Kiedy podatnik VAT może anulować wystawioną fakturę

Przepisy ustawy o VAT, regulując kwestię naprawy błędów popełnionych przy wystawianiu faktur, wskazują na sporządzanie faktur korygujących (art. 106j ustawy o VAT). Jak wynika z tych przepisów, fakturę korygującą wystawia się w przypadku:

• udzielenia obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielenia opustów i obniżek cen,
• dokonania zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonania zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty - w przypadku faktur zaliczkowych,
• podwyższenia ceny,
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Ustawodawca, odnosząc się do naprawy błędów popełnionych w wystawionych fakturach, nie wskazuje natomiast na możliwość anulowania nieprawidłowo sporządzonego dokumentu.

W praktyce przyjmuje się, że w określonych sytuacjach dopuszczalne jest wycofanie się z błędnej faktury w drodze jej anulowania. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie wykształcił się utrwalony pogląd dotyczący warunków, których spełnienie umożliwia anulowanie faktury.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

1. Skutki anulowania faktury

Efekt finansowy anulowania faktury oraz wystawienia faktury korygującej daną transakcję do „zera” jest zasadniczo identyczny. Anulowanie faktury oznacza jednak, że transakcja w ogóle nie miała miejsca, co odróżnia w sposób jednoznaczny anulowanie faktury od sporządzenia faktury korygującej.

Fakturę anulowaną należy traktować co do zasady tak, jakby nie została ona w ogóle wystawiona. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisów art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, które nakazują zapłatę podatku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę VAT. Anulowana faktura nie powoduje tym samym obowiązku zapłaty podatku z niej wynikającego.

2. Warunki, jakie należy spełnić, aby można było anulować fakturę

Przyjmuje się, że podatnik może anulować nieprawidłowo sporządzoną fakturę, jeżeli zostaną spełnione dwa warunki:

• transakcja nie doszła do skutku, w konsekwencji czynności, które obejmowała faktura, nie zostały faktycznie zrealizowane; nie dokonano tym samym dostawy towarów ani świadczenia usług;
• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

Przy spełnieniu wymienionych warunków anulowanie faktury jest akceptowane przez organy podatkowe. Wskazują one jednak, że anulowanie faktury powinno być stosowane na zasadzie wyjątku, tylko w ściśle określonych przypadkach. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ) wskazano, że:

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

3. Anulowanie faktur elektronicznych

Odrębną kwestią jest możliwość anulowania wystawionych faktur elektronicznych. Anulowanie takiej faktury w zasadzie jest możliwe tylko na etapie jej generowania, jeszcze przed wysłaniem do odbiorcy.

Nabywca nie ma już możliwości nieprzyjęcia faktury i zwrotu jej do wystawcy, jak miało to miejsce w przypadku przesyłki zawierającej zarówno towar, jak i fakturę papierową. W przypadku faktur elektronicznych sprzedawca z oczywistych względów nie będzie miał drugiego egzemplarza faktury, powracającego jako nieodebrany przez kontrahenta. W konsekwencji faktura elektroniczna wysłana do odbiorcy nie może już zostać anulowana.

Uwaga! Faktura elektroniczna wysłana do odbiorcy nie może być anulowana.

Należy przyjąć, że wysyłka faktury drogą elektroniczną oznacza wprowadzenie dokumentu do obrotu prawnego. Stanowisko to potwierdzają również interpretacje organów podatkowych. I tak, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK) wskazywano, że:

(…) faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Wygenerowana i wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez odbiorcę. Ponadto, utworzona i zarejestrowana faktura elektroniczna, nawet z błędnymi danymi, nie może być zwrócona przez odbiorcę.

W interpretacji podnoszono ponadto, że wysłanie faktury elektronicznej na podany przez odbiorcę adres skutkuje otrzymaniem takiej faktury przez odbiorcę, gdyż:

(…) nie jest możliwe zwrócenie ww. faktury przez odbiorcę i nie jest możliwe aby Wnioskodawca jako wystawca faktury posiadał dwa egzemplarze wystawionej faktury elektronicznej.

Podatnik wystawił 28 maja 2019 r. fakturę dokumentującą sprzedaż towaru i przesłał ją, po uzgodnieniu z nabywcą, w formie elektronicznej. W dacie wystawienia faktury sprzedawca miał także wysłać towar będący przedmiotem transakcji. Nabywca, po otrzymaniu faktury drogą elektroniczną, jeszcze przed wysyłką towaru, poinformował jednak sprzedawcę o rezygnacji z zakupu. W takiej sytuacji, mimo niezrealizowania wysyłki towaru do nabywcy, sprzedawca nie będzie uprawniony do anulowania wystawionej faktury. Faktura została bowiem przesłana kontrahentowi drogą elektroniczną. W konsekwencji wprowadzono ją do obrotu prawnego. Sprzedawca wystawił więc 31 maja fakturę korygującą, w której dokonał „wyzerowania” wartości sprzedaży. Jako przyczynę sporządzenia korekty wskazał „rezygnację z zakupu przez klienta”. Fakturę korygującą również przesłał drogą elektroniczną. Automatycznie, w tym samym dniu, otrzymał potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. Wystawca jest uprawniony do rozliczenia zarówno faktury, jak i jej korekty w deklaracji za maj. Wynika to z faktu, że w tym samym okresie, w którym wystawił fakturę i fakturę korygującą, otrzymał potwierdzenie odbioru korekty.