawionej faktury. Faktura została bowiem przesłana kontrahentowi drogą elektroniczną. W konsekwencji wprowadzono ją do obrotu prawnego. Sprzedawca wystawił więc 31 maja fakturę korygującą, w której dokonał „wyzerowania” wartości sprzedaży. Jako przyczynę sporządzenia korekty wskazał „rezygnację z zakupu przez klienta”. Fakturę korygującą również przesłał drogą elektroniczną. Automatycznie, w tym samym dniu, otrzymał potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. Wystawca jest uprawniony do rozliczenia zarówno faktury, jak i jej korekty w deklaracji za maj. Wynika to z faktu, że w tym samym okresie, w którym wystawił fakturę i fakturę korygującą, otrzymał potwierdzenie odbioru korekty.

---

4. Przypadki, gdy anulowanie faktury jest możliwe

W niektórych przypadkach anulowanie faktury jest w zasadzie jedynym sposobem wycofania się z błędnie sporządzonego dokumentu. Skoro transakcja nie doszła do skutku, a faktury nie przekazano odbiorcy, w efekcie czego nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, wystawienie faktury korygującej nie znajduje uzasadnienia.

4.1. Nabywca zrezygnował z zakupu

Najbardziej typowym zdarzeniem, kiedy anulowanie faktury jest zasadne, będzie rezygnacja nabywcy z zakupu jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usług oraz przed wydaniem mu faktury.

Podatnik wystawił 12 kwietnia 2019 r. na rzecz innego krajowego podatnika VAT fakturę dokumentującą dostawę towarów. Strony transakcji uzgodniły, że towar będzie wysłany transportem sprzedawcy 15 kwietnia 2019 r. Wraz z towarem sprzedawca miał przesłać sporządzoną fakturę. Jeszcze przed dokonaniem dostawy kontrahent poinformował jednak, że rezygnuje z zakupu. W takiej sytuacji sprzedawca będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 12 kwietnia 2019 r. Transakcja, którą miała obejmować faktura, nie została bowiem zrealizowana. Ponadto faktury nie przekazano nabywcy, a zatem nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego.

4.2. Nabywca nie odebrał faktury i towaru

Anulowanie faktury jest również dopuszczalne, jeżeli towar wraz z fakturą zostanie wprawdzie wysłany do nabywcy, lecz ten go nie odbierze. Przypadek ten jest charakterystyczny dla sprzedaży wysyłkowej, realizowanej za pobraniem. Zdarza się bowiem dość często, że nabywcy nie odbierają przesyłek z towarem i te wracają do sprzedawcy.

Podatnik wystawił 7 maja 2019 r. na rzecz krajowego nabywcy fakturę dokumentującą sprzedaż towaru, której dokonano za pośrednictwem portalu aukcyjnego. Towar wraz z fakturą został wysłany nabywcy przesyłką kurierską za pobraniem 8 maja 2019 r. Nabywca odmówił jednak odbioru przesyłki i ta 13 maja 2019 r. powróciła do sprzedawcy. Nabywca poinformował sprzedawcę, że rezygnuje z zakupu. Sprzedaż ta nie była ewidencjonowana w kasie fiskalnej. W takiej sytuacji, mimo zrealizowanej wysyłki towaru do nabywcy, nie doszło do faktycznej dostawy towaru. Nabywca nie odebrał bowiem przesyłki z towarem. Nie dokonał również zapłaty za towar. Nieodebranie przesyłki przez nabywcę oznaczało ponadto, że faktura wysłana wraz z towarem nie została wprowadzona do obrotu prawnego. W konsekwencji sprzedawca jest upoważniony do anulowania faktury wystawionej 7 maja 2019 r.

4.3. Nabywca odstąpił od umowy i zwrócił towar

Anulowanie faktury nie może być stosowane w przypadku, gdy klient, korzystając z przysługującego mu prawa, rezygnuje z zakupu, odstępuje od zawartej umowy i zwraca towar. W takich sytuacjach wymagane będzie sporządzenie faktury korygującej. Podstawą sporządzenia korekty jest wtedy zwrot towaru przez nabywcę.

4.4. Przesyłka zaginęła wraz z fakturą

W pewnych szczególnych sytuacjach sprzedawca jest uprawniony do anulowania faktury mimo nieposiadania obu jej egzemplarzy. Będzie to miało miejsce w razie zaginięcia przesyłki zawierającej zarówno towar, jak i fakturę. Skoro przesyłka nie dotarła do adresata, ani też nie wróciła do nadawcy, sprzedawca nie ma możliwości odzyskania drugiego egzemplarza faktury. Dla poprawnego anulowania faktury wystarczające będzie wówczas zamieszczenie odpowiednich adnotacji o anulowaniu na jedynym posiadanym egzemplarzu. Konieczne jest ponadto dołączenie do tak anulowanej faktury dokumentów potwierdzających fakt zaginięcia przesyłki.

4.5. Faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę

Jedną z przyczyn anulowania faktur może być błędne wskazanie osoby nabywcy. W takich przypadkach należy mieć jednak na uwadze kwestię wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Oczywiście jeżeli nabywca nie odbierze towaru i faktury, uznając, że transakcja go nie dotyczy, to anulowanie faktury jest zasadne. Może się jednak zdarzyć, że nabywca będący stałym kontrahentem podatnika odbierze zarówno towar, jak i fakturę i dopiero po pewnym czasie poinformuje sprzedawcę o pomyłce w dostawie i dokona zwrotu towaru. Właściwe będzie wtedy sporządzenie faktury korygującej, którą należy przekazać nabywcy.

Podatnik wystawił 20 maja 2019 r. na rzecz krajowego podatnika VAT fakturę dokumentującą dostawę towarów. W dniu wystawienia faktury towar wysłano kontrahentowi transportem sprzedawcy. Okazało się jednak, że sprzedawca, sporządzając fakturę, popełnił błąd i wystawił fakturę na innego kontrahenta. Zamówienie na towar złożyła firma MC Spółka z o.o., podczas gdy fakturę wystawiono i towar wysłano na rzecz BMG Spółka z o.o. Firma, która otrzymała towar i fakturę, będąca stałym partnerem handlowym sprzedawcy, odebrała dostawę i dopiero następnego dnia poinformowała kontrahenta, że dotarł do niej towar, którego nie zamawiano. Fakt wpłynięcia faktury odnotowano w książce kancelaryjnej BMG Sp. z o.o. Towar został zwrócony sprzedawcy 27 maja 2019 r. Otrzymanej faktury nie zwrócono. W takiej sytuacji sprzedawca nie będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 20 maja 2019 r. Faktura ta została wprowadzona do obrotu prawnego, co będą potwierdzały zapisy w książce kancelaryjnej BMG Sp. z o.o. Właściwe jest wówczas sporządzenie faktury korygującej. Jako przyczynę wystawienia korekty sprzedawca może wskazać przykładowo „towar niezamawiany” bądź „zwrot towaru”. Dla obniżenia podatku należnego na podstawie faktury korygującej wymagane będzie uzyskanie potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta.

5. Sposób anulowania faktury

Sprzedawca uprawniony do anulowania faktury powinien posiadać w swojej dokumentacji obydwa jej egzemplarze. Przyjmuje się powszechnie, że anulowana faktura powinna zostać przekreślona, a na fakturze należy zamieścić adnotację o treści „anulowano”. Wymóg ten odnosi się do obu egzemplarzy faktury i ma uniemożliwić ponowne jej wykorzystanie. Czynności te powinny mieć tym samym charakter trwały, uniemożliwiający usunięcie zapisów dokonanych na fakturze.

W praktyce podatnicy dość powszechnie zamieszczają na fakturze również informację o dacie anulowania, a na odwrocie faktury opisują przyczynę anulowania. Nie jest to oczywiście formalnie wymagane. W razie ewentualnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, która może być przeprowadzana nawet po kilku latach od zaistnienia tego zdarzenia, pozwoli wszak na jednoznaczne wskazanie powodu anulowania faktury.

Brak normatywnego uregulowania zasad, według których powinno być przeprowadzone anulowanie faktury, oznacza, że ewentualne niezamieszczenie na fakturze adnotacji o jej anulowaniu, a dokonanie jedynie przekreślenia faktury, nie powinno skutkować kwestionowaniem przez organy podatkowe zasadności anulowania faktury. Oczywiście jeżeli podatnik posiada obydwa egzemplarze faktury i jest w stanie wykazać, że transakcja objęta fakturą nie doszła do skutku.

Nie jest natomiast właściwe anulowanie faktury poprzez zniszczenie obu jej egzemplarzy. Anulowane egzemplarze wraz z adnotacjami można natomiast zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej.

Uwaga! Nie należy anulować faktury poprzez jej zniszczenie.

Anulowane faktury należy przechowywać w dokumentacji przedsiębiorcy na takich samych zasadach jak wszystkie inne sporządzone faktury.

6. Korekta rozliczenia, gdy anulowano fakturę

Anulowanej faktury nie ujmuje się w ewidencjach sprzedaży oraz deklaracji dla podatku od towarów i usług. Nie uwzględnia się jej również w JPK. W szczególności anulowanych faktur nie należy umieszczać w ewidencjach dwukrotnie, po raz pierwszy in plus, i po raz kolejny jako in minus, jak ma to miejsce w przypadku faktur pierwotnych i faktur korygujących potwierdzających zwrot towaru. Anulowane faktury nie dokumentują wszakże żadnych transakcji.

W przypadku ewentualnego ujęcia faktury w ewidencjach oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K, jeszcze przed jej anulowaniem, dla obniżenia kwoty podatku należnego wymagane będzie sporządzenie korekty. Konieczna będzie zarówno korekta deklaracji, jak i ponowne wysłanie JPK, już bez uwzględniania anulowanej faktury, poprzez jej storno.

Podatnik wystawił 28 maja 2019 r. na rzecz innego krajowego podatnika fakturę dokumentującą sprzedaż towaru. Towar wraz z fakturą został wysłany do nabywcy 29 maja 2019 r. przesyłką pocztową poleconą. Termin płatności należności ustalono na 11 czerwca 2019 r. Nabywca nie odebrał jednak przesyłki i ta po dwukrotnym awizowaniu powróciła do sprzedawcy 29 czerwca 2019 r. Nabywca nie dokonał również zapłaty za towar i zrezygnował z zakupu. Sprzedawca ujął wystawioną fakturę w ewidencji sprzedaży, JPK oraz w deklaracji VAT-7 za maj 2019 r. W takiej sytuacji sprzedawca po otrzymaniu zwrotu przesyłki będzie uprawniony do anulowania faktury wystawionej 28 maja 2019 r. Po jej anulowaniu, w celu obniżenia kwoty podatku należnego o wartości wynikające z anulowanej faktury, konieczne będzie złożenie korekty deklaracji VAT-7 za maj 2019 r. oraz sporządzenie korekty JPK za ten miesiąc. Fakturę należy też usunąć z ewidencji sprzedaży poprzez jest storno.

Podstawa prawna:

• art. 106j ust. 1, art. 108 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz.1018

Ewa Kowalska, ekspert w zakresie VAT